De derde zitting: historisch onder
zoek De zitting over historisch onderzoek vond
plaats onder leiding van James Sewell, die terstond
het woord gaf aan zijn collega Varga die sprak over
'de openbaarheid van recente archieven' (thema 9).
Er bestaat geen archiefwet in Hongarije en de oude
verordeningen van het laatste communistische re
gime gelden nog steeds. Sommige verordeningen
zijn vernieuwd zoals de Wet op de Staatsgeheimen
uit 1986, maar deze ademt nog steeds de geest van
het oude regime. Er is ook een wet gekomen be
treffende het recht tot inzage van archiefstukken,
die de bescherming van de privacy moet waarbor
gen, maar er wordt geen definitie gegeven van wel
ke stukken hieronder ressorteren. Varga gaat ook
kort in op de archieven van de Communistische
Partij en de Staatspolitie. Voor de archieven van de
partij gelden dezelfde beperkende bepalingen als
voor de staatsstukken. Voor de stukken van de
staatspolitie werd een Zuiveringswet uitgevaardigd,
maar de effectiviteit van die wet werd in twijfel ge
trokken omdat het vermoeden was gerezen dat er
met die archieven was geknoeid. Een feit is dat vele
stukken inderdaad waren vernietigd, maar de juiste
omvang van die vernietiging is niet bekend. Al met
al moet hij concluderen dat het vaak niet mogelijk
is stukken in te zien, hetzij voorprivégebruik, hetzij
voor wetenschappelijk onderzoek.
heid de instelling van een computercentrum mo
gelijk gemaakt. Dit moet het centrum voor ar
chiefinformatie worden, waarmee de archiefdien
sten in een netwerk van personal computers zijn
verbonden. Naast een archiefinformatiesysteem
komt er een geautomatiseerd systeem voor de be
heersing van de archiefprocessen en een nationaal
archiefvoorMLGs.
De inbreng over dit onderwerp vanuit West-Euro
pa komt van Ramon Alberch i Fugueras die de
tekst voorleest van Cayetano Tornel (Cartagena).
Hij beveelt aan dat de archivarissen ook de verant
woordelijkheid op zich nemen van de geautomati
seerde bestanden die zich bij de verschillende be-
heerseenheden bevinden en waarvan een gedeelte
zeker bij de archiefdiensten terecht zal komen.
Hoe groter de bemoeienis van de archivarissen
hiermee is, des te minder kans lopen zij dat zij on
bruikbare bestanden in hun archieven zullen krij
gen.
Peter Csendes (Wenen) benadrukt opnieuw dat
het in de jaren '70 al snel duidelijk werd dat archi
varissen veel profijt van de automatisering konden
hebben bij de dagelijkse werkzaamheden, maar dat
tevens de gehele werkwijze van hun diensten zou
veranderen op het moment dat de te bewaren ge
automatiseerde bestanden van de overheidsadmi
nistratie in hun bewaarplaatsen dienden te worden
opgenomen. In de jaren '80 beginnen inderdaad
systemen te komen die het archiefwerk vergemak
kelijken (aris,babe, nixas, shd enz.). De in
vloed van archivarissen op de vorming van de ge
automatiseerde bestanden bij de beheerseenheden
was in die tijd terughoudend. Ondertussen ont
stonden daar veel main-frame systemen die soms
archiefmateriaal bevatten, dat voor overbrenging
naar de archiefdiensten in aanmerking kwam. Bij
de grote main-frame systemen werden door de ver
schillende administraties ook vele individuele toe
passingen aangetroffen. Er ging een scheiding ont
staan tussen informatie en de informatiemedia,
waardoor het risico van informatieverlies groter
werd. Er zijn enkele voorbeelden van informatie
verlies bekend. Spreker roept de archivarissen op
hun archieftheorie bij te stellen, nu is gebleken dat
de oude terminologie niet zo maar toepasbaar is op
de geautomatiseerde bestanden. Een aangepaste
archieftheorie zou er ook toe moeten leiden dat de
administraties ervan overtuigd raken dat de archi
varis betrokken moet worden bij het ontstaanspro
ces van het document.
Tot slot van dit thema is het woord aan Gunnar
Urtegaard (Hermansverk), die oorspronkelijk was
ingedeeld bij het vijfde thema 'image technologie
in gemeentearchieven'. Het archief in Hermans
verk (West Noorwegen) is in 1983 opgericht en
heeft van het begin af aan zijn catalogi gemaakt
vanuit een database, waarin thans circa 725 000 re
cords zitten met informatie over plaatsnamen,
volksmuziek, foto's, personen op foto's, genealogie
en gegevens uit 7000 andere archieven. Dagelijks
wordt nieuwe informatie in deze database inge
voerd. Men wil nu deze gegevens beschikbaar stel
len aan het publiek via een telefoonlijn en een mo-
dum. De laatste fase de invoer van de foto's en de
muziek. Een proef met het fotomateriaal is reeds
gestart.
Over het achtste thema 'ideale normen van gebou
wen en technische uitrusting van gemeentearchie
ven', sprak Peter Klasinc (Maribor in Slowenië).
De meeste gemeentearchieven in zijn land zijn ge
huisvest in gebouwen die dateren uit de tweede
helft van de negentiende eeuw, soms uit de middel-
eeuuwen. Hij ziet deze situatie niet snel verande
ren. Hij heeft minimale normen opgesteld waar
aan archiefgebouwen moeten voldoen. Zij moeten
gelegen zijn in de nabijheid van verwante instellin
gen, zoals musea en bibliotheken en liefst dichtbij
het stadscentrum. De ruimten voor administra
tie, publiek en depots dienen van elkaar geschei
den te zijn. Er dienen ook andere zaken geregeld
te worden zoals beveiliging tegen brand, diefstal
en inbraak, het gebruik van stukken op de studie
zaal en bewegwijzering voor het publiek. Er die
nen ook tentoonstellingszalen te zijn en ruimten
voor het houden van lezingen. In de depots verdie
nen metalen stellingen de voorkeur, maar in zijn
land zijn houten rekken traditie. De temperatuur
in de depots moet volgens hem 1 5°C zijn met een
marge van 5 graden. De norm voor relatieve voch
tigheid stelt hij op 6o%-70%. Er mogen slechts
kleine ramen in de depots zijn en de aanwezigheid
[242]
van elektrische kabels en waterleidingen is uit den
boze.
Jan van den Broek was de spreker vanuit West-Eu
ropa. Hij vermeldde zijn ervaringen naar aanleiding
van zijn opdracht één gebouw neer te zetten dat zo
wel het Gemeente- als het Rijksarchief in Gronin
gen moest huisvesten. Aan dit samengaan zitten
verschillende voordelen, niet alleen van financiële
aard, maar ook voor het publiek dat aan één loket
door twee instellingen bediend kan worden.
Tot slot van de zitting was er gelegenheid tot in
terventie, waarbij vooral het verhaal van Peter Kla
sinc onder vuur werd genomen.
Het resultaat van de toegenomen automatisering
is, dat het moeilijker wordt de privacy van perso
nen te beschermen. Volgens Robert Zink (Bam
berg) heeft dit in Duitsland geleid tot enige veror
deningen, aangezien de grondwet de bescherming
van de privacy van personen garandeert. Die veror
deningen komen de openbaarheid van de archie
ven niet ten goede. Om toch onderzoek te doen in
bestanden die als privacygevoelig zijn aangemerkt,
worden de mogelijkheden van uitzonderingen die
de wet biedt, stevig uitgebuit.
In Canada zijn volgens Ginette Noël (Quebec) alle
archieven onder de verantwoordelijkheid van de
archivaris geplaatst, onverschillig of zij zich in de
statische, dynamische, of semi-statische fase be
vinden. De onderzoeker krijgt alle gegevens die hij
wil en de archivaris moet erop toezien dat het recht
op inzage en het recht op privacy niet met elkaar in
botsing komen.
De Rus Alexei Kisselev (Moskou) opende het tien
de thema 'selectie en vernietiging'. Het stadsar
chief van Moskou heeft in tussen 1981 tot 1984
50000 stukken overgenomen. Dat is ongeveer
10% van de stukken die werden vervaardigd door
de overheidsinstellingen. Dit percentage ligt hoger
dan de 4 a 5% die door andere landen veelal als
norm wordt aangehouden. Bij de overname spelen
drie criteria een rol:
1 waar het stuk vandaan komt (betekenis van de
organisatie en de gebeurtenis, de tijd en plaats van
de gebeurtenis)
2 de inhoud (waarde, herhaling van informatie, de
betekenis)
3 bijzonderheden (juridische waarde, handteke
ningen, taalkundige bijzonderheden).
Tegen deze vage criteria stelde Jan Boomgaard
(Amsterdam) het Nederlandse systeem van vernie
tiging waarbij hij inging op het macro- en micro
scenario.
Jozef Kazimierski (Warschau) zou een voordracht
houden over de problemen bij het beheer van ar
chieven die nog in de dynamische fase verkeren
(thema 11), met name over gedeponeerde particu
liere archieven (bedrijven, instellingen, personen).
In plaats daarvan heeft hij een uitvoerige uiteen
zetting gegeven over het reilen en zeilen van de
Poolse gemeentearchieven sedert 1791, toen de
eerste gemeentewet tot stand kwam.
[2-43]
