Toezicht op de zorg en toezicht
op het beheer
Niet voor niets is er sinds de invoering van de Ar
chiefwet 1962 in alle provincies (behalve Flevoland)
voor gekozen de functies van rijksarchivaris en pro
vinciale inspecteur te ontkoppelen. De reden hier
voor was, dat de inspecteur, belast met een veelheid
aan taken, in de praktijk nauwelijks aan de inspectie
toekwam. Naar verwachting zal ook de provinciale
archivaris, belast met het beheer van een (toene
mend) aantal gemeentelijke archieven en een al
lengs in belang toenemend provinciaal archief, niet
of nauwelijks toekomen aan zijn inspectietaak en
zal deze overlaten aan een van zijn medewerkers. De
gemeenten en waterschappen, bij wie de archief-
zorg toch al weinig prioriteit heeft, zullen dit signaal
snel oppikken en dienovereenkomstig handelen.
Het gevaar dreigt dat de entree die de inspecteur in
persoon had bij de bestuurders verloren gaat en dat
de zaken worden afgehandeld op het niveau van In
terne Zaken. Het is dit effect - de provinciale in
spectie, ondergesneeuwd als onderdeel van een gro
te dienst - dat nadrukkelijk vermeden moet wor
den.
Misschien is het goed er hier nog eens aan te herin
neren, dat er een principieel onderscheid bestaat
tussen toezicht op de zorg voor archieven van ge
meenten en waterschappen, door de Archiefwet ge
legd bij Gedeputeerde Staten, en toezicht op het be
heer van deze archieven bij gemeenten die een ar
chivaris hebben aangesteld. Het toezicht op de zorg
strekt zich uit over zowel de overgebrachte archie
ven als de niet-overgebrachte archieven, het toe
zicht op het beheer beperkt zich tot de niet-overge
brachte archieven. Bovendien hebben de beide vor
men van toezicht elk een heel eigen karakter: het
eerste is bestuurlijk van aard, het tweede ambtelijk.
In het genoemde advies van de Rijkscommissie
voor de Archieven bijvoorbeeld komt dit verschil
niet goed tot uiting.4
In de gemeenten mét archivaris moet ook in de
nieuwe provincies een duidelijk onderscheid blijven
bestaan tussen beide vormen van toezicht, die elkaar
in de praktijk goed aanvullen. Hier valt bijvoorbeeld
te denken aan een bestuur, dat een kwantitatief of
kwalitatief niet toereikende archiefbewaarplaats aan
de archiefdienst ter beschikking stelt en/of niet vol
doende mankracht om de taken te kunnen uitvoe
ren. Ook kunnen we denken aan een secretarie die
ondanks herhaald aandringen van de gemeentelijke
archiefinspecteur in gebreke blijft de overbrenging
'in goede en geordende staaf uit te voeren. Het laat
ste zal in het kader van de invoering van de nieuwe
Archiefwet waarschijnlijk veelvuldiger gaan voorko
men. In al deze gevallen speelt de provinciale inspec
teureen rol.
In de praktijk is de afgelopen decennia op deze
wijze een vruchtbaar samenspel gegroeid tussen ge
meente- en streekarchivarissen als beheerders en pro
vinciale inspecteurs als toezichthouders. Ook bin
nen het oor ligt een dergelijke samenwerking voor
de hand en lijkt een vermenging van beide taken niet
effectief.
In de gemeenten zónder archivaris (en in de ge
meenten met een archiefambtenaar ter secretarie)
heeft de provinciale inspecteur het toezicht op de
zorg en in de praktijk ook het toezicht op het beheer.
Het hier zorgvuldig opgebouwde contact op be
stuurlijk niveau mag niet verloren gaan, vooral niet
met het oog op het blijvend nastreven van het dek
kend net. Ook hier ligt de samenwerking tussen de
inspecteur als pleitbezorger en de provinciale archi
varis als (toekomstig) beheerder in de lijn.
De provinciale archiefinspecties
als kenniscentra
In de afgelopen decennia hebben de provinciale ar
chiefinspecties zich ontwikkeld tot kenniscentra op
gespecialiseerde gebieden. Dit geldt voor de bouw en
inrichting van archiefbewaarplaatsen en -ruimten,
kennis van de houdbaarheid van informatiedragers,
kennis en toepassing van alle wet- en regelgeving op
het gebied van archieven, openbaarheid en privacy
bescherming, toepassing van regels inzake de selectie
en vernietiging en alles wat daarmee samenhangt.
Belangrijk is ook de onafhankelijke adviesfunctie bij
de totstandkoming van vernietigingslijsten, met in
achtneming van alle belangen daarbij. In de komen
de tijd zal specialisatie van de inspecties op het ge
bied van machineleesbare gegevensbestanden zeer
belangrijk worden.
[212]
Alle genoemde specialisaties verlenen de toezicht
houdende functie een niet geringe meerwaarde, die
dreigt te verdwijnen wanneer toezicht en beheer in
een hand komen.
Oplossingen
Om principiële zowel als praktische redenen zijn er
dus nogal wat bezwaren in te brengen tegen een fusie
van de beheers- en de toezichtfunctie in de nieuwe
stadsprovincies. Uitgaande van een fundamentele
scheiding van deze functies zijn er verschillende op
lossingen mogelijk en is het niet wenselijk om star
aan de Archiefwet vast te houden. Tenslotte gaat het
hier om een bestuurlijk geheel nieuwe situatie, die
haar eigen dynamiek kent.
Nu de definitieve uitkomst van de bestuurlijke ver
nieuwing nog onzeker is, moet worden gestreefd
naar een regeling die voor het moment praktisch
werkbaar is. Voorlopig kan worden gekozen voor de
aanstelling van een afzonderlijke provinciale in
specteur, benoemd en ontslagen door Provinciale
Staten, hiërarchisch naast, en niet onder, de provin
ciale archivaris. De inspecteur wordt belast met het
toezicht op de zorg bij de gemeenten en water
schappen in de nieuwe provincie. Dat het in een
dergelijke kleine provincie kan gaan om een part-ti
me invulling doet aan het principe van onafhanke
lijkheid niets af. Natuurlijk is het zeer wenselijk dat
de inspecteurs in de nieuwe stadsprovincies worden
opgenomen in het huidige randstedelijke samen
werkingsverbandvan provinciale archiefinspecties.
Aangezien het in Rotterdam gaat om een nieuw
type beheerder, de provinciale archivaris, is het lo
gisch en wenselijk om naar analogie van de wettelij
ke regeling voor de gemeente-archieven het toe
zicht op de zorg voor de archieven van de nieuwe
provincie te leggen bij de naasthogere bestuurslaag:
het Rijk.5 Om nu te voorkomen dat een versnippe
ring van het toezicht op de zorg ontstaat en om dis
crepantie in inspectiebeleid tussen provincies oude
stijl en nieuwe stijl op te lossen moet vervolgens
worden gestreefd naar een bundeling van de rijks
taak en de provinciale taak op dit gebied: één Ar
chiefinspectie, waar Rijk en provincies gezamenlijk
in participeren. Gezien het feit, dat de bestuurlijke
vernieuwing allereerst in de Randstad plaatsvindt,
zou deze nieuwe instelling aanvankelijk Randstad-
breed kunnen zijn, en op den duur landelijk, afhan
kelijk van de verdere ontwikkelingen. Op deze wij
ze kan de rol van de inspectie als kenniscentrum
verder worden uitgebouwd, hetgeen vooral op het
gebied van de mlg's, een fenomeen dat zich niets
aantrekt van de afbakening tussen de bestuurslagen,
noodzakelijk is.6 De nieuwe inspectie kan grote en
kleine, provinciale, gemeentelijke en streekarchief
diensten, archieven bij instellingen zonder archiva
ris, archieven van rijksinstellingen en ook de Rijks
archiefdienst zelf tot haar taakgebied gaan rekenen.
Op deze manier ontstaat een werkelijke scheiding
tussen toezicht en beheer bij alle bestuurslagen.
Resumerend: de instelling van een nieuwe stadspro
vincie Rotterdam - en in de nabije toekomst Am
sterdam en Haaglanden - biedt op een aantal terrei
nen goede uitgangspunten tot verbetering van de
archiefzorg in deze regio's. Het verdient aanbeve
ling om de overbrenging van de archieven van de
gemeenten op het grondgebied van de voormalige
gemeente Rotterdam wettelijk te regelen, om ver
snippering van het archiefbeheer bij deze gemeen
ten voor nu en de toekomst te voorkomen. Op het
terrein van het toezicht op de zorg is waakzaamheid
eveneens geboden. In het belang van de onafhanke
lijke bewaking van het behoud en de openbaarheid
van archieven dient dit toezicht ook in een eventu
ele nieuwe bestuurlijke constellatie gescheiden te
blijven van het beheer. Dit principe kan op verschil
lende manieren in de praktijk worden gebracht. Op
termijn is wijziging van de Archiefwet denkbaar.
Gestreefd moet worden naar bundeling van de ver
schillende inspectielagen tot één Archiefinspectie,
die is belast met toezicht op de zorg bij Rijk, provin
cies en gemeenten, om te voorkomen dat onder in
vloed van de bestuurlijke vernieuwingen de toe
zichtfunctie gaat versnipperen.
Summary
Governmental reform and archives
administration in the Randstad Much is
happening in the Netherlands regarding the way
local government is organised. Especially in the
[213]
