van deze medewerkers inzake de seleccie van infor
matie en het beheren van archieven. De projectma
nager stelde tezamen met de archiefinspecteur een
tijdplanningvoor het project op, in een matrix uitge
splitst naar organisatie-eenheid. Op decentraal ni
veau werd vóór aanvang van de operationele fase bij
elke organisatie-eenheid een projectgroep in het le
ven geroepen bestaande uit de archiefinspecteur, een
documentair informatieverzorger van het betreffen
de organisatieonderdeel en, indien een deel van de
selectiewerkzaamheden werd uitbesteed, een mede
werker van het externe bureau. De archiefinspecteur
werd de verantwoordelijke voor de dagelijkse gang
van zaken tijdens de operationele fase en het behalen
van de resultaten, zoals die in de tijdplanningsmatrix
en vervolgens in het lokale bewerkingsplan (zie ad 6)
waren omschreven.
Ad 4
Na de inventarisatie van de te bewerken archiefbe
standen en het formuleren van de tijdplannings-ma-
trix kon een produktbeschrijving gemaakt worden.
Deze speelde in het verdere verloop van het project
een belangrijke rol; de produktbeschrijving stelde
immers de normen waaraan de selectie-werkzaam
heden dienden te voldoen, zowel de werkzaamheden
verricht door eigen di (documentaire informatie-)-
medewerkers als die verricht door het te werven ex
terne bureau. De produktbeschrijving was erop ge
richt eenvormigheid in produkten en bewerkings
methoden te realiseren. De projectmanager gaf in
deze beschrijving aan welke eisen en criteria aan de
selectiewerkzaamheden zouden worden gesteld en
welke werkwijzen gehanteerd. Zo werd een exacte
opgave van de omvang van het te bewerken bestand
gegeven, werd aangegeven welke vorm van selectie
verwacht werd, werden bijzonderheden die ertoe
konden leiden vernietigbare informatie van vernieti
ging uit te zonderen aangegeven, werden eisen met
betrekking tot materiële verzorging en inventarisatie
gesteld en werd de procedure aangegeven voor de be
waking van de voortgang en de kwaliteit middels
kwaliteitscontroles en overleg. Een enigszins aange
paste produktbeschrijving zou daarnaast in de selec
tieprocedure van het ondersteunende externe bu
reau een belangrijke rol spelen.
Ad 5
Om de gestelde doelen te kunnen bereiken, te weten
uniformiteit van produkten en bewerkingsmetho
den, een efficiënte en doelmatige wijze van werken
en een beheers- en stuurbaar project, werd een aantal
instrumenten ontwikkeld, die gebundeld in een los
bladig handboek ter beschikking van de Di-mede-
werkers en het externe bureau gesteld werden. Het
doel van dit 'Handboek archiefbewerking politie'
was om als handleiding voor alle selectie-medewer
kers te dienen, zodat op eenduidige wijze gewerkt
kon worden in alle organisatie-onderdelen, zowel
door eigen di-medewerkers als door het externe bu
reau. Het 'Handboek' was een belangrijk middel om
te verzekeren dat de gestelde doelstellingen werden
gerealiseerd. De in het handboek ter beschikking ge
stelde instrumenten waren:
a een schematisch overzicht van projectopzet en -
organisatie, waarin een duidelijk overzicht geboden
werd van de verantwoordelijkheden en taken van
het projectmanagement;
b een beschrijving van de gehanteerde procedures
bij de archiefbewerking met daaraan gekoppelde de
tail-processchema's. De beschreven procedures zijn
achtereenvolgens: afsluiten Gemeentepolitie en dis
trict, inventariseren, v-indiceren, vernietigen, pd-
beheer, PD-beheer (vernietiging), afsluiten Rijkspo
litie Groepsarchief, Processen-verbaal Dynamische
fase, v-indiceren processen-verbaal, vernietigen van
processen-verbaal, lenen van dossiers uit het 'afge
sloten' archief ten behoeve van het nieuwe dyna
mische archief en overdracht van dossiers naar een
andere afdeling. Naast deze algemene standaardpro
cedures werden voor elke afzonderlijk organisatie
eenheid specifieke administratiegebonden proce
dures in hun exemplaar van het Handboek vastge-
'egd.
c een 'Leidraad voor ordening en selectie voor ver
nietiging van archiefbescheiden voor de Politiere
gio Brabant Zuid-Oost'. Deze leidraad, ontwikkeld
door de archiefinspecteur en een medewerker van de
Gemeente Eindhoven, geeft een overzicht van de
stukken welke in de politie-administratie voorko
men, voorzien van vernietigingstermijn en de cate
gorieën op basis waarvan selectie voor vernietiging
kan plaatsvinden. Door middel van deze stukken-
lijst werd bevorderd dat de selectiewerkzaamheden
[72]
sneller konden worden uitgevoerd, hetgeen de door
loopsnelheid van het project ten goede kwam. Bij
komend voordeel van de 'Leidraad' is dat het maken
van een zogenaamde v-lijst bij een aantal politie-ad-
ministraties op een eenvoudige wijze werd geïntro
duceerd. De 'Leidraad' werd gedurende de operatio
nele fase van het project naar aanleiding van opmer
kingen en bij de archief-inspecteur ingediende
concept-v-lijsten aangevuld en gecorrigeerd. Gedu
rende het hele project werd de 'Leidraad' door ons
beschouwd als een hulpmiddel voor de samenstel
ling van concept-v-lijsten, waardoor de mogelijk
heid geboden werd met gefundeerde gegevens het
formele driehoeksoverleg in te gaan;
d de manuals van de ingezette computer-program-
matuur;
e een locatienummer-lijst. Deze lijst was het mid
del om het logistieke probleem op te lossen. Als ge
volg van de reorganisatie zouden veel informatiebe
standen van de diverse organisatie-onderdelen op
andere locaties moeten worden gedeponeerd. Met
behulp van de locatienummerlijst en een logistiek
computerprogramma kon het gehele logistieke tra
ject in kaart worden gebracht, zodat op elk moment
bekend was waar welk bestand was.
Ad 6
Aan de hand van de inventarisatie van de archiefbe
standen, de produktomschrijving en de tijdplan
ningsmatrix werd met de documentair informatie
verzorger en groepscommandant/korpschef van de
afzonderlijke oude organisatie-onderdelen bezien of
het mogelijk was de gehele of een deel van de bewer
king in eigen beheer te verrichten. Elementen die bij
deze beslissing een rol speelden waren de reële inzet
van mensen in kwalitatief en kwantitatief opzicht, de
raming van de benodigde tijd aan de hand van de
tijdplanningsmatrix, die aangaf wanneer het in eigen
beheer verrichte selectiewerk gereed moest zijn. De
ze deadline ging samen met het tijdstip, waarop de
eerste personele herschikkingen in het kader van de
reorganisatie zouden plaatsvinden. Uitloop van de
werkzaamheden was derhalve niet mogelijk. Indien
de personeelssituatie kwantitatief en kwalitatief vol
doende mogelijkheden bood om het project in eigen
beheer uit te voeren, werd een lokaal bewerkingsplan
opgesteld in samenwerking met de lokale Dl-func-
tionaris. Het plan, waarin de eisen en het tijdschema
waren opgenomen, diende door de korpschef of
groepscommandant gesanctioneerd teworden. Deze
sanctionering was nodig, omdat bij het niet behalen
van het gestelde resultaat de werkzaamheden door
het externe bureau verricht zouden moeten worden
en de kosten hiervan ten laste van het korps of de
groep zelf kwamen. Het resultaat van de selectie zou
door de projectmanager en de archiefinspecteur be
oordeeld worden, waarbij dezelfde normen zouden
gelden als bij de beoordeling van de werkzaamheden
door het externe bureau.
Ad 7
De selectie en werving van het externe bureau was een
volgende belangrijke stap. Het te werven bedrijf
moest kunnen voldoen aan de eisen zoals die werden
gesteld in de produktomschrijving, die integraal on
derdeel was van de offerte-aanvraag. De produktom
schrijving was aangevuld met een tweetal extra ver
langens, namelijk een beschrijving van de gewenste
offerte opdat vergelijking mogelijk zou zijn en de ver
melding dat van een geautomatiseerd programma ge
bruik gemaakt moest worden, waarvan de project
manager een functioneel ontwerp zou leveren. Eis
hierbij was dat het in dit kader gebouwde programma
ter beschikking zou komen van alle organisatie-on
derdelen, zodat er ook bij de selectiewerkzaamheden
in eigen beheer gebruik van zou kunnen worden ge
maakt. Onderdeel van de offerteprocedure was de
aan de bedrijven geboden mogelijkheid ieder twee
dagen lang de te bewerken archieven te onderzoeken.
De offertebeoordeling richtte zich eerst op de vorm
van de offerte, dit wil zeggen is ze opgesteld conform
de in de offerte-aanvraag gestelde eisen. Vervolgens
werd pas beoordeeld in hoeverre de inhoud van de
offerte passend was ten opzichte van de in de pro
duktbeschrijving gestelde eisen. In het contract wer
den de afspraken vastgelegd die waren gemaakt, als
mede een omschrijving van de aangeboden diensten
en de prijzen daarvan. Het te ontwikkelen program
ma diende voor de aanvang van de operationele fase
gereed te zijn en beschikbaar voor elke organisatie
eenheid. Voor de definitieve ondertekening van het
contract werden tenslotte de door het externe bureau
[73]
