bij deze selectiemethodiek, macro-selectie, aan en
omschrijft deze als volgt: 'de methode van selekteren
waarbij beslissingen worden genomen over het al
dan niet bewaren van de gehele neerslag van het han
delen van een archiefvormend orgaan'.5 Daar waar
macro-selectie geen uitsluitsel biedt, pleit hij voor
meso-selectie: 'de methode van selekteren waarbij
beslissingen worden genomen over het wel of niet
bewaren van de neerslag van specifieke taken en pro
cedurele handelingen van een archiefvormend or
gaan'.6 Deze visie op selectie en vernietiging werd het
uitgangspunt van pivot: selectie moet een recon
structie van overheidshandelen op hoofdlijnen ten
opzichte van de omgeving mogelijk maken.7 Door
selecteren van de handelingen van de overheid wordt
de neerslag van het interactieve proces tussen over
heid en samenleving in essentie bewaard, waarmee
kennis over cultuur en samenleving veilig wordt ge
steld.8
'Omslag in opslag', ook neerslag van vastgesteld
regeringsbeleid en als zodanig mede-bepalend voor
de selectiedoelstelling en -werkwijze van pivot,
poogt noodzakelijke veranderingen in de rijksadmi
nistratie aan te geven door in een 'filosofische visie'5
dynamisch en semi-statisch informatiebeheer in re
latie te brengen met de werkprocessen van de over
heidsorganen. Op basis van bedrijfs- en informatie
kundige interpretaties wordt beschreven hoe een be
tere beheersing en integratie van informatiestromen
gerealiseerd kan worden, onder andere door decen
tralisatie en omschrijving van werkprocessen met
bijbehorende informatiebehoefte en documenten
soorten. Niet het archiveren staat centraal, maar de
informatievoorziening. Selectie dient plaats te vin
den op basis van vastgestelde, duidelijk omschreven
'belangen': bedrijfsvoering, verantwoording, basis
registratie, publieksvoorlichting en later weten
schappelijk onderzoek.10 De Rijkscommissie voor
de Archieven oordeelde dat het laatste belang onvol
doende tot zijn recht kwam: het bedrijfsmatige c.q.
administratieve belang van de informatievoorzie
ning kreeg te veel aandacht.11 Het hoge abstractie
niveau van 'Omslag in opslag' leidde tot ver van de
realiteit verwijderde suggesties. Meer geconcretiseer
de bedrijfskundige interpretaties hadden de studie
waarschijnlijk beter tot zijn recht doen komen.
De ontwikkelingen in de selectiemethode-proble
matiek bleven niet onopgemerkt door vakgenoten,
verre van dat!12 Maar het dreigend op de achter
grond raken van het 'historische' c.q. 'culturele' be
lang joeg ook (toonaangevende) historici de barrica
den op.'5 Op verzoek van de Rijkscommissie voorde
Archieven schreef P.M. M. Klep, hoogleraar econo
mische en sociale geschiedenis aan de Katholieke
Universiteit Nijmegen, een discussienota over de
selectie- en vernietigingsproblematiek met als uit
gangspunt het 'culturele belang'. Klep betoogt dat er
traditioneel onderscheid gemaakt wordt tussen het
blijvend belang van stukken voor overheidsorganen
en recht- en bewijszoekenden (kortweg 'administra
tief belang') en het blijvend belang voor het we
tenschappelijke onderzoek ('cultureel belang'). Het
'culturele belang' wordt volgens Klep te weinig be
trokken in de gehele selectieproblematiek. Een pa
rallelle selectie op basis van administratieve en cultu
rele waarde-oordelen zou de selectiepraktijk zijns in
ziens beter in evenwicht brengen.'4 Het aanbrengen
van een dergelijke parallelle selectie wordt echter niet
als zinvol beschouwd.'5 Wij kunnen daarin mee
gaan, zij het dat we een argument dat 'cultureel be
lang' en 'administratief belang' samenvallen dan wel
samen zouden moeten vallen niet onderschrijven.'6
Wel is het zo dat een ruim geïnterpreteerde 'admini
stratieve modellering' van het 'culturele belang' een
hanteerbaar selectieprincipe is.'7 Met Den Teuling
zijn wij echter van mening dat de subjectieve 're-
searchwaarde' als bewaarcriterium moet kunnen
worden beschouwd, maar dan dient wel zeer con
creet een potentieel onderzoeksdoel aangegeven te
worden.18 En daarmee zijn we (gedeeltelijk) terug bij
Omslagin Opslag, waarin ook duidelijk wordt gepleit
voor het formuleren van 'belangen' om archiefmate
riaal uit historisch oogpunt te bewaren.
2
Informatieselectie als uitgangspunt
De veranderingen in de organisatiestructuur van de
Nederlandse politie leiden ertoe dat bevoegdheden
van rijks- en gemeentepolitie in politieregio's wor
den geïntegreerd. In Zuidoost- Brabant dienden zes
gemeentelijke politiekorpsen en een rijkspolitiedis
trict met vijf groepen in één regio-organisatie op te
gaan. Deze diepgaande integratie beïnvloedt uiter-
[68]
aard de interne organisatie en de processen die zich
daarbinnen afspelen. Niet alleen worden tijdens deze
reorganisatie oude organisatie-eenheden samenge
voegd (de groepen van de rijkspolitie), ook dient dat
te gebeuren met ongelijksoortige oude organisatie
eenheden als rijkspolitiegroepen en gemeentelijke
politiekorpsen. Daarnaast worden oude organisatie
eenheden opgesplitst in zelfstandige nieuwe eenhe
den (de gemeentelijke korpsen van Eindhoven en
Helmond worden in elf territoriale afdelingen opge
deeld), worden delen van oude organisatorische een
heden met andere samengevoegd tot een nieuwe
afdeling (Vreemdelingen, Facilitair Bedrijf e.d.),
ontstaan nieuwe organisatie-eenheden als een con-
trolbureau en tenslotte verdwijnen er oude organisa
tie-eenheden (de districten)De gevolgen voor de in
formatiebestanden van alle betreffende eenheden
zijn groot.
Uitgaande van moderne bedrijfs- en bestuurskundi
ge inzichten wenste het management van de nieuwe
Politieregio Brabant Zuid- Oost in de nieuwe orga
nisatie meer nadruk te leggen op verkorting van
doorlooptijden, flexibele werkmethodieken, effi
ciëntere produktie en betere procesbeheersing. Prin
cipes van informatielogisdek en -selectie zijn voor
het bereiken daarvan essentiële managementtools.'9
Daarnaast echter hadden de discussies in vakkringen
over de selectie van informatie ons niet onberoerd
gelaten. De resultaten van die discussie waren even
wel niet zodanig dat wij daarin concrete aangrij
pingspunten vonden die bij de uitvoering van de ver
eiste selectiewerkzaamheden beslissend zouden kun
nen zijn; dit impliceerde dat wij ervoor kozen binnen
de benodigde archiefselectie de traditionele selectie
methode a la Van Meerendonkop dossier- c.q. stuk-
kenniveau toe te passen.
De integratie van rijks- en gemeentepolitie in één
politieregio betekende voor het management ener
zijds een logistiek en informatietechnisch probleem,
anderzijds bood het de mogelijkheid de nieuwe orga
nisatie met behulp van informatielogisdek, -selectie
en -vernietiging met een flexibele informatievoorzie
ning uit te rusten. Dit (omvangrijke) streven diende
enerzijds in een projectmatige aanpak en anderzijds
binnen de ter beschikking gestelde financiële ruimte
('fixed price') te worden gerealiseerd. Het belang dat
het management toekende aan het project bleek uit
het besluit de kosten verbonden aan de uitvoering er
van te laten drukken op het regionalisatiebudget,
waardoor zowel de financiële drempel voor de oude
en nieuwe organisatie-eenheden werd weggenomen
als het verplichtend karakter van het project voor elk
organisatieonderdeel kon worden benadrukt. Con
sequentie van dit besluit was dat het management
een doelmatige en efficiënte inzet van middelen eis
te, toepassing van dezelfde bewerkingsmethoden en
inzet van hetzelfde instrumentarium in alle eenhe
den. Bedoeling was om in dit project principes van
bedrijfs- en bestuurskundige aard te combineren
met die van archivistische en informatiekundige
aard.
Uitgaande van de toepassing van de management-
tool informatieselectie betekende de organisatie van
een nieuwe (documentaire) informatievoorziening
het volgende:
1 Uitvoering van archiefselectie op de bestaande
dynamische en semi-statische archieven opdat de
nieuwe organisatie de beschikking krijgt over een
up-to-date, compact en maximaal toegankelijk dy
namisch en semi-statisch archiefbestand. Uitgaande
van de aangebrachte caesurering wordt informatie
die haar functie heeft verloren en geen concreet doel
meer dient uit de archiefbestanden verwijderd en,
voorzien van de betreffende vernietigingstermijnen,
op vernietiging afgesteld. De selectie vindt plaats op
grond van wettelijke criteria en richtlijnen en met
gebruikmaking van een op maat gesneden vernieti-
gingslijst. Het resterende, te bewaren deel van de ar
chiefbestanden wordt geïnventariseerd, materieel
verzorgd en op een centrale plaats gedeponeerd.
2 Inrichting van de (documentaire) informatievoor
ziening in de nieuwe organisatie met gebruikmaking
van informatielogistiek en -selectie en rekening hou
dend met geautomatiseerde én niet- geautomatiseer
de informatiebestanden.20 Dit impliceert:
a het bij binnenkomen direct verwijderen van on
bruikbare informatie door middel van het toepassen
van een 'macroselectie' op document-niveau. Vereist
hiervoor is een analyse van de informatie die de or
ganisatie binnenkomt en de waarde daarvan;
b het realiseren van de eerste vorm van interne in
formatieselectie: processelectie, seléctie van infor
matie benodigd voor specifieke strategische, tacti-
[69]
