Informatieselectie
Gedachten over noodzaak,
organisatie, aanpak en beleid
G.J. van Bussel
Archief beheersplannen Zo mogelijk die
nen archiefsaneringsplannen overbodig te worden.
Hét middel daartoe is het archiefbeheersplan dat er
wellicht mede toe kan leiden dat het fenomeen 'werk-
archieven' verdwijnt. Een archiefbeheersplan dat alle
fasen van archiefbeheer omvat, zou het opnieuw ont
staan van achterstanden kunnen voorkomen. In dit
verband kan niet voorbij gegaan worden aan machi
neleesbare gegevensbestanden die immers ook onder
de werking van de Archiefwet 1962 vallen.
Verkorting van de overbrengingster
mijn Ervan uitgaande dat de nieuwe archiefwet
geving de overbrengingstermijn zal verkorten tot
maximaal 20 jaar, is de archiefinspectie er veel aan ge
legen het semi-statisch archiefbeheer te verbeteren.
Gelet op hetgeen is geschreven over het belang van
archiefbeheersplannen, zal het geen verbazing wek
ken dat de inspectie zich vooral zal richten op de or
dening van de bescheiden in de dynamische fase.
archieven, zomede het beoordelen van de waarde van
categorieën archiefmateriaal, dient vooraf te gaan
aan het feitelijk uitvoeren van selectiewerkzaamhe
den. Ook hier geldt: de kost gaat voor de baat uit!
5
De Haagse toekomst
Centraal semi-statisch archiefdepot
De bedoeling is het beheer van het in het nieuwe
stadhuis in te stellen centraal semi-statisch archief
depot te doen voeren door de Facilitaire Dienst. Dit
betekent dat deze dienst zich slechts bemoeit met op
slaan en 'halen en brengen'. De archiefinspectie zal
normen ontwikkelen waaraan de ordening van de ar
chiefbescheiden moet voldoen. Archiefbescheiden
waarvan de ordening niet aan die normen voldoet,
zullen niet worden toegelaten in het in 1995 in ge
bruik te nemen centrale semi-statisch archiefdepot.
De diensten zelf, werkend met bovenbedoelde nor
men blijven evenwel verantwoordelijk voor hun se
mi-statisch archiefbeheer.
Overigens kent Den Haag sinds 1978 een over
brengingstermijn van 30 jaar. In de praktijk heeft dit
er toe geleid dat de archiefinspectie er vaak zelf voor
heeft moeten zorgen dat de archieven in goede en ge
ordende staat werden overgebracht. Sinds 1991 was
daar zelfs een compleet opgetuigd saneringsproject
voor nodig, waarbij de 'vervuiler betaalde'.
Summary
The project clearance of archival
backlogs in the municipality of The
Hague. A report. In the second half of the
1980s the imminent reduction of the term of archi
val tranfer was a major issue at municipal level. The
increase in the number of archives to be kept and
managed was generally seen as an organisational
problem, whereas the situation called for a recon
sideration of the theoretical criteria for appraisal. A
report of a project carried out by the Municipal
Archive of The Hague aimed at clearing the archival
backlogs.
lUoten
1 Archiefbeheer en -behoud bij het Rijk;
Rapport van de Algemene Rekenka-
mer(Tweede kamer 1987-1988,20
655,nrs. 1-2).
2 Gemeentearchief 's-Gravenhage,
Archiefinspectie 19/8-1988 ('s-Gra-
venhage, 1990) 5 e.v.
3 'Lijst van voor vernietiging in aan
merking komende bescheiden uit
de archieven van gemeentelijke en
intergemeentelijke organen, dagte-
kenendevanna 1850', Staatscourant
20 dec. 198 3 nr. 247 en 14 aug. 1985.
4 Plan van aanpak voor de achterstan
den bij de semi-statische archieven
van de organen van de gemeente
's-Gravenhage (Gemeentearchief
's-Gravenhage, 1990).
5 Leidraad voorde selektie op vernie
tigingvan archiefbescheiden van
gemeentelijke organendoor de
Brabantse ArchiefSelektie Commissie
(Eindhoven, 1987).
[58]
Vooral door de opkomst van de machineleesbare gegevens, gaan organisa
ties zich steeds meer interesseren voor 'informatie-management'. Hoe kan
informatie op de meest efficiënte en effectieve wijze worden verzameld,
worden opgeslagen en naar de relevante 'haltes' in een organisatie worden
geleid? In het informatiebeleid en de informatieplanning speelt 'informa
tieselectie' een essentiële rol. In onderstaand artikel beschrijft drs G.J. van
Bussel, bedrijfskundige en zelfstandig adviseur op het terrein van organisa
tie en informatie, hoe tegenwoordig vanuit moderne bedrijfs- en bestuurs
kundige theorieën tegen 'informatieselectie' wordt aangekeken. Bovendien
geeft hij aan hoe die inzichten geconcretiseerd kunnen worden.
In het kader van de Nederlandse selectiediscussie is het interessant de
door Van Bussel beschreven gezichtspunten te vergelijken met object en
doel van de informatie-analyse, zoals geanalyseerd door Klep in zijn bijdra
ge in dit themanummer.
Papieren overvloed
Onze wegwerpmaatschappij kent weinig produkten
die zo veelvuldig en i n zulke grote hoeveelheden wor
den gebruikt als papier. De hoeveelheid papier pet-
Nederlandse huishouding wordt geschat op enkele
honderden kilo's per jaar.1 Ijverige kantoorwerkers in
Europa produceren dagelijks 4,7 miljard papieren
documenten.2 Ondanks andersluidende voorspel
lingen is nog steeds 90 tot 95 van alle binnen or
ganisaties bestaande informatie op papier vastgelegd.
Dit percentage vertoont de laatste jaren een angst
vallige stabiliteit. Ondanks een lichte stijging van de
gebruiksintensiteit van (grafische) documentaire in
formatiesystemen blijkt implementatie ervan nog
steeds beperkt. Reden daarvoor is dat de gebruikte
technologie relatief zeer kostbaar is, terwijl er nauwe
lijks sprake is van standaarden.3 Er zijn schattingen
die stellen dat het aantal papieren documenten (no
ta's, rapporten, brieven e.d.) zich elke zeven jaar ver
dubbelt.4 In de periode 1965-1987 werd net zoveel
papier volgeschreven als in de hele periode daaraan
voorafgaand! Alleen aan kopieerpapier wordt in Ne
derland op dit ogenblik al 80.000 ton per jaar ver
bruikt, een stapel van ongeveer 1500 kilometer hoog.
Ongeveer 75 van al deze kopieën wordt in over
heidsinstellingen en bedrijven geproduceerd.5 Daar
naast blijkt papier niet weg te automatiseren: compu-
terbestuurde printers printen dozen A4-papier vol,
die, en dat is het meest vervelende effect, gelezen en
gearchiveerd worden, voor zover tenminste niet di
rect in de prullenbak gedeponeerd. En dat laatste ge-
L59 J
