leid geïntegreerd wordt in het bedrijfsbeleid.31 In
formatiebeleid is de visie van het management op de
opbouw van de informatievoorziening over middel
lange termijn (3 tot 7 jaar). In dit beleid wordt de
weg uitgestippeld naar doelmatige informatieverza
meling, -bewerking, -verwerking, -selectie en -ver
nietiging. Alle bestaande informatiebestanden die
nen daarin gelijkwaardig te worden behandeld. Het
informatiebeleid moet de doelstellingen, prioritei
ten, uitgangspunten en beleidsprincipes, randvoor
waarden, organisatorische condities en personele
structuur in onderlinge samenhang omvatten. Van
belang is een visie op de ontwikkeling van geautoma
tiseerde en niet-geautomatiseerde informatievoor
ziening.32 Door middel van informatieplanning
wordt het informatiebeleid in tijd uitgezet en verder
gedetailleerd. Een informatieplan is een termijnplan
voor 2 a 3 jaar, dat jaarlijks moet worden aangepast
en een jaar doorgeschoven. In het informatieplan
komen modellen van bedrijfsprocessen afzonderlijk
en in hun onderlinge relaties voor, de huidige situ
atie, de weg in processtappen tot de gewenste situ
atie, de prioriteiten en de tijdschaal.33 Informatiese
lectie en -vernietiging dienen structureel onderdeel
te zijn zowel van informatiebeleid als van informatie
planning. Principes van informatielogisdek en -se
lectie bieden het management immers de mogelijk
heid de informatievoorziening effectief en efficiënt
in te richten met alle voordelen van dien.
Summary
Selection of information. Reflections
on necessity, organisation, approach and policy
Organisations have become increasingly interested
in 'information management', especially since the
advent of machine readable information. What is
the most efficient way of collecting and storing
information and how to direct these data effectively
to the relevant places in the organisation - is what
information management is about. The author is an
expert on business administration and management
and works as an independent organisation and infor
mation consultant. He describes how the subject of
'information selection' is regarded in the light of
modern theories on management and administra
tion. He also indicates how these views may be ren
dered concrete.
Noten
1 G.J. Hupse, 'Dewittewatervloed.
De fabricage van papier als infor
matiedrager en de electronische
alternatieven', Open 18 (1986)
533-539.534-535-
2 P. van Haaster, 'Het 90/90 pro
bleem', k&e, november 1991,18.
3 G. Price, 'dis vermindert kantoor
kosten', k&e, april 199113;
D. Overkleeft, "Wat is Dis?', k&e,
mei 1992,13-15,13.
4 W. van Donselaar, A. L. M. Helder
man, 'Informatieontsluitingals
managementsysteem', 1&1 8 (1990),
nr. 2,68-73,68.
5 D. Gaasbeek, 'Papierverbruik blijft
toenemen', k&e, september 1992,
95-96; L. Groosman, 'Van papierlo
ze naar papierlozende samenleving',
Eindhovens Dagblad, 10 novem
ber 1993, spreekt van plm. 30 mil
jard kopieën, d.i. een afstand van
3000 kilometer!
6 In een waarschijnlijk niet onrealisti
sche schatting wordt voor de over
heidssector aangenomen dat alleen
al in bureauladen ongeveer 150 kilo
meter ambtelijke stukken berusten.
C. Fijna, 'Een aanslag op de opslag',
od 46(1992), nr. 12,294.
7 Van Haaster, 'Het 90/90 probleem',
18.90 van de informatie staat op
papier, 90 van de investeringen
vindt plaats in informatieautoma
tisering.
8 F. Bazelmans, 'Hoezo kantoorauto
matisering?', k&e, juni 1992,11-
13,11. Na 1986 leek informatie in
het bestuurs- en managements-
jargon alleen maar betrekking te
hebben op gegevens op electroni-
schedragers. Gegevens in bibliothe
ken, documentatiecollecties en ar
chieven (klassieke dragers) vielen er
krachtens dit jargon niet onder. Een
recentvoorbeeld: R.T.M. Botsen
W. Jansen, Organisatie en informatie
(Alphen aan den Rijn/Zaventem,
1993, derde druk)Omslagin opslag.
Terugkeer naar informatievoorzie-
ning (Den Haag, 1991) schaarde
archiefbescheiden in de zin van de
Archiefwet weer onder het begrip.
Wij verstaan informatie echter in de
zin zoals die vóór 1980 gebruikt
werd: alle informatiedragers dienen
gebruikt te worden om tot juiste,
volledige en actuele informatie te
komen. Zie het schema in A. J. M.
denTeuling, 'De nieuwe kleren van
de keizer', nab 96(1992), 131-140,
[64]
136. P. Mouwen en T. Theunis, 'Er
varingen met gemeentelijk informa
tiebeleid', Openbaar Bestuurt
199 2)nr. 4,7-1 o, beschrijven een
beleid dat zich oorspronkelijk
volledig richt op de informatie-
automatisering. Allerlei problemen
leidden echter tot een heroriëntatie,
waarin ook het 'papieren' systeem
erkend werd.
9 Definitie gebaseerd op R.W. Starre-
veld, H. W. de Mare, E. J. Joëls,
Bestuurlijke Informatie Verzorgingi
Algemene grondslagen (Alphen aan
deRijn/Deurne, 19913edruk).
Zie: J. S. Achterberg, 'Management
van de informatievoorziening', Be
drijfskunde 60(1988), nr. 3,195-203,
203;T.J. Laponder, 'Administratie
ve organisatie, wat is dat eigenlijk?',
od 46 (1992), nr. 4,91-92en
A.L.M. Schweitzer en E. Veldhui
zen, InleidingBestuurlijke Informa-
tiekundefschoonhoven, 1988),
15-16.
10 G. J. van Bussel, 'Support. Externe
adviesbureaus documentaire infor
matievoorziening en bestuurlijke
reorganisatieprocessen', Syllabus
Seminar 'Zorg dat je er) bij bent
Administratie, informatiebeheer en
de nieuwe archiefwetgehouden op
dinsdag25 mei 1993 teOss. Zie
eveneens: C. Boonstra, 'bidata in
verandering. Documentaire infor
matievoorziening bij Koninklijke
PTT Nederlandnv', Opent5
(1993), nr. 2, 56-60,57; S. A. Goed-
bloed, 'Documentaire informatie
verzorging in de rijksdienst', OD
36(1982), 411-415 enA.W. Wam-
steker- Meijer, 'Het papieren moe
ras', Idrlz(i984),nr. 5,48-54,50.
11 Van Bussel, 'Support'. Genoemde
problemen hoeven zich niet tegelij
kertijd en niet allemaal voor te doen.
Over problemen inde informatie
voorziening ook: C. Brevoord,
'Management van effectiviteiten
efficiency in de administratieve
automatisering', Bedrijfskunde
50(1978),nr. 2,106-115;J.S.Mac
kenzie Owen, 'Informatiemanage
ment zonder informatica', 1&1
9(1991),nr. 3,13-19, iyen Omslag
in Opslag. Opvallend is dat haperen
van de geautomatiseerde documen
taire informatievoorziening dezelf
de problemen met zich meebrengt:
G.J. Groenenboom, 'Administratie
ve logistiek', nr. 3,57-
64. Zieook: G.C. Nielen, 'Kritieke
faalfactoren in informatiesystemen',
Openbaar Bestuurt (1992), nr. 6/7,
16-19.
12 Schweitzer-Veldhuizen, 20;J.A.M.
Theeuwes, 'Bedrijfskundigeaspec
ten van informatiesystemen', Be
drijfskunde 62 (1990), nr. 3,230-
233; T.E. Timman, D. Harte, 'Een
vogel in de hand, tien in de lucht',
od 47(1993), nr. 6,169-171.
13 Informatielogisdek is integrale
besturing van bestuurlijke en docu
mentaire informatiestromen (docu
ment- of infoflow) door analyse van
de daaraan onlosmakelijk gekoppel
de werkstromen (workflow) en ter
controle daarvan. Van Bussel, 'Sup
port'. Voor uitwerkingen zie: T. H.
Koster, M.F.G.M. Verstegen,
'Logistiek en administratieve orga
nisatie I. Een andere manier van
kijken bij het inrichten van de ao',
Financieel Overheidsmanagement
(1991), nr. 5,4'7;T. H. Koster,
M. F. G. M. Verstegen, 'Logistiek en
administratieve organisatie 11.
Ontwerp van primaire processen
met logistieke principes', Ibidem
(i99i),nrs. 7/8,9-i2;T.H. Koster,
E. A. H. Platier, 'Logistiek en admi
nistratieve organisatie. Technieken
voor logistieke analyse in gegevens
verwerkende organisaties', De
Accountant7, maart 1992,427-43 5
Informatielogisdek is één van de
toetsstenen van Bussiness Proces
Redesign. Zie o.a. W. Verwey,
'Re-engineering', NRC-Handels-
blad, 18-12-1993.
14 W.J. Beek, 'Informatie: grondstof,
produkt en produktiemiddel', 1 &i
3(1985), 34-43; R.P.E.G. Houben,
R. P.M. van Rossum, 'Informatiebe
leid in bedrijfsleven', k&e, decem
ber 198 529-3 5V. Stibic, 'Van be-
drijfsbibliothecaris naar informatie
manager. Veranderingen in het
beheer van bedrijfsinformatie',
Open 18(1986), nr. 7/8, 329-334.
15 G.J. van Bussel, 'Informatieselectie
als managementinstrument' (ter
perse)Ook: A. O. Kouwenhoven,
De anomalie van informatie. Proble
men rond het selecteren en bewaren
van documentaire informatie
(Amsterdam, 1992), 19.Zieook:
A. J. M. denTeuling, 'Motieven
voor selectieve vernietiging en be
waring', A. van Giessel, F. C. J. Kete
laar en A. JM. den Teuling (red.)
Archiefbeheer in de praktijk (Houten
1986, e.v.),afd.4005,15;A.J.M.
den Teuling, 'Criteria voor bewaren
ofvernietigen', Ibidem4010,1-21
m.n. 1-11
16 Donselaar-Helderman, 68.
17 Groenenboom, 57-64 en enkele ar
tikelen van A. A. Wen tink, waaron
der 'Op zoek naar kantoormanage-
ment',K&E, november 1985, 32-38;
'Kantoorautomatisering eist kan-
toormanagement'.OD 41 (1987), nr.
3,48-50; 'Het kantoor als documen-
tenfabriek', k&e, juli/augustus
1989,14-I7en'Geïntegreerdkan
toorsysteem moet produktietijd be
perken', k&e, juli/augustus 1993,
28-30.
18 Van Bussel, 'Informatieselectie'.
19 M.J. vanderVenenR. Zaal,'Be
stuurlijke informatie en geautoma
tiseerd postregistratiebestand', od
[65]
