Change in information. A changing
(documentary) information service in the
police district south-east Brabant. The reorga
nisation of the Dutch police has major consequences
for the archival management of the force. A report
on how questions of integration and appraisal of
archival records are approached in one particular
police district.
[75]
in te zetten medewerkers via een 'reliability'-onder-
zoek gescreend; vereist vanwege de omgang met en de
inzage in zeer privacy-gevoelige informatie.
Ad 8
Gedurende de hele voorbereidingsfase werden de be
trokken Di-medewerkers intensief voorgelicht over
het waarom en het belang van het project. Hoe dich
ter de operationele fase van het project naderde hoe
gedetailleerder deze voorlichting werd. Er vonden
centrale voorlichtingsbijeenkomsten plaats, onder
andere ter demonstratie van de te gebruiken compu
terprogrammatuur en de taak van het externe bu
reau. Belangrijk echter waren ook de lokale bijeen
komsten, waar de meest gedetailleerde informatie
werd verschaft.
b De operationele fase Nadat de voorbe
reidingsfase was afgerond en het gehele instrumenta
rium gereed was, kon met de operationele fase wor
den aangevangen. Deze fase viel in twee delen uiteen:
1 de in eigen beheer en door het externe bureau uit
gevoerde selectiewerkzaamheden;
2 trainingen inzake informatieselectie en archiefbe
heer.
Ad 1
De werkzaamheden in eigen beheer stonden onder
intensieve begeleiding van de archiefinspecteur, die
streng erop toezag dat de in de produktbeschrijving
vastgelegde eisen werden nagekomen. De werk
zaamheden van de medewerkers van het externe bu
reau werden voortdurend volgens een bepaald stra
mien georganiseerd. Voordat het bureau met de se
lectiewerkzaamheden bij een organisatie-onderdeel
begon, werd door de projectmanager en het externe
bureau het aantal te bewerken meters archief op
nieuw opgenomen en in een proces-verbaal van op
name vastgelegd. Door de archiefinspecteur en de lo
kale projektgroep werden de selectiewerkzaamheden
vervolgens begeleid, waarbij periodiek overleg dien
de voor de periodieke afstemming van tijdplan-
ningsmatrix en voortgang. Bij gereedmelding door
het bureau en het overleggen van concept-inventaris
en concept-vernietigingslijsten werd het geleverde
produkt beoordeeld door de projektmanager en de
archiefinspecteur door middel van een inspectie,
waarna na akkoordbevinding de declaratie voor dat
deel van de werkzaamheden betaalbaar werd gesteld.
Ad 2
Nadat de personele herschikkingen hadden plaats
gevonden en bekend was wie in de nieuwe organisa
tie-onderdelen als Dl-medewerkers zouden gaan
functioneren, werden specifieke trainingen ingelast
om deze functionarissen bekend te maken met het
beheer van (vooral) dynamische en semi-statische
informatiebestanden en het belang van informatie
selectie om de bestanden in beheersbare staat te hou
den. In deze trainingen werd gepoogd de medewer
kers voor te bereiden op de documentaire infor
matievoorziening in de nieuwe organisatie, waar
informatieselectie een zeer belangrijke rol zal spelen.
3
Evaluatie
Het projectdeel 'Archiefselectie' is dankzij de gede
gen voorbereiding en de continue ondersteuning
door het management van de politieregio Brabant
Zuid-Oost tot een succes geworden. Het resultaat er
van heeft een prima basis gelegd voor de organisatie
van de documentaire informatievoorziening in de
nieuwe politieregio. Op basis van het eerste project-
deel kan de toepassing van principes van informatiel-
ogistiek en -selectie op een verantwoorde manier in
de nieuwe politie-organisatie worden toegepast.
Summary
[74]
Noten
Het in het navolgende beschreven
project zou niet mogelijkzijn ge
weest zonder de enthousiaste en
deskundige medewerking en onder
steuning van Tj. Keijers, manage-
mentondersteuner Politieafdeling
Valkenswaard-Waalre, R. Merkel-
bach, archiefinspecteur bij het
StreekarchiefSamenwerkingsver-
band Regio Eindhoven en H. Schal
ken, commissaris belast met het
regionalisatieproces in de Regio
Brabant Zuid-Oost.
1 H. J. vanMeerendonk, Handleiding
voorselektie en vernietiging van
archiefbescheiden fs-Graven hage,
1985).
2 Omslag in opslag. Terugkeer naar
informatievoorzieningifde.x\Yi33.'g>
1991); RC.J. Ketelaar, 'Dearchiva
ris en de toevloed van moderne ar
chieven', nab 88 (1984), 134-145,
m.n. 137-141; 'Selectie van archief
vormers', nab 93 (1989), 307-309;
'Archiefinspectie bij de bron', nab
94(1990), 349-3 52 en 'Waardering
voorendoorarchivarissen'.OD 45
(i99i),nr. 2,33-35.
3 Ketelaar,'Archiefinspectie bij de
bron', 349.
4 J. H. de Vey Mestdagh, 'Archiefse-
lektie in de loop der tijden', nab 66
(1962), 66-82, aldaar 80.
5 H. Janssen, 'Archiefselektie op insti
tutioneel niveau', nab 94 (1990)231
6 Ibidem, 234.
7 Hetgeen regeringsbeleid is: zie
Tweede Kamer der Staten-Generaal:
22036 verwijderingen en vernieti
gingvan dossiers van de Binnen
landse Veiligheidsdienst, nr. 3.
Verslag van een mondeling overleg
(vastgesteld 24 juni 1992).
8 Nieuws vanArchieven 12 (1993), nr.
11,203-205.
9 P.J. Margry, 'Een visioen als visie',
nab 96(1992), 126-130, aldaar
129.
10 Omslagin Opslag, met name deel 1
Zie ook: M. Beekhuis, 'Selectie in
gebouwd in de registratie', od 45
(1991),nr. 1,17-20.
11 Zie ook: 'Advies nr. 403 inzake de
publikatie van het ministerie van
Binnenlandse Zaken 'Omslag in op
slag' van de Rijkcommissie van de
Archieven (volgens redactie in
Nieuws van A rcbieven 12(1993),
nr. 4, iv-vi).
12 Onder andere: G. Budel, 'Eenover-
heidsautomatiseerder over m lg 's',
Nieuws van Archieven 12 (199})
127-129; H. H.M. Dekkers,'Mis-
slagvooromslag',OD 45 (1991)
317-3 20; A. L. M. van Heijst, 'Op
slag voor naslag', od 46 (1992) 178-
184; L. Kohlenberg, 'Omslag in op-
slag',od 45 (1991) 3i4-3iS;F.G.
Kordes, 'Van archief naar informa-
tievoorziening. Een omslag?', nab
96(1992) i62-i68;Margry(zie
noot9); A.J.M. denTeuling, 'De
nieuwe kleren van de keizer', nab 96
(1992) 13 i-i4o;P. Waters en H. Na
gelhout, 'Dekeizerontwikkeld',
nab 96(1992), 169-179.
13 Onder andere: B. de Graaff, 'Het
belang van deBVD-dossiers',nab 95
(1991) 293-303 en'Nederlandse ge
schiedenis verdwijnt in de papier
vernietiger', nrc -Handelsblad 20-
9-1993;A. H. Huussen,'Geschied
schrijving, archieven en vernieti
ging', nab 95 (1991) 304-307.
14 P. M.M. Klep, Archieven bewaren:
cultureel investeren in de toekomst.
Discussienota over selectie en vernieti
gingvan archiefbescheiden ten behoe
ve van de Rijkscommissie voorde
Archieven (Nijmegen 1992). Ook
gepubliceerd in Nieuws vanArchie-
ven 12 (1993), nr. 4.
15 Hol, 'Reactie', 203-205;'Landelijk
overleg van provi nciale archiefin
specteurs', Nieuws vanArchieven 12
(i993),205-207;J.J.A. Buylincks,
'Discussienota selectie en vernieti
ging: cultureel belang bedreigd?',
OD 47(1993),242-247,aldaar245.
16 Het verst hierin gaat: H.Janssen,
'Archiefselectie ',231,23 5-236.
Ketelaar, 'Archiefinspectie', 349-3 52
en Hol, 'Reactie', 203-205, onder
schrijven dit standpunt.
17 Buylinckx, 'Discussienota', 245.
18 A.J.M.denTeuling, 'Vernietigings
percentage en archiefselectie op in
stitutioneel niveau', nab 94 (1990),
343-348, aldaar 345-347.
19 Informatielogistiek is de integrale
besturing van de bestuurlijke en
documentaire informatiestromen
(info- ofdocumentflow) door analy
sevan de daaraan onlosmakelijk
gekoppelde werkstromen (work
flow) en ter controle daarvan.
Informatieselectie is de selectie van
relevante gegevens c.q. informatie
ter bevordering van de sturing en
beheersing van werkprocessen. Zie
hiervoor en voor gebruikte litera
tuur ook de bijdrage van GJvan
Bussel, 'Informatieselectie. Gedach
ten over noodzaak, organisatie, aan
pak en beleid' in deze bundel.
20 Voor theorievorming en praktisch
handelen met betrekking tot machi
neleesbare gegevensbestanden zie de
verslagen vanhetProjectMLG inhet
Nieuws vanArchieven, passim, en
T. K. Bikson en E. JFrinking, Het
heden onthouden (Den Haag 1993).
21 Zie daarvoor Van Bussel, 'Informa
tieselectie' in deze bundel, met name
de paragraaf'Informatieselectie:
projectmatige aanpak van archief
selectie'.
