sche of operationele werkprocessen en aansluitend
bij de daaruit voortvloeiende informatiebehoeften
van medewerkers. Vereist hiervoor is de analyse van
alle werkprocessen die zich binnen een organisatie
voltrekken en de zich daarbinnen afspelende proces
stappen, alsmede een analyse van de aan deze proces
sen gekoppelde informatiebehoeften en -stromen.
Deze analyse is dynamisch en continu, aangezien in
formatiebehoeften zich wijzigen. Regelmatige ana
lyse van documentsoorten per (deel-)proces is voor
waarde;
c Integratie van de tweede vorm van interne infor
matieselectie: archiefselectie in de informatievoor
ziening. Deze selectie wordt uitgevoerd op basis van
de tijdens de processelectie uitgevoerde voorselectie.
De wijze van uitvoering komt overeen met het onder
i beschrevene. Integrale toepassing van archiefselec
tie bevordert sturing en beheersbaarheid van de in
formatievoorziening.
Voor dit gehele traject gold dat vooraf selectiecriteria
en selectiemethodiek duidelijk moesten zijn om
schreven. De in aanmerking komende belangen (be
drijfsvoering, verantwoording, basisregistratie, en
later wetenschappelijk onderzoek) dienden te zijn
geconcretiseerd en omschreven. Eventuele nieuwe
belangen of wijzigingen in bestaande belangen dien
den telkens opnieuw, in afweging ten opzichte van
andere geldende belangen, voldoende te worden ge
fundeerd om in het selectieproces een rol te kunnen
spelen. Wel diende de benadering van criteria en be
langen flexibel en dynamisch te zijn, met andere
woorden: in de toekomst moeten ze aanpasbaar zijn.
En uiteraard diende vooraf de interne regelgeving in
orde te zijn. De externe, wettelijke regelgeving was
dynamisch: dat betekende bij verschijning ervan di
recte toepassing én aanpassing in de reeds bewerkte
informatiebestanden. Daadwerkelijke vernietiging
van informatie zou immers pas na afloop van het
project en na vervulling van alle wettelijke verplich
tingen worden ondernomenVan alle gemaakte keu
zen en vastgestelde procedures dienen altijd de con
sequenties te worden aanvaard; dit impliceert dat bij
de keuze altijd gelet werd op de tijd die beschikbaar
was en het financiële budget dat door het manage
ment aan het project toegekend was. Aangezien het
tijdmanagement uiterst strikt was (vóór i januari
1994 dienden de nieuwe dynamische informatiebe
standen operationeel te zijn) moest worden verme
den dat door te intensieve procedures de beschikbare
tijd voor projectonderdelen werd overschreden. Bij
de archiefselectie kon derhalve 'microselectie' om uit
een grote serie te vernietigen informatie een minie
me hoeveelheid te bewaren informatie te lichten,
vrijwel niet worden toegepast. Zeer belangrijk voor
het realiseren van het project waren de directe, open
verbinding naar het management en de continue
voorlichting over het project aan de medewerkers,
die, en dat was een handicap bij de projectuitvoe
ring, eveneens in het reorganisatiekader aan persone
le herschikkingen onderhevig waren.
Het project viel uiteen in twee projectdelen, overeen
komende met 1 en 2 hierboven. Deze beide project-
delen vonden deels parallel, deels na elkaar plaats.
Projectdeel 1, archiefselectie, kenmerkte zich door
een archivistisch traditionele manier van aanpak in
een bedrijfskundig- en bedrijfseconomisch kader. Dit
projectdeel wordt in zijn aanpak in dit artikel nader
uitgewerkt. Projectdeel 2, inrichting van een nieuwe
(documentaire) informatievoorziening, kenmerkte
zich door een bedrijfs- en informatiekundige manier
van aanpak in een archivistisch kader. In een volgend
artikel zullen wij op dit projectdeel nader ingaan.
Projectdeel 1: Archiefselectie
a De voorbereidingsfase Voor de uit
voering van een archiefselectieproject is een goede en
zeer gedegen voorbereiding essentieel.11 Om het pro
ject bedrijfskundig en bedrijfseconomisch in de juis
te banen te leiden is het noodzakelijk vóór de aanvang
van de werkzaamheden exacte maatregelen te nemen
c.q. gegevens in te winnen omtrent de inventarisatie
van het te bewerken archiefmateriaal, de projectopzet
en het projectmanagement, de te volgen procedures,
het instrumentarium, het tijdmanagement en de fi
nanciële implicaties daarvan. Pas als het gehele pro
ject gedetailleerd in kaart is gebracht kan overgegaan
worden tot de operationele fase.
De voorbereidingsfase van het onderhavige selectie
project viel uiteen in een aantal deels parallel, deels
opeenvolgende werkzaamheden en procedures, te
weten:
[70]
1 overleg met betrokken toezichthouders op het be
heer;
2 inventarisatie van kwantiteit en lokatie van de te
bewerken archiefbestanden;
3 projectopzet en-planning;
4 samenstellen van een produktomschrijving;
5 samenstellen van het te gebruiken instrumenta
rium;
6 samenstellen van de lokale bewerkingsplannen;
7 werving, selectie en screening van een extern bu
reau;
8 voorlichtingsbijeenkomsten tijdens de gehele
voorbereidingsfase en vlak voor de aanvang van de
operationele fase;
Ad 1
Aangezien in het gebied dat de nieuwe politieregio
zou gaan vormen diverse archiefinstanties belast wa
ren met het toezicht op het beheer van de archiefbe
standen van rijks- en gemeentepolitie, te weten het
Rijksarchief in Noord-Brabant, het Streekarchief Sa
menwerkingsverband Regio Eindhoven en de ge
meentelijke archiefdiensten van Helmond en Deur-
ne, was overleg over de uitvoering van het project
noodzakelijk. Overeengekomen werd alle betreffen
de archiefbestanden in het project onder te brengen,
waardoor ook de verantwoordelijkheid voor de be
werking van de dynamische en semi-statische infor
matiebestanden overgedragen werd aan het hoofd
van het stafbureau van het Streekarchief Samenwer
kingsverband Regio Eindhoven, die door het ma
nagement van de nieuwe politieregio als projectma
nager was aangesteld.
Ad 2
Het precies in kaart brengen van de kwantiteit van de
te bewerken archiefbestanden alsmede van de exacte
plaats waar deze bestanden berustten was essentieel
om een gedetailleerde projectopzet, projectplanning
en productbeschrijving te kunnen maken. Bij deze
inventarisatie werd een onderscheid gemaakt tussen
het justitiële archief en het zogenaamde 'beheers'-ar-
chief. Beide delen verlangden een afzonderlijke aan
pak en graad van bewerking, aangezien ze een eigen
manier van ordening kennen. Het justitiële archief
bevat de stukken die betrekking hebben op de uit
oefening van de politietaak zelf en bestaat voor het
overgrote deel uit processen-verbaal, bijzondere wet
ten en vreemdelingendossiers. Het zijn seriematige
bestanden met een ordening op nummer of naam,
die zich lenen voor macroselectie op dossierniveau.
Het 'beheers'-archief bevat algemene richtlijnen en
voorschriften en zaken welke met het beheer van het
korps, district of groep te maken hebben. De dos
siers waren volgens de basisarchiefcode of een afge
leide daarvan geordend, waarbij de eenheden van de
rijkspolitie geen zaaks-, maar een onderwerpsgewij-
ze indeling hanteerden. Gevolg daarvan was een
groot aantal oneigenlijke verzamelmappen. Bewer
king van het 'beheers'-archief zou dan ook veel in
tensiever zijn dan die van het justitiële archief. De
ondernomen inventarisatie bood een duidelijk over
zicht van de hoeveelheid te bewerken bestanden, de
plaats(en) waar deze waren gedeponeerd en de tijd
die bewerking van elk archiefbestand afzonderlijk
zou kosten. Daarnaast leidde de hoeveelheid te be
werken archief (circa 1500 meter) tot de conclusie
dat bewerking van het gehele geïnventariseerde be
stand in eigen beheer niet tot de mogelijkheden be
hoorde. Voor bewerking van een deel van de bestan
den zou een extern bureau voor documentaire infor
matievoorziening ingehuurd moeten worden; in de
projectopzet diende hiermee rekening te worden ge
houden.
Ad 3
Het project werd opgezet op een tweetal niveaus:
centraal en decentraal of lokaal. Op centraal niveau
fungeerde de projectmanager met de archiefinspec
teur als zijn vervanger, belast met de opzet, algehele
leiding en coördinatie van het project. De project
manager droeg de eindverantwoordelijkheid voor
het gehele project. Als zodanig was hij belast met de
voortgangs-, kwaliteits- en budgetbewaking, de ver
slaglegging naar het management van de politiere
gio, met name de naar commissaris belast met de re
gionalisatie, de selectie en werving van een extern
bureau, het onderhouden van de contacten daarmee,
de continue voorlichting van de bij de projectwerk
zaamheden betrokken medewerkers en de training
[71]
