Ook zou de dossiervorming zodanig moeten wor
den aangepast dat selectie op vernietiging doel
matiger plaats zou vinden. Hierbij speelde een be
langrijke rol de overweging, dat het ontstaan van
nieuwe selectie- en overbrengingsachterstanden
moest worden voorkomen. Spijtig genoeg viel het
resultaat van de pogingen de Div-afdelingen daad
werkelijk op dit spoor te zetten sterk tegen. Ook in
dit opzicht overheerste bij hen het traditionele dy
namische archiefbeheer: zoveel mogelijk stukken re
gistreren en nogal stelselmatig alle papier in dossiers
onderbrengen zonder zich te bekreunen om de
vraag naar een reëel verband tussen taakuitvoering
en informatievragen vanuit de dienst.
trokken dossiers op lijsten van te bewaren stukken te
plaatsen. Eerst werden voor een bepaald jaar (1953)
aan de hand van de raadsvoorstellen als het ware ta
ken geselecteerd. Daardoor zou selectie van de bij elk
van die raadsvoorstellen behorende dossiers moge
lijk zijn. Bovendien zou een scheidslijn getrokken
kunnen worden tussen dossiers betreffende auto
nome bestuurshandelingen en dossiers betreffende
zelfbestuurshandelingen (autonome bestuurshande
lingen vloeien voort uit de zelfstandige gemeentelij
ke bestuursbevoegdheid; zelfbestuur behelst het uit
voeren van regelingen van hoger gezag)
Juist in de categorie 'zelfbestuur' zouden vele dos
siers die geen administratief belang meer hebben,
voor vernietiging in aanmerking komen. Tenslotte
zou het kabinetsarchief van de burgemeester als af
zonderlijk archief benaderd kunnen worden. Pas als
op deze wijze aan het 'bestuurlijk papier' zou zijn ge
werkt, zouden de ambtelijke archiefbescheiden voor
bewerking in aanmerking komen. De op deze ge-
dachtengang geënte proefneming leidde echter al
snel tot de vaststelling dat vele dossiers niet meer te
traceren waren, onder meer omdat de dossiervor
ming niet op onze vooronderstelling aansloot. Aan
gezien deze benaderingswijze feitelijk niet tot tijd
winst kon leiden, werd de proefneming stopgezet.
Vooral in de archieven van de diensten en bedrijven
komen vele stukken voor die slechts pure uitvoering
betreffen en geen enkel blijvend belang dienen.
Bepaalde archieven bleken hun specifieke eigen
aardigheden te hebben. Het archief van het Grond
bedrijf kan in theorie vrijwel integraal vernietigd
worden omdat het Grondbedrijf'slechts' een 'grond
waardeboekhouding' is. In de praktijk werden echter
ook in dat archief 'beleidsstukken' aangetroffen die
voor bewaring in aanmerking komen
De bewaarwaarde van het correspondentiearchief
van Gemeentewerken is zeer twijfelachtig; bewaring
van bestekken en werkomschrijvingen lijkt voldoen
de te zijn. Daarentegen kan uit het archief van Volks
huisvesting vrijwel niets vernietigd worden, gelet op
het zeer langlopende 'administratief belang' van de
stukken; een woningcomplex heeft nu eenmaal een
zeer lange levensduur.
De moraal van dit verhaal is; beschouw de gemeente
lijke organisatie als een geheel en stel gedegen onder
zoeken in naar de waarde van de onderscheiden ar
chieven en de onderlinge verhouding van de vormers
vóórdat tot selectie wordt overgegaan. Helaas heeft
deze benadering in de Haagse situatie moeten ont
breken, door de noodzaak met spoed de selectie ter
hand te nemen. De minder ideale benadering die fei
telijk van toepassing is geweest, zal waarschijnlijk re
sulteren in een kleiner vernietigingspercentage.
3.4 Feitelijke bewerking
Tot op heden kon 3444 m archiefbescheiden feitelijk
bewerkt worden. De lagere produktiviteit (geen 2 m
per medewerker per dag maar slechts 0,63 m) werd
veroorzaakt door het inschakelen van minder gekwa
lificeerde selecteurs én door het vrijwel ontbreken
van seriearchieven. Compensatie hiervoor werd ge
vonden door het aantreffen van minder archief dan
geraamd. De oorzaken daarvan waren het al eerder
conform de daarvoor geldende procedures vernieti
gen van archiefbescheiden door de diensten zelf, het
verdwijnen van 'werkarchieven', het niet in staat zijn
van diensten de juiste hoeveelheid aanwezig archief
op te geven en het opstellen van een raming die de
feitelijk aanwezige hoeveelheid archiefbescheiden
ruimschoots overtrof.
lot op heden konden nog maar weinig archiefbe
scheiden feitelijk worden vernietigd als gevolg van
stagnatie in de te volgen goedkeuringsprocedures.
Het verkrijgen van de toestemming van de diensten
tot vernietiging bleek in de praktijk namelijk een
moeilijk te nemen hindernis. De verklaring hiervoor
lijkt te zijn: het als niet urgent zien van archiefwerk
zaamheden, vrees voor het vernietigen als zodanig,
verschillende standpunten binnen een dienst over
vernietiging van bepaalde stukken alsmede - wel
licht - de enorme omvang van de aangeboden ver-
nietigingslijsten.
3.5 Registratuuradvisering
Een andere dienst die in het kader van het project
verleend moest worden, was het verstrekken van re
gistratuuradviezen. Beoogd werd bij de diverse afde
lingen Documentaire Informatievoorziening (div)
[56]
van de diensten meer aandacht te kweken voor het
verband tussen taakuitvoering en dossiervorming.
De noodzaak daartoe bleek nog eens te meer, omdat
het merendeel van de aangetroffen dossiers in feite
onderwerpsmappen waren. Voor het leggen van eer
der genoemd verband is kennis van taken en proce
dures voor een archiefverzorger noodzakelijk. Her
en der werd een aanzet gegeven tot het in kaart bren
gen van de werkprocessen in de diensten en afzon
derlijke afdelingen. Met name is dit gepoogd bij de
afdeling Landmeten en Vastgoed van de Dienst
Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling, waarde
archiefbescheiden nimmer object waren geweest van
Div-zorg. Onze afhankelijkheid van ambtenaren
van de dienst zelfbij de verwerving van informatie
over die werkprocessen bleek fnuikend voor een
voorspoedig verloop van die werkzaamheden.
Bij dezelfde Dienst Ruimtelijke en Economische
Ontwikkeling bleek het hoofd div geïnteresseerd in
bijscholing van zijn personeel ter verbetering van de
kwaliteit van het archiefbeheer. De cursus, gegeven
door een van de groepsbegeleiders van het project,
was erop gericht om de dossiervormers te leren de uit
voering van onderdelen van taken als een 'rode draad'
in de samenhang van de stukken te herkennen. Een
sedert enkele jaren bij die dienst in zwang zijnde half
jaarlijkse 'produkten- en projectenlijst' maakte het
vertalen' van taakuitvoering in dossiertitels ook voor
minder gekwalificeerde div-medewerkers mogelijk.
De opzet van de cursus, waarbij de traditionele werk
verdeling bij die afdeling werd doorbroken, versterk
te de betrokkenheid van de cursisten bij hun werk en
stimuleerde de onderlinge samenwerking. Wil echter
die bijgebrachte kennis en gewijzigde werkhouding
beklijven, dan behoort zo'n bijscholing met een zeke
re frequentie herhaald te worden.
3.6 De doelstellingen gehaald?
Van de beide doelstellingen van dit project - wegwer
ken van achterstanden in de semi-statische archieven
en doorstroming van projectmedewerkers op de ar
beidsmarkt - is veel gerealiseerd. Wat er aan het eind
resultaat nog ontbreekt, kon binnen de gekozen pro
jectopzet niet gerealiseerd worden.
4
Aanbevelingen en belangrijke
aandachtspunten
Archiefbeheer dient een volwaardige plaats te
krijgen in het geheel van de werkzaamheden van de
dienst. Met name geldt dit het semi-statisch archief
beheer. 'Papier moet doorstromen';
Het sinds het begin van de jaren '80 bezuinigen
op archiefbeheer, dikwijls in veel sterkere mate dan
op andere dienstuitgaven, heeft, alle waarschuwin
gen van de archiefinspectie ten spijt, een desastreuze
invloed uitgeoefend op de kwaliteit van het beheer;
Het ondoelmatige beheer, zich uitend in het te
lang bewaren van archiefbescheiden, heeft tot gevolg
dat veel geld nutteloos wordt uitgegeven aan kan
toorruimte voor opslag van archiefbescheiden;
De lage waardering die op bepaalde plaatsen in
het apparaat is toegekend aan registratuurfuncties,
heeft ertoe geleid dat gemotiveerd en vakbekwaam
personeel niet kan worden benoemd en, voor zover
het in dienst is, zo spoedig mogelijk naar andersoor
tige functies vertrekt;
Archiefbeheer en daarmede het selecteren van ar
chiefbescheiden dient bij voorkeur te geschieden
door personen die behoorlijk thuis zijn in de ge
meentelijke administratie, alsmede in de informa
tiebehoefte van de dienst waarbij zij werken. Indien
dit niet is te realiseren zijn zeer intensieve instructie,
begeleiding en controle onvermijdelijk;
Het instellen van organisatieonderzoeken en het
maken van een beschrijving van de samenhang van
[57]
