Omslag in informatie
(Documentaire) informatievoorziening
in de politieregio brabant zuid-oost in verandering*
G.J. van Bussel en F. F. M. Ector
39(19§ 5) >421 "425.4ZI- Schweit
zer-Veldhuizen, 20. Ook: H. K.
Snippe, 'Informatie en automatise
ringbij de gemeentelijke overheid',
OD 39(1985),409-413.
20 M. Beekhuis, Procesregistratie bij de
directie der Domeinen Ministerie van
Financiën ('s-Gravenhage, z.j.) (naar
editie in: Reader archiefvormingen
archiefordening bij de overheid in de
2oeeeaw(Rijksarchiefschool; 's-Gra-
venhage, i99i));BotsenJansen,
120-143P. M. H. Waters, Prodoc
procesbeheersingen documentatie
('s-Gravenhage, 1986) en van dezelf
de auteur Procesbeheersing ('s-Gra
venhage, 1987). Zieook: G. Budel,
'Een overheidsautomatiseerder over
M lg's', Nieuws vanArchieven 12
(t993),nr.6, i27-i29en'Decome
back van het archief', Document
Management. Nieuwsbrief voor docu
mentaire informatiekunde 2(1993),
nr. 1,1-4; V.J.J. M. Bekkers, 'De
digitale overheid: datacommunica
tie i.p.v. papier', Openbaar Bestuur
2(1992.), nr. 5,7-13.
21 Ookin Omslagin Opslag32-33,36,
48-49.
22 P. Waters en H. Nagelhout,'De kei
zer ontwikkeld', nab 96(1992), 169-
179.173-
23 Over archiefselectie en de aanpak
daarvan bij overheidsinstellingen is
veel geschreven en wordt nog voort
durend gedebatteerd. Wij beperken
ons hier tot vermelding van A. J. M.
den Teuling, 'Selectie en vernieti
gingvan archiefbescheiden', Archief
beheer in de praktijk, afd. 401 o;
H.J. vanMeerendonk, Flandleiding
voorselektie en vernietiging van ar
chiefbescheiden ('s-Gravenhage
1985); F. C.J. Ketelaar,'Dearchiva
ris en de toevloed van moderne ar
chieven',nab 88(1984), 134-145,
m.n. i37-i4i;F.C.J.Ketelaar,
'Selectie van archiefvormers', nab
93(1989), 307-309; H.Janssen,
'Archiefselektie op institutioneel
niveau', nab 94(1990), 227-240;
A.J. M. den Teuling, 'Vernietigings
percentage en archiefselectie op in
stitutioneel niveau', nab 94(1990),
343-348-. Van de internationale lite
ratuur is van belang o.m. T. R. Schel
lenberg, The appraisal of modern
public recora(t(Washington, 1956)
(Duitse vertaling 1990); van dezelf
de auteur 'Bewertungsmafetabe',
Akten- undArchivwesen der Gegen-
wart. Theorie undPraxis 196 r
131 -172 en K.J. Smith, 'Sampling
and selection: current policies',
G.H.Martin-P,Spufford.ed., The
records of the nation. ThePublic
Record Offcei8y8-ip88. The British
Record Society i888-ig88 (Wood-
bridge, 1990), 49-56.
24 A. A. Wentink, 'Management van
documenten verbetert produktivi-
teit',K&E, juni 1989,63-66; Omslag
in Opslag, 37.
25 Den Teuling, 'Criteria voor bewaren
ofvèrnietigen', afd. 4010,12-21;
A.J.M. den Teuling, 'Wettelijke re
gelingen' Archiefbeheer in de
praktijk, afd. 4015,1-22.
26 Digitalisering van bestaande
(semi-)statische archieven wordt uit
kostenoogpunt in het algemeen niet
realistisch en haalbaar geacht:
S. E. G. van Eeuwijk, 'Imageproces-
sing voor archivering', k&e, decem
ber 199120-22. Zie de visie van F.
Bazelmans, 'Wat kost elk opslagme
dium?', k&e, januari 1991,20-22.
Microverfilmingzou een alternatief
kunnen zijn, zeker indien gebruik
gemaakt wordt van computerge
stuurde retrievalsystemen. Zie
G.T. Moran, 'Vergelijking van
microverfilming en electronische
opslagtechnieken', OD 46(1992),
nr. 11,275-277.
27. Zieook: B. Jonkeren,'Vanomslag
tot actie. De nieuwe visie op archive
ring in de praktijk', OD 45(1991),
nr. 12, 321-323.
28 Zievoordeopzeteninrichtingvan
het project archiefselectie ook verge
lijkbare, evenwel complexere projec
ten 'implementatie informatietech
nologie': W. Adriaans, Dekenzeen
aanschafvan informatietechnologie.
Een praktische handleiding voor het
managementPDe.Ytnx.ex, 1989).
29 Zie voor verschillende vormen in
archiefselectie: Criteria en uitgangs
punten bij de bewerking van ge
meentelijke (semi-) statische archie
ven, geordend volgens het dossier
stelsel, opgesteld door de lopai, 5,
in conceptversie geraadpleegd.
30 G.N. Jager, 'Coördinatie van de
openbare informatievoorziening',
I&i 1(1983),37-42.
31 Houben-VanRossum, 30-31;
J. M. W. de Hek, 'Informatiebeleid
en -planning in een overheidsorga
nisatie', OD 45(1991),nr. 10,282-
285.
3 2 JIn 't Veld, Manager en informatie.
Informatiesystemen met of zonder
c0m/u<f!?r(Leiden/Antwerpen, 1989;
tweede druk), 61.
33 In 't Veld, 66. Zie ook: Bots en
Jansen, 156-200.
[66]
De reorganisatie van het Nederlandse politie-apparaat heeft belangrijke
consequenties voor het archiefbeheer. In de regio Eindhoven is al in een
vroeg stadium de problematiek van integratie en selectie van archievenbe
standen aangepakt. Daarbij is de betrokken archiefdienst niet de rol van 'be
zemwagen' gaan vervullen, maar is in een interessant organisatorisch model
de verantwoordelijkheid van de archiefdienst verweven met die van de ar
chiefvormer. In eerste instantie is nog een éénmalig 'traditioneel' selectie- en
vernietigingstraject gevolgd, maar dit vormde de aanzet tot een nieuwe be
nadering vanuit de bedrijfskundige oogpunten, zoals die ook in het vorige
artikel nader zijn beschreven. Drs F. F. M. Ector, verbonden aan het Streekar
chief Samenwerkingsverband Regio Eindhoven en leider van het Eindho-
vense project, en drs G.J. van Bussel, als extern deskundige betrokken bij de
uitvoering van het project, blikken terug en doen enkele aanbevelingen.
Naast het 'Haagse model', zoals dat elders in dit nummer wordt beschreven,
en dat primair door de archiefdienst zeifis ontwikkeld, volgt hier het 'Eind-
hovense model', dat binnen strakke, door anderen vastgestelde bedrijfsmati
ge kaders werd opgezet.
1
Selectie in discussie
Selectie van informatie is een 'hot item'. Vele ont
wikkelingen in onze huidige maatschappij nopen tot
een herbezinning op de uitgangspunten en procedu
res zoals die met betrekking tot selectie en vernieti
ging in het verleden zijn ontwikkeld en die door H. J.
van Meerendonk in 1985 in een handboek werden
vastgelegd.1 De publicatie van Omslag in opslag in
1991 en enkele hierop preluderende artikelen van
F.C.J. Ketelaar hebben de discussie een nieuwe im
puls gegeven.2
Ketelaar stelde dat de selectie als uitgangspunt de
werkhypothese moet aanvaarden dat hoogwaardige
administraties hoogwaardige archieven produce
ren.3 Waardering, 'appraisal', en selectie van te bewa
ren informatie impliceert waardering en selectie van
over te nemen archieven. In overeenstemming met
gebruiken in het buitenland dient de selectie niet
meer gebaseerd te zijn op archiefbescheiden, maar
op archiefvormers. Geen nieuw idee, want De Vey
Mestdagh opperde reeds in 1962 selectie en vernieti
ging toe te passen op de neerslag van 'overheidsorga
nen zelf, op grond van hun graad van autonomie,
van hun zelfstandige beslissingsmacht en het belang
van de hun opgedragen taken'.4 H. Janssen sluit zich
[67]
