mische informatiebestanden dan ook in toegankelijke
en geordende staat te (laten) brengen.22
Na afsluiting van de lopende zaken en het (semi-)sta-
tisch worden ervan, treedt de tweede vorm van infor
matieselectie op: archiefselectie. Hieronder verstaan
we het lichten van alle niet meer actuele informatie
uit de dynamische bestanden en de continue selectie
van voor vernietiging in aanmerking komende infor
matie uit bestaande (semi-)statische ((niet-) geauto
matiseerde) informatiebestanden archieven), ge
baseerd op de reeds tijdens de dynamische fase uitge
voerde voorselectie.23 Informatie die haar functie
heeft verloren en geen enkel concreet doel meer dient,
wordt door middel van archiefselectie uit de informa
tiebestanden verwijderd en, eventueel na verloop van
vernietigingstermijnen, fysiek vernietigd.24
Archiefselectie dient plaats te vinden op grond van
bestaande wettelijke en/of interne criteria en richtlij
nen en met gebruikmaking van bestaande of op maat
gesneden vernietigings- c.q. bewaarlijsten.23 Het
resterende, te bewaren deel van de archieven wordt
geïnventariseerd, materieel verzorgd en op een cen
trale plaats binnen de organisatie gedeponeerd c.q.
in een centrale terminal opgeslagen. Tot de machine
leesbare inventarissen dientvia on-line verbindingen
toegang te zijn. Machineleesbare informatie moet
direct vanuit deze terminal toegankelijk zijn; 'papie
ren' dossiers worden per omgaande ter beschikking
gesteld, eventueel in (direct na gebruik te vernieti
gen) kopievorm. Afhankelijk van de gebruiksinten-
siteit kan overwogen worden 'papieren informatie'
via informatietechnologische middelen om te zetten
tot machineleesbare informatie om zodoende de toe
gankelijkheid en de beschikbaarheid te verhogen.26
Voordat informadelogistiek en processelectie op ef
fectieve wijze tot gelding gebracht kunnen worden,
zullen alle bestaande geautomatiseerde en niet-geau-
tomatiseerde informatiebestanden door middel van
archiefselectie moeten worden geschoond van te ver
nietigen informatie. Op deze wijze ontstaat als be
ginsituatie een betrouwbaar, up-to-date dynamisch,
en een volledig toegankelijk (semi-) statisch infor
matiebestand. Archiefselectie, normaal gesproken
binnen organisaties altijd het laatste stadium van in
formatieselectie, dient eenmalig toegepast te worden
om de informatiebestanden uit het verleden voor te
bereiden op informatievoorziening gebaseerd op in
formadelogistiek en -selectie. In het onderstaande
zullen wij aan deze 'eenmalige' toepassing aandacht
besteden.
Informatieselectie: projectmatige
aanpak van archiefselectie
Archiefselectie als start voor een op informadelogis
tiek en -selectie gebaseerde organisatie van de infor
matievoorziening 27 kan het beste als een project
worden afgewikkeld, dat wil zeggen als een eenmalig
karwei dat door de verschillende interne en/of exter
ne medewerkenden, binnen een gegeven tijd en bin
nen een bepaald kostenbedrag alsmede eventuele an
dere randvoorwaarden wordt uitgevoerd.28 Interne
uitvoering van archiefselectie verdient de voorkeur,
maar de prakrijk leert dat veel organisaties niet alle of
voldoende deskundigheid in huis hebben om het se
lectieproject intern uit te voeren. In dat geval dient
men gebruik te maken van externe deskundigen bij
opzet en uitvoering van het project.
Voorbereiding Belangrijk voor het slagen
van het project is een goede voorbereiding. In deze
fase dient een produktbeschrijving te worden opge
steld, waarin de eisen, criteria en bijzonderheden
worden vermeld die bij de uitvoering van de archief
selectie van belang zijn. Wijziging hiervan na het ac
cepteren van een offerte is slechts mogelijk onder
aanvaarding van de financiële consequenties. In de
produktbeschrijving horen onder andere vermeld te
worden:
een globale beschrijving van organisatie, structu
rering daarvan en bewaarniveau;
een exacte opgave van (de omvang van) het te be
werken (niet-geautomatiseerde) informatiebestand.
Alle extra te bewerken informatie leidt bij inschake
ling van externe deskundigen naderhand tot meer-
werkkosten. Het is dan ook wenselijk hen in de gele
genheid te stellen het te bewerken informatiebe
stand zelf te bekijken;
de vorm van selectie die verwacht wordt. Deze
keuze heeft financiële consequenties aangezien de
intensiteit van de bewerking per selectievorm ver-
schilt29;
[62]
bijzonderheden die ertoe (kunnen) leiden vernie
tigbare informatie van vernietiging uit te zonderen;
eisen met betrekking tot materiële verzorging;
eisen met betrekking tot inventarisatie;
de bewaking van voortgang en kwaliteit door
middel van kwaliteitscontroles en periodiek werk
overleg.
Het is aan te raden de produktomschrij ving op te ne
men in de offerte-aanvraag. Indien tijd of deskun
digheid ontbreekt tot formulering van een adquate
produktomschrijving kan men deze door een exter
ne adviseur laten vervaardigen. De hiervoor inge
schakelde adviseur moet echter van de uitvoering
van het selectieproject worden uitgesloten.
Offerte-aanvraag en -beoordeling
Op basis van de offerte-aanvraag moet een aantal ge
selecteerde externe adviseurs een aanbieding doen.
De adviseur moet in staat zijn aan de eisen genoemd
in de produktbeschrijving te voldoen. In verband
met de contractbehandeling is het van belang dat in
de offerte-aanvraag expliciet de vraag wordt opgeno
men naar voorbeelden van standaardcontracten en
algemene leveringsvoorwaarden.
De offertebeoordeling is verdeeld in een tweetal
stappen, namelijk één waarin wordt beoordeeld of
de offerte is opgesteld conform de in de offerte-aan
vraag gestelde eisen en één waarin wordt beoordeeld
in hoeverre het aangebodene en de leveringsvoor
waarden passend zijn ten opzichte van de in de pro
duktbeschrijving gestelde eisen. Op basis van de
offertebeoordeling wordt in beginsel gekozen voor
een bepaald aanbod.
Contractbehandeling De contractbespre
kingen beginnen met het vastleggen van de afspra
ken die met de externe deskundige gemaakt zijn.
Mede op basis hiervan stelt de adviseur een concept
contract op met een omschrijving van de aangebo
den diensten en de prijzen daarvan. Na controle
door de opdrachtgever en eventueel in onderling
overleg aangebrachte wijzigingen, kan dit tot defini
tief contract worden
Uitvoering archiefselectie Na het teke
nen van het contract zal op de afgesproken tijd de ex
terne adviseur de uitvoeringsfase aanvangen. Volgens
een bepaalde methodiek wordt in deze fase de ar
chiefselectie uitgevoerd, voortdurend volgens de
produktbeschrijving gecontroleerd op kwaliteit en
voortgang. Bij de werkzaamheden wordt gebruik ge
maakt van aanwezige of gangbare vernietigings- en
stukkenlijsten. Indien gewenst kan ook de categorie
uit de vernietigingslijst op basis waarvan de selectie
op vernietiging plaatsvindt worden aangegeven. De
externe adviseur zal slechts lopende, actuele zaken in
het dynamische archief of de nieuwe dynamische
((niet-)geautomatiseerde) procesarchieven achterla
ten, voor de overheid geordend volgens de nieuwste
uitgave van de Basiscode vng voor overige organisa
ties volgens een bestaande of nieuw ontwikkelde or
deningscode voor informatiebestanden. De gevorm
de dynamische informatiebestanden worden door
middel van een (machineleesbare) dossierinventaris
toegankelijk gemaakt. Afgedane informatie wordt
in het (semi-)statisch informatiebestand onderge
bracht. Dit bestand wordt vervolgens geselecteerd.
Alle (op termijn) vernietigbare informatie wordt in
V(ernietig)-series ondergebracht, terwijl alle te be
waren beleids- en uitvoeringsstukken een plaats krij
gen in een B(ewaar)-serie. Zowel van de b- als van de
v-serie worden (machineleesbare) inventarissen sa
mengesteld; beide series worden afhankelijk van de
wensen van de opdrachtgever op archiefcode danwel
numeriek afgesteld. Tegelijkertijd met selectie en in
ventarisatie worden de betreffende informatiebestan
den materieel verzorgd. De opdrachtgever verkrijgt
door toepassing van archiefselectie een compact, toe
gankelijk en van alle nutteloze informatie geschoond
informatiebestand, en kan hierop voortbouwen bij
de implementatie van de principes van informatiel-
ogistiek en -selectie binnen de organisatie.
Informatieselectie:
onderdeel van informatiebeleid
en -planning
Organisatie en (documentaire) informatievoorzie
ning zijn te beschouwen als complementair. Veran
deringen in de één leiden automatisch tot wijzi
gingen in de ander.30 Het belang van de organisatie
vereist derhalve dat het management de totale infor
matiefunctie als een strategisch organisatie-element
beschouwt, dat door middel van het informatiebe-
[63]
