Tweede zitting: technische proble
men De gemeentearchivaris van Boedapest, de
heer Varga, zat de tweede zitting voor. Ion Vitan
(Boekarest) behandelde het thema 'basisprincipes
bij de restauratie van historische documenten'. Het
was een theoretisch verhaal, waarin hij de gehan
teerde stelregels bij de restauratie op een rijtje zette,
waarbij hij verschil maakte tussen basisprincipes,
die onder andere tot doel hebben vast te stellen of
er gerestaureerd moet worden en zo ja, welke me
thoden dan de voorkeur genieten en speciale stelre
gels die betrekking hebben op de toegepaste tech
niek zoals bijvoorbeeld de eis van reversibiliteit van
de behandeling. Op grond van die uitgangspunten
heeft hij een lijst met criteria opgesteld die als een
soort restauratiecode moet gaan dienen. Hij was de
eerste spreker over het zesde thema 'conservering
en restauratie van archiefmateriaal'.
Hans Eugen Specker (stadsarchief Ulm) zette de
situatie in Duitsland uiteen. De gemeenten zijn
autonoom in hun archiefbeheer. Dit kan nadelen
opleveren. Gemeentebesturen zijn niet altijd be
reid een goed opgeleide archivaris aan te stellen en
soms in het geheel niet genegen een archiefdienst
op te richten. Zij deponeren hun archieven dan in
een 'Kreiz'- of in een staatsarchief.
Monique Mestayer (gemeentearchief van Duai)
vermeldde het typische Franse systeem. De ge
meentearchieven staan onder controle van de staat,
maar het personeel is in dienst van de gemeente.
Jan Salavik (Bratislava) leidt het tweede thema in,
dat gaat over de verhouding tussen de gemeentelij
ke administraties en het gemeentearchief: zowel de
archieven die nu worden gevormd, als de oude ar
chieven verkeren in een slechte situatie.
Ook de sprekers uit West-Europa zijn kort. James
Sewell (Londen) merkt op dat de bestuurlijke reor
ganisatie op gemeentelijk niveau veelal leidt tot
zulke kleine eenheden dat de vraag zich voordoet
of het wel wenselijk is dat zij een eigen archief
dienst hebben.5
Wolfgang Löhr (Münchengladbach) legt uit dat
iedere gemeente zijn eigen ordeningssysteem voor
zijn administratie kan kiezen en dat overdracht van
de bescheiden naar het gemeentearchief niet is
voorgeschreven en plaatsvindt op basis van vrijwil
ligheid. Over het algemeen erkent de administratie
de deskundigheid van het gemeentearchief op het
gebied van archivering.
Het derde thema, dat uitgebreid aan de orde is ge
weest in Montréal, luidde: kan een archivaris zijn
taak als beheerder van historisch erfgoed combine
ren met registratuur-werkzaamheden?
Natalja Redkozubova (Minsk) ziet zich voor die
taak geplaatst. In de jaren zeventig begon men te
beseffen dat niet alle archieven integraal overgeno
men kunnen worden, zoals men tot dan toe had
gedaan. Men ging selectiemethoden ontwikkelen
en vanuit het archief werden voorschriften opge
steld voor het archiefbeheer bij de instellingen.
Ramon Alberch i Fugueras (Barcelona) vindt dat
de gemeentearchivaris toezicht moet uitoefenen
op de archieven van de beheerseenheden, die hun
archieven naar het gemeentearchief moeten over
brengen. Dit dient gepaard te gaan met standaardi
satie van de archieven die thans worden gevormd.
Hij is er een voorstander van dat de archivaris de
gehele levenscyclus van het archiefstuk begeleidt.
Svanhildur Bogadottir (Reykjavik) schetst de situ
atie in haar stad. Daar is de archivaris inderdaad
ook 'record manager', zij vindt dat een ideale situ
atie, want dan kun je invloed uitoefenen op het
geen overgebracht wordt naar het gemeentearchief
en in welke staat.
In het vierde thema komt de afbakening van de ver
antwoordelijkheid van de gemeente- en de staatsar
chieven aan de orde. In Oost- en Midden-Europa
kan dat heel ingewikkeld zijn, zoals blijkt uit de
voordracht van Jüri Kivimae (Tallin). De twee oud
ste nog steeds bestaande gemeentearchieven in Est
land zijn die van Tallin, in 1883 opgericht als stads
archief Reval, en die van Parnu, ingesteld in 1894. In
1921 werd het Centrale Staatsarchief van Estland in
het leven geroepen dat alle stukken van vóór de re
volutie van 1918 ging beheren. Daarnaast bestond
het staatsarchief dat de stukken van de regeringsin
stellingen bewaarde. De Estlandse archiefwet van
1935 gaf de gemeenten het recht hun eigen archie
ven te beheren en de archieven van instellingen die
voor de geschiedenis van de gemeente van belang
waren. In 1940 kreeg het gemeentearchief van Tallin
een meer regionale functie. Dit beleid werd voortge
zet onder het Nazi-regime (1941-1944). In 1975
kreeg het archief de staus van centraal staatsarchief.
In 1991, toen de Republiek Estland onafhankelijk
werd en de grote politieke en sociale hervormingen
plaatsvonden, werden vele instellingen en bedrijven
geliquideerd. De archieven van de opgeheven instel
lingen kwamen in verschillende archiefbewaarplaat
sen terecht. De nieuwe Estlandse archiefwet van
1994 herstelt voor de gemeentearchieven de situatie
van 1935 en staat de lokale en staatsadministraties
toe hun archieven over te dragen aan de staats- of ge
meentearchieven. Deze tegenstrijdigheid hangt sa
men met een verandering in de huidige structuur
van de administratie in Estland. De plaatselijke ad-
[240]
ministratie is niet meer autonoom, maar wordt ge
controleerd en gefinancierd door de staat, en het
zelfde geldt voor de gemeentearchieven. Een tweede
probleem is dat alle gemeentearchieven de laatste
vijftig jaar archieven en collecties zijn kwijtgeraakt
aan de staatsarchieven, hetzij gedwongen, hetzij
vrijwillig. Volgens de spreker zal het wel een jaar of
tien duren voor de situatie bij de gemeentearchieven
weer is genormaliseerd.
Ook in Frankrijk is volgens Franz Jayot (Sèvres) de
afbakening van de verantwoordelijkheden tussen
staats- en gemeentearchieven nogal gecompliceerd,
ondanks de decentralisatiemaatregelen van 1982/
1983, waardoor de Franse burgemeesters meer
greep op hun administraties kregen. De stukken die
deze administraties voortbrengen gaan naar de ge
meentearchieven. In sommige gevallen behouden
de burgemeesters de rol van vertegenwoordiger
van de staat en de stukken die in dit soort gevallen
worden geproduceerd worden niet als gemeente
lijk beschouwd en gaan naar het staatsarchief.
Uit de voordracht van Juhani Lomu (Helsinki)
kwam naar voren dat de staatsarchieven in Finland
in tegenstelling tot de gemeentearchieven, een
groot deel van de infrastructuur van de overheids
archieven voor hun rekening nemen, zoals regelge
ving, archieftheorie, publikaties en opleiding.
Jonathan Rhys - Lewis (Berkshire) gaf vervolgens
eveneens enige basisprincipes aan die grotendeels
overeen kwamen met die van de vorige spreker.
Daarnaast pleitte hij voor standaardisatie en nam
hij het beroepsprofiel van de restaurator onder de
loep. Naar aanleiding daarvan stelde hij zich de
vraag, wie, bij de voortgaande specialisatie, de uit
eindelijke beslissingen op het gebied van restaura
tie moet nemen: de beheerder van de stukken of de
restaurator.
De laatste spreker van dit thema was Hélène Bon-
nin (Fougères). Zij las de tekst voor die Jeanne-
Marie Dureau had samengesteld op grond van
haar ervaringen in Lyon: 'conservering en restaura
tie in archieven: enige financiële aspecten'. Zij gaf
aan dat voor een goede kostenberekening vereist is,
dat men weet welke soorten papier men in huis
heeft en van welk formaat, daar afwijkende forma
ten de conserveringskosten sterk kunnen doen op
lopen. Specifieke behandelingen kunnen wegens
de hoge kosten slechts voor sommige materialen
worden aangewend, zoals ontzuring. Tot slot gaf
zij een reeks van behandelingen aan, waarvan zij
het wenselijk achtte dat zij in de aangegeven volg
orde zouden worden aangewend: schoonmaken
(vooral ontdoen van stof), beschermen (juiste ber
ging), op ander materiaal overzetten (veelal ver
filming), ontzuring, versterking van het papier.
Bij het zevende thema stond de automatisering
centraal, met name de invloed die de automatise
ring bij de administratie heeft op de werking van
de archiefdiensten. Amalia Raceva (Sofia) legt de
situatie in haar stad uit. Haar verhaal vertoont
overeenkomsten met dat van Juri Kivimae over de
gecompliceerdheid van de fondsen die die ze in
huis hebben: archieven gedeeltelijk overgedragen
aan andere instellingen, naderhand weer gedeelte
lijk terug ontvangen, waarbij ook opheffing en pri
vatisering van instellingen een rol spelen. Daar
naast hebben ze met nog twee problemen te kam
pen. De administraties zijn op automatisering
overgegaan en het overgebrachte archiefmateriaal
wordt plotseling de laatste drie jaar intensief ge
raadpleegd, met name omdat iedereen zijn rechten
op vroeger bezit gaat trachten te bewijzen. Om de
ze problemen het hoofd te bieden, heeft de over-
2.41
