bepalingen provincie Rotterdam). De commissie
vond de archiefpassage in het voorontwerp te be
houdend, met name het voorstel om de discussie
over een eventuele aanpassing van de Archiefwet uit
te stellen tot aan het moment van werkelijke over
brenging over twintig jaar. Zij stelde dat de vorming
van stadsprovincies juist alle aanleiding gaf nu de
discussie te voeren over de verandering van de orga
nisatie van het openbaar archiefwezen.
Een van de belangrijkste aspecten, die aan de orde
zouden moeten komen, was de vraag of de provin-
cies-nieuwe-stijl naar analogie van de gemeenten
blijvend met de zorg voor hun archiefbescheiden
dienden te worden belast gelet op de veranderde, i.e.
zwaardere taken en bevoegdheden.
De volgende vraag zou dan direct moeten zijn,
wat de consequentie daarvan was voor de archiefzorg
bij bestaande provincies: moet dat dan niet analoog
geregeld worden, om te voorkomen dat in provincie-
land een tweedeling ontstaat tussen provincies met
en provincies zonder eigen archiefdienst? De Rijks
commissie vroeg zich tevens af, of er van werkelijke
vernieuwing sprake kon zijn zolang de gemeenten
slechts op vrijwillige basis via een gemeenschappelij
ke regeling hun archieftaken konden overdragen aan
de provincie. Tevens stelde zij de positie van de wa
terschappen en de relatie tussen provinciaal archief-
toezicht (toezicht op de zorg) en toezicht door de ge
meentearchivarissen (toezicht op het beheer) aan de
orde.
Stof genoeg voor discussie, reden waarom de stu
diedag van de kvan op 19 mei j.l. werd georgani
seerd.
Vorming provinciale
archiefdienst
Waar de rijkscommissie nog slechts tentatief het ar
chiefbeheer door de provincie-nieuwe-stijl aan de
orde stelt en de discussie over dit onderwerp nog niet
is afgerond, is het ministerie van Binnenlandse Za
ken, verantwoordelijk voor de totstandkoming van
de lex specialis, kennelijk al een stap verder.
Want blijkens een aanvulling op archiefparagraaf
5.6.7 van de lex specialis is er op dit departement in
het voorjaar van 1994 een wijzigingsvoorstel voorbe
reid om in de nieuwe provincie een provinciale archi
varis aan te stellen. Dit wijzigingsvoorstel werd ver
werkt in het meest recente ontwerp van de lex specia
lis, momenteel bij de Raad van State.
Volgens het bijgestelde wetsontwerp, dat hierin de
Rotterdamse nota Profiel 11 volgt, zal de nieuwe pro
vinciale archiefdienst, waarin de huidige gemeente
lijke archiefdienst Rotterdam zal opgaan, de archie
ven gaan beheren van de nieuwe provincie, van de
voormalige gemeente Rotterdam en van de op het
grondgebied van de voormalige gemeente Rotter
dam gevormde nieuwe gemeenten. Dit laatste wordt
niet in de tekst van de wet geregeld, maar slechts in
de memorie van toelichting aanbevolen. Opnieuw
blijkt, dat de overdracht van archieftaken door deze
gemeenten slechts op vrijwillige basis kan geschie
den. Bij de genoemde gemeenten kunnen zich des
gewenst andere gemeenten in de nieuwe provincie
aansluiten. Bovendien kunnen alle oOR-gemeenten
bepaalde, beperkte archieftaken overdragen aan de
provincie; gedacht wordt aan steunfuncties die het
lokale niveau overstijgen, zoals restauratie, conserve
ring en het beheer van machineleesbare gegevensbe
standen.2
Voordelen van een provinciale
archiefdienst
Met het oog op de veranderde, want 'zwaardere' ta
ken en bevoegdheden is het goed dat de provincie-
nieuwe-stijl zich straks mag verheugen in het bezit
van een eigen archiefdienst met overkoepelende ta
ken op de eerdergenoemde terreinen. Dit biedt kans
rijke mogelijkheden tot verbetering van de archief-
zorg. Vormen van samenwerking tussen de provin
ciale archiefdienst, de overige archiefdiensten en de
gemeenten zonder archivaris liggen gelet op de
schaal van het gebied voor de hand. Aandacht ver
dient daarbij de overbrenging van de archieven van
de gemeenten op het grondgebied van het voorma
lige Rotterdam. Dit dient bij voorkeur niet op vrij
willige basis te gebeuren, maar wettelijk te worden
vastgelegd, om te voorkomen dat versnippering van
het archiefbeheer van deze nieuwe gemeenten gaat
plaatsvinden.3 Ook ten aanzien van de archieven van
waterschappen binnen het gebied - niet genoemd in
de wettekst noch in de memorie van toelichting -
[210]
dient een regeling te worden getroffen. Zoals eerder
door de Rijkscommissie is aanbevolen, moet op den
duur tevens een goede oplossing gevonden worden
voor de discrepantie tussen het archiefbeheer bij de
provincies-oude-stijl en dat bij de provincies-nieu-
we-stijl. Daarvoor zou wijziging van de Archiefwet
het beste middel zijn.
Dit geldt bijvoorbeeld voor het behandelen van
klachten over de toegankelijkheid van de archieven,
die in zijn eigen depots berusten. Ook ten aanzien
van het beoordelen van de werkzaamheden verricht
door de archiefdienst (selectie, inventarisatie) en het
bemiddelen bij problemen tussen archiefdienst en
bestuur gaat het wringen.
Bundeling van taken:
toezicht op jezelf?
Samenwerking ter verbetering van de archiefzorg is
vanuit het oogpunt van doelmatigheid en bundeling
van kosten en mankracht toe te juichen. Er moet
daarbij echter worden gewaakt voor vermenging van
taken die om principiële redenen gescheiden moeten
blijven. Volgens de memorie van toelichting op het
bijgestelde wetsontwerp zou het niet doelmatig zijn
de nieuwe provincie Rotterdam te verplichten om,
zoals elders, een provinciale inspecteur te belasten
met het toezicht op het beheer van de provinciale ar
chiefbescheiden en met de uitoefening van het aan
gedeputeerde staten opgedragen toezicht op de zorg
voor de archiefbescheiden der gemeenten en water
schappen. Deze taken worden in de wettekst zonder
nadere toelichting opgedragen aan de provinciale ar
chivaris.
Op het eerste gezicht lijkt deze dubbelfunctie wat op
die van rijksarchivaris/provinciale archiefinspecteur
uit het verleden, die thans nog in werking is in de
provincie Flevoland. Er is echter een belangrijk prin
cipieel verschil met dien verstande, dat de rijksarchi
varis in zijn hoedanigheid van inspecteur toezicht
had op archieven die hij in verreweg de meeste geval
len niet zelf beheerde. De provinciale archivaris an
nex inspecteur gaat wel de te inspecteren archieven
zelf beheren en zal dus de facto toezicht moeten gaan
houden op zichzelf. Dit nu is geheel in strijd met de
scheiding van verantwoordelijkheden zoals de Ar
chiefwet die regelt.
Vroeg of laat zal een dergelijke dubbelrol in de prak
tijk tot problemen leiden. Bedenken we bijvoor
beeld dat de provinciale archivaris in staat moet wor
den geacht in het belang van de openbaarheid van de
archieven in zijn provincie objectief te functioneren.
De inspecteur in persoon
en het dekkend net
Naast het toezicht houden op het functioneren van
de bestaande archiefdiensten en het bemiddelen tus
sen archiefdiensten en gemeente- en waterschapsbe
sturen is een derde belangrijke taak van de huidige
provinciale toezichthouders het streven naar dich
ting van het net daar, waar nog geen archivaris is aan
gesteld. Bij het ontbreken van een wettelijke ver
plichting doen de huidige inspecteurs dit, namens de
provinciebesturen, vooral langs de weg van de stimu
leringssubsidies, de overreding en het opwekken van
enthousiasme. Men hoeft de jaarverslagen van de
provinciale inspecteurs van de afgelopen decennia
maar door te lezen om te zien dat dit tot op heden in
alle provincies heeft geleid tot een steeds dekkender
net.
Ffoe zal dat nu gaan in de nieuwe provincie Rot
terdam?
In principe blijft, blijkens de memorie van toe
lichting op het laatste ontwerp van de lex specialis, de
archiefzorg opgedragen aan de gemeente- en water
schapsbesturen; samenwerking met de nieuwe pro
vincie gaat op vrijwillige basis. In dit opzicht niets
nieuws dus vergeleken met de huidige situatie.
Hoe de archieforganisatie in de nieuwe provincie
er ook definitief uit komt te zien, zeker is de centrale
rol van de provinciale archivaris, die zoals voorheen
de provinciale inspecteur de lagere overheden, ook
die zonder gekwalificeerde archivaris, moet stimule
ren een in alle opzichten optimale archiefzorg na te
streven. Maar, anders dan zijn voorganger, heeft hij
zelf potentieel belang bij de onderbrenging van deze
archieven bij zijn dienst. Het is dus bijzonder moei
lijk voor hem daarin een als objectief ervaren advies
uit te brengen aan de verschillende gemeente- en wa
terschapsbesturen. Ook hier moet de verstrengeling
van taken zich wel gaan wreken.
[211
