Tout a l'égout?
Selectie en vernietiging uit de archieven
van het nederlands architectuurinstituut
F.J. Hoving
Doelstelling en activiteiten,
de collectie
In dit artikel beschrijft Frans Hoving de wijze waarop het Nederlands Ar
chitectuurinstituut in 'haar' archieven selecteert. Twee vragen komen daar
bij aan de orde: ten eerste de vraag naar de selectiecriteria die gehanteerd
worden; ten tweede de vraag naar de selectiemethodiek, de wijze waarop
die criteria toegepast worden.
De behandeling van deze vragen wordt voorafgegaan door een nadere
beschouwing van de juridische grondslag van vernietiging en de aard van
de archieven waarin geselecteerd wordt.
Interessant is het gegeven dat bij instellingen als het NAi ook museale
doelstellingen en taken om de hoek komen kijken.
Het Nederlands Architectuurinstituut (NAi) is in
1989 ontstaan uit een fusie van drie instellingen, te
weten het Nederlands Documentatiecentrum voor
de Bouwkunst (ndb), de Stichting Architectuur
Museum (sam) en de Stichting Wonen.
Het instituut heeft een tweeledige doelstelling.
Ten eerste het documenteren van de Nederlandse ar
chitectuur en stedebouw van 1800 tot heden. Het
NAi richt zich daarbij op hun culturele dimensie, be
schouwt ze als creatieve disciplines. Ten tweede het
bevorderen van de kennis van, en de belangstelling
voor, de culturele aspecten van de gebouwde omge
ving en daarmee het stimuleren van de ontwerpende
vakgemeenschap. Daardoor heeft het instituut een
dubbele functie, het is zowel een documentatiecen
trum als een museum.
Deze doelstelling wordt verwezenlijkt door middel
van een groot aantal activiteiten, waaronder het or
ganiseren van tentoonstellingen, het uitgeven van
publikaties en het bieden van faciliteiten aan onder
zoekers.
Eén van de belangrijkste activiteiten is het aanleg
gen en beheren van de collectie. Deze bestaat op dit
moment uit 350 archieven, een bibliotheek van
30 000 banden en een honderdtal verzamelingen van
affiches, kunstvoorwerpen, meubels, maquettes, fo
to's en dia's. De archieven en verzamelingen (m.u.v.
de meubels) beslaan 12,5 km. Al het materiaal in de
collectie wordt op twee manieren benut: het staat
niet alleen ten dienste van onderzoek, maar het
wordt ook tentoongesteld.
De archieven
Het NAi acquireert voornamelijk archieven van ar
chitecten, stedebouwkundigen en met het vakgebied
verwante instellingen, zoals bijvoorbeeld de Bond
[76]
van Nederlandse Architecten (bna) of het Neder
lands Instituut voor Ruimtelijke Ordening en Volks
huisvesting (nirov). Ook beheert het NAi archieven
van ondernemingen die een innoverende rol ge
speeld hebben in een van de aandachtsgebieden. Een
goed voorbeeld daarvan is het archief van het aanne
mersbedrijf Van Waning, dat een voorlopersrol ver
vulde op het gebied van betontoepassingen. Tenslot
te is er nog een groot aantal verzamelingen bestaande
uit materiaal van belangrijke architectuurtentoon
stellingen. Deze verzamelingen worden, als waren zij
archieven, beheerd en toegankelijkgemaakt.
Het acquisitiebeleid is gericht op het verwerven
van zo compleet mogelijke archieven. Het instituut
heeft wel oog voor de museale waarde van de afzon
derlijke stukken, maar die waarde is gëen criterium
voorverwerving.
Grondslag voor de selectie
De noodzaak tot selectie dringt zich niet alleen bij de
overheid steeds meer op. Ook categoriale instellin
gen als het NAi worden geconfronteerd met steeds
meer en steeds omvangrijker archieven. Wat het NAi
betreft, geldt dat met name voor de na-oorlogse ar
chieven, waarvan de samenstelling door de verande
ringen in het bouwproces, de toenemende bemoei
enis van de overheid en de steeds gedetailleerder ad
ministratie veranderd is. Zij bevatten een steeds
hoger gehalte aan uitvoeringsstukken
De archieven die het instituut beheert, zijn bezit van
de Staat der Nederlanden. Het instituut voert voor
onbepaalde tijd het beheer. In de overeenkomst tus
sen het NAi en de Staat wordt dat beheer omschreven
als het 'in elk geval registreren, conserveren en orde
nen van de collectie, en het toegankelijk maken van de
collectie ten behoeve van onderzoek, tentoonstellin
gen, publikaties e.d.'. Het recht, laat staan de plicht
tot vernietiging is hierin niet omschreven. Waar dat
recht wel vermeld staat, is in de overeenkomst die tus
sen de schenker en de Staat opgemaakt wordt. Hier
wordt gezegd: 'De Staat is gerechtigd, na overleg met
de schenker, tot vernietiging van naar het oordeel van
de Staat overtollige bescheiden'. De beoordeling van
die overtolligheid ligt in de praktijk bij het instituut
dat handelt vanuit een gegeven doelstelling.
Het architectenarchief beschreven
Architecten zijn ondernemers, hun archieven zijn
kleine tot middelgrote bedrijfsarchieven. Hoewel zij
daarin vrij zijn, blijken zij in de praktijk hun archie
ven op overeenkomstige wijze te ordenen. De orde
ning is altijd afgeleid van het totaal van activiteiten
waaromheen de stukken ontstaan, het ontwerp-en
bouwproces, dat vrij uniform is.
Er bestaan uiteraard grote verschillen in de hoe
veelheid materiaal die uiteindelijk het NAi bereikt,
vaak heeft de tijd al een eerste, onberedeneerde, se
lectie toegepast. Maar in principe zult u er nagenoeg
altijd de volgende vijf categorieën van stukken in
aantreffen.
stukken betreffende de bedrijfsvoering (boek
houding, personeelsdossiers, algemene correspon
dentie).
stukken betreffende de registratie van de produk-
tie van het bureau. Iedere architect houdt een wer
kenlijst bij. Meestal is aan elk project een nummer of
lettercode toegekend.
een serie projectdossiers, gevormd door stukken
betreffende de verwerving van de opdracht, het ont
werp en de uitvoering. Deze dossiers maken al gauw
zo'n 80% van de stukken uit en vormen de rugge-
graat van het archief.
foto's en dia's van uitgevoerde projecten. Deze
worden gewoonlijk apart bewaard, omdat ze als pre
sentatiemateriaal gebruikt worden bij de verwerving
van nieuwe opdrachten.
een verzameling documentatiemateriaal zoals
vaktijdschriften, knipsels, kunsthistorisch materiaal
en produktcatalogi.
Ook over de genese van de projectdossiers kunnen
enige generaliserende opmerkingen gemaakt wor
den.
De dossiervorming rondom een project verloopt in
drie fasen.
De eerste fase is die van de verwerving van de op
dracht. Architect en opdrachtgever beginnen een
uitgebreide correspondentie. De opdrachtgever for
muleert zijn eisen en de architect toont zijn ideeën.
Daarbij vervaardigt hij schetsen en soms ook presen
tatietekeningen.
In de tweede fase, de ontwerpfase, maakt de archi-
[77]
