beurt met slechts 40 van de aangeleverde docu
menten! Bij heel veel van de vandaag de dag gepro
duceerde informatie past namelijk de vraag in hoe
verre die wel zinvol is, bijdraagt aan het bereiken van
de doelstellingen van de organisatie. Ondanks die
voortdurend toenemende hoeveelheid papier binnen
organisaties en de dientengevolge steeds meer uitpui
lende archieven,*5 hebben in de laatste decennia ma
nagers en systeemanalisten zich niet op de papieren
systemen, maar op de computersystemen geconcen
treerd. Alle kaarten werden op de automatisering
gezet: 90 van alle investeringen in de informatie
voorziening vond in de informatie-automatisering
plaats.7 De 'papieren' informatievoorziening werd
niet in het informatiebeleid betrokken en over het al
gemeen niet aan daaruit voortvloeiende informatie
planning en regelgeving onderworpen.8 Gevolg was
dat opslag, ontsluiting, up-todate houden van dyna
mische archieven, selectie en vernietiging van papie
ren informatie, door het management werden ver
waarloosd.
Bestuurlijke en documentaire
informatievoorziening
Bestuurlijke informatievoorziening (vroeger ook wel
administratieve organisatie genoemd) is (de orga
nisatie van) analyse, structurering en systematische
verzameling, vastlegging en verwerking van gege
vens c.q. informatie, gericht op het verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, doen func
tioneren en beheersen van een organisatie.5 Docu
mentaire informatievoorziening is, ongeacht de in
formatiedrager, de systematische archivering, toe-
gankelijkmaking en het beheer van actuele en
niet-actuele bestuurlijke gegevens, de verstrekking
van informatie daaruit ten behoeve van de bestuur
lijke informatievoorziening en management, de
controle op het voortgangsproces binnen de be
stuurlijke informatievoorziening en de selectie en
vernietiging van binnen het administratieve en be
stuurlijke proces onbelangrijke informatie.10 Docu
mentaire informatievoorziening mag geen doel op
zich zijn. Het is een essentieel ondersteunend on
derdeel van de organisatie. De nadruk op het geauto
matiseerde onderdeel van de documentaire informa
tievoorziening leidde er echter toe dat het oorzakelij
ke verband tussen 'papieren' informatievoorziening
en organisatie grotendeels verloren ging. En aange
zien de meest essentiële informatie vaak op papier is
vastgelegd, kon de bestuurlijke informatievoorzie
ning niet effectief functioneren. Management- en
beleidsinformatie kon, ondanks de inspanningen
van post- en archiefafdelingen, niet tijdig, volledig,
nauwkeurig, controleerbaar en compact ter beschik
king worden gesteld. Met als resultaat dat organisa
ties niet meer slagvaardig op maatschappelijke en
marktontwikkelingen konden reageren. Het hape
ren van de documentaire informatievoorziening uit
te zich in een te langzame doorstroming van papie
ren documenten, in dossierophopingen in de orga
nisatie als geheel, in produkdeonderbreking door
gebrek aan het juiste basismateriaal, in wachttijden
door slecht op elkaar afgestemde produktie- c.q.
operationele fasen, in overschrijdingen van lever- en
afdoeningstijden en, last but not least, achterstanden
in de bewerking.11 (Afdoenings-)problemen in de
bestuurlijke informatievoorziening werden in eerste
instantie niet teruggevoerd op haperingen in de
kerntaak van de documentaire informatievoorzie
ning, maar op de organisatie als geheel. Van bovenaf
opgelegde reorganisaties, steeds vaker ondersteund
door de implementatie van informatietechnologie,
hielden geen rekening met de betekenis die de 'pa
pieren' informatievoorziening binnen organisaties
nog steeds had. Voor het slagen van een reorganisatie
is begrip daarvoor echter absoluut noodzakelijk. Het
is voor het management van organisaties namelijk
van groot belang dat de documentaire informatie
voorziening als beheerder van én papieren én machi
neleesbare informatiebestanden in staat is effectief in
te spelen op de informatiebehoeften in de werk-, on
dersteunende en bestuursprocessen van de bestuur
lijke informatievoorziening en het management.12
Gebruikmaking van principes van informatielogis-
tiek, waarbij rekening gehouden wordt met zowel
het geautomatiseerde als het niet-geautomatiseer-
de taakveld van de documentaire informatievoor
ziening, kan bestaande informatieproblemen oplos
sen en de slagvaardigheid van de organisatie verho
gen.13 Toepassing van logistieke principes maakt
het mogelijk informatie te gebruiken als een be
stuurbaar en beheersbaar produktiemiddel.'4 Be
langrijk bij de toepassing van informatielogistiek is
informatieselectie, die de basis vormt voor de onont-
[60]
koombare vernietiging van irrelevante ((niet-)ge-
automatiseerde) informatie.15 Het is onder andere
op dit gebied dat externe adviseurs op het terrein van
(documentaire) informatievoorziening een bijdrage
(kunnen) leveren aan het interne en externe functio
neren van zowel overheids- als niet-overheidsorgani-
saties.
Informatieselectie
als management-tool
Informatieselectie van relevante gegevens ter bevor
dering van sturing en beheersing van werk-, onder
steunende en bestuursprocessen verbetert de interne
en externe logistiek van informatie. Voor een organi
satie betekent toepassing van informatielogistiek en
-selectie dat informatiestromen naar en binnen de
omgeving alsmede de informatiebehoeften op stra
tegisch, tactisch en operationeel niveau, moeten
worden geanalyseerd, in kaart gebracht, gestroom
lijnd en continu gestuurd. Succes hangt immers in
toenemende mate af van het vermogen van organisa
ties relevante informatie te selecteren en die om te
zetten in de juiste handelingen.16 De ontwikkeling
van een infrastructuur voor de selectie van informa
tie en de besturing van informatiestromen is daarom
van vitaal belang.'7
Een infrastructuur voor informatieselectie dient zo
wel extern als intern te worden ontwikkeld.
Externe informatieselectie is de door organisaties
bewust en actief ondernomen activiteit tot verwer
ving van externe, actuele informatie die van belang
is voor het vervullen van taken en het bereiken van
doelstellingen. De in kaart gebrachte strategische,
tactische en operationele informatiebehoeften bin
nen de organisatie zijn richtsnoer voor het selecteren
van de in aanmerking komende informatie in bi
bliotheken, documentatiecentra en databanken,
waarmee on-line-verbindingen dienen te bestaan. De
verworven informatie wordt volledig of in gecompri
meerde, samengevatte vorm in bibliotheek/docu-
mentatiecollectie en, voor wat betreft de machine
leesbare gegevens, in terminals opgeslagen en tegelij
kertijd in kopievorm via interne informatiestromen
naar functionarissen op het belanghebbende niveau
van de organisatie doorgesluisd. Op vastgestelde tij
den wordt irrelevant geworden informatie op basis
van intern vastgestelde criteria uit het informatiebe
stand verwijderd; in de organisatie verspreide ((niet-)
machineleesbare) kopieën zijn te allen tijde direct
vernietigbaar.
Interne informatieselectie komt in twee vormen
voor.'8 De eerste vorm is de processelectie: selectie
van informatie benodigd voor specifieke werk-, on
dersteunende en bestuursprocessen en aansluitend
bij de daaruit voortvloeiende informatiebehoeften
van medewerkers. Na het in kaart brengen van alle
genoemde processen die zich binnen een organisatie
voltrekken en de zich daarbinnen afspelende proces
stappen, worden de aan deze processen gekoppelde
informatiebehoeften en -stromen op systematische
wijze geanalyseerd. Deze analyse is dynamisch en
continu, aangezien informatiebehoeften, althans op
strategisch niveau, zich wijzigen naar gelang de om
standigheden.'5 De informatievoorziening wordt op
deze geconstateerde informatiebehoeften afgestemd,
waarbij processelectie ervoor zorgt dat de voor een
bepaald (deel-)proces benodigde informatie, ont
daan van het niet benodigde, via de juiste route op de
juiste plaats binnen de organisatie terecht komt. Re
gelmatige analyse van de voorkomende document
soorten per (deel-)proces is daarvoor een voorwaar
de. Procesregistratie ondersteunt de beheersing van
de primaire processen. Bij deze procesregistratie
wordt ten behoeve van de procesbeheersing een com
binatie gemaakt tussen de registratie voor procesbe
heersing en die voor informatiebeheersing. Procesre
gistratie leidt tot duidelijke identificatie per proces,
goede ontsluiting door middel van procesomschrij
vingen, goede beheersing (verblijfplaats, voortgangs
controle) en effectief beheer.20
Om die informatie direct beschikbaar en toeganke
lijk te houden zal het dynamisch informatiebeheer
dichter bij de diverse processen moeten worden opge
zet dan nu veelal het geval is. Dat betekent dat lijnma
nagers verantwoordelijk gemaakt zullen worden voor
het dynamisch informatiebeheer bij de onder hun
verantwoording vallende processen.2' Deze informa
tiebestanden zijn nodig voor de bedrijfsvoering van
deze processen; zonder verantwoordelijkheid voor de
dynamische informatie kan de verantwoordelijkheid
voor de toegewezen taken niet ten volle worden ge
dragen. De lijnmanagers dienen de betreffende dyna-
61
