Doorstroming van personeel Het pro
ject begon met 15 medewerkers, van wie 14 mede
werkers inmiddels elders emplooi hebben gevonden.
Het merendeel is thans werkzaam in een tijdelijk
dienstverband bij de overheid en een particulier ar-
chiefbewerkingsbureau.
'Zwervende archieven Op een bepaal
de eigenaardigheid moet hier de aandacht worden
gevestigd: het bleek zeer moeilijk zo niet onmogelijk
te zijn greep te krijgen op de vele archiefbescheiden
die niet in het'officiële' archief zijn opgeborgen maar
zich bevinden in allerlei 'werkarchieven' van afdelin
gen en ambtenaren. Voor zover ervan ordening spra
ke was, weken de toegepaste systemen af van het regi
stratuurplan van de betrokken dienst. Vooral bij het
voormalige Gemeentewerken stuitte het aanpakken
van 1425 m 'werkarchieven' op tal van problemen.
Veelal zijn de beheerders zich er niet van bewust dat
het hier om archiefbescheiden gaat en overigens wei
gert men nogal eens 'zijn' archief te doen bewerken.
In één geval moest een beroep worden gedaan op het
artikel in de Haagse archiefverordening dat de archi
varis de bevoegdheid geeft archiefruimten te betre
den tegen de wil van de beheerder. Slechts een zeer
gering deel van de 1425 m bescheiden werd ter be
werking aangeboden; de rest heette te zijn verdwe
nen. Een recente hermeting van 'werkarchieven' bij
de huidige Dienst Stadsbeheer brachr overigens we
derom 1436 m dergelijke archieven aan het licht! Dit
leidt tot de conclusie dat de archiefafdeling blijkbaar
niet kan voorzien in de behoefte aan informatie, een
conclusie die overigens al onder 1 is getrokken.
wel allen tevreden waren over hun keuze om aan het
project deel te nemen. Ook over de door het project
aangeboden en betaalde sod-i opleiding, de studie
begeleiding daarbij en het aanbod van bijvoorbeeld
een excursie naar de cas te Winschoten, waren de
medewerkers te spreken. Dat gold ook voor het dis
tribueren van vacature-advertenties, het aanbieden
van een sollicitatietraining en hulp bij het schrijven
van sollicitatiebrieven en de voorbereiding van solli
citatiegesprekken.
Daarentegen was het matige salaris (eerste jaar mi
nimumloon, daarna salarisgroep 4.1 en vervolgens
4.2) een bron van onvrede bij de medewerkers. Dat
leidde tot kritiek op de projectleiding, ook al had zij
zich krachtig ingezet (deels met succes) om de sa
menwerkingspartners van de noodzaak tot betere sa
lariëring te overtuigen. Natuurlijk kan de werking
van een voor het eigen besef te geringe salariëring
ook niet 'weggerationaliseerd' worden. Temeer waar
de medewerkers, her en der bij de diensten geplaatst,
anderen (in vaste dienst) soortgelijk werk zagen doen
voor een heel wat betere beloning en dikwijls met
veel minder inzet.
Stellig heeft daarnaast ook het slechte vooruit
zicht op een baan na afloop van het project een rol
gespeeld. Was in 1991 het objectieve beeld van de ar
beidsmarkt op registratuurgebied goed genoeg om
ruime arbeidskansen in de overheidsregistratuur te
voorspellen, anderhalfjaar later bleek het banenaan-
bod zeer sterk teruggelopen. Dat leidde tot onzeker
heid en irritatie bij de medewerkers, gedeeltelijk ook
gericht op de projectleiding, voor zover die onvol
doende duidelijkheid gegeven had over dat - uiter
aard ook voor haar teleurstellende en onbeïnvloed
bare - ongunstige arbeidsperspectief.
Soortgelijke projecten in samenwerking met het
Arbeidsbureau maken nu minder kans op slagen om
dat het perspectief op werk na afloop van het project
- in vergelijking met drie jaar geleden - aanzienlijk
verslechterd is.
3.2 Bewerkte archieven
Aangezien de tijd drong - de werkzaamheden dienen
op 1 april 1994 te zijn voltooid! - is gekozen voor een
beperkt vooronderzoek in de te selecteren archieven.
Er is dus geen sprake van een 'gemeentelij k pi vot
Vanaf het begin van de werkzaamheden op 6 mei
1991 tot op heden werden de archieven van de vol
gende gemeentelijke instellingen bewerkt:
Gemeentesecretarie (1953-1976)
Gemeentewerken (1948-1990)
Gemeenteplantsoenen (1960-1984)
Gemeentelijke Dienst School- en Kindertuinen
(1960-1984)
Gemeentelijke Dienst voor Groenvoorzieningen
en Milieueducatie (1984-1990)
Gemeentelijke Dienst Stadsontwikkeling (1964-
1983), alsmede Gemeentelijk Grondbedrijf (1951-
1963) en de afdeling Grondzaken van de Gemeente
lijke Dienst voor de Volkshuisvesting 1964-1983)
Overigens moeten deze tijdvakken niet te absoluut
worden genomen; veelal werden ook oudere beschei
den aangetroffen, tot negentiende-eeuwse toe! Ook
moet worden opgemerkt dat het archief van de voor
malige gemeentesecretarie reeds grotendeels was ge
selecteerd; het kwam hier neer op her maken van een
plaatsingslijst van het te bewaren gedeelte van het ar
chief. Niettemin zijn gedurende de loop van het be
schrijvingsproces vele dossiers alsnog tot 'vernietig
baar' bestempeld.
Nadat de werkzaamheden aan het secretariearchief
waren voltooid, kwam het archief van de vroegere
Dienst Volkshuisvesting (1951-1990) aan de beurt.
Na het gereedkomen van het archief-Gemeenteplant
soenen werd aan het archief van de vroegere Reini
gingsdienst en Vervoerscentrale (1946-1990) begon
nen. Nadat het correspondentiearchief-Gemeente
werken was geselecteerd, werd een aanvang gemaakt
met de werkzaamheden aan het zogenaamde tekenin
genarchief-Gemeentewerken 1876 -1990)
Al doende werden ook nog afzonderlijke archieven
in de bewaarplaatsen aangetroffen die in de bewer
king werden meegenomen. Genoemd kunnen wor
den de archieven van de industrieschappen 'Zoeter-
hage' (1967-1985) en 'Plaspoelpolder' (1953-1987)
en het archief van de Gemeentelijke Inspectie van het
Onderwijs (1971-1990). Toen de afdeling Arbeids-
[54]
marktbeleid van de Dienst Ruimtelijke en Economi
sche Ontwikkeling werd toegevoegd aan de Dienst
Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten, heeft
een medewerker van het project zorggedragen voor
ordening van de bescheiden van die afdeling.
3.3 Selectiecriteria
Archiefbescheiden die zijn vermeld op de voor de ge
meenten geldende lijst van voor vernietiging in aan
merking komende stukken, mogen worden vernie
tigd na het verstrijken van de voor die bescheiden
geldende bewaartermijnen. Daarbuiten mag niet
worden vernietigd, behoudens de procedure 'inci
dentele vernietiging'. Duidelijker kan het niet.
Zoals zo vaak het geval is, is ook hier de werkelijk
heid wat weerbarstiger. De kunst is hoe te bepalen of
feitelijk aangetroffen stukken zijn te rangschikken
onder de categorieën van de lijst. Omdat volstrekt
onervaren personeel aan het werk werd gezet, is ge
tracht stukkenlijsten te maken. Deze pogingen wer
den al spoedig opgegeven, gelet op de veelheid van
soorten stukken die werden aangetroffen. Wel werd
nu en dan gebruik gemaakt van de Brabantse stuk-
kenlijst.'' Er werd al snel gewerkt aan de hand van het
adagium: 'Wij hanteren geen ellenlange lijsten, wij
gebruiken gewoon ons boerenverstand'. Dit bete
kende feitelijk het maken van lijsten van voor vernie
tiging vatbare stukken die werden onderworpen aan
het inzicht van achtereenvolgens de groepschef, de
registrator-adviseur, de gemeentelijk archiefinspec
teur en de gemeentearchivaris en - uiteraard - dat van
de betrokken dienst.
Het 'historisch belang' dat bepaalde stukken aan
kleeft, gaf nog menigmaal aanleiding tot discussies
over de 'bewaarwaarde'.
De eigenaardigheid van de gemeentelijke organi
satie was - tot 1 januari 1991 ook in Den Haag - dat
'beleid' werd voorbereid bij de gemeentelijke dien
sten. Er ging vervolgens een rapport naar een ge
meentelijk bestuursorgaan (lees: de gemeentesecre
tarie) om een beslissing uit te lokken. Een voormali
ge Haagse gemeentedirecteur gebruikte ooit het
woord 'klerkenregering' om aan te duiden dat 'iedere
klerk wel eens een foutje vindt'! Het genomen besluit
diende te worden uitgevoerd en werd via de gemeen
tesecretarie ter kennis gebracht van de betrokken
dienst(en). Daarnaast hadden gemeentelijke dien
sten ook bemoeienis met eikaars taakuitvoering. Dit
heeft tot gevolg dat bepaalde stukken op vele plaat
sen in de gemeente kunnen voorkomen. De conclu
sie die daaruit te trekken valt is deze: de stukken wor
den bewaard bij de 'vakdienst' en nergens anders. Dit
houdt bijvoorbeeld in dat stukken over ruimtelijke
ordening worden bewaard bij Stadsontwikkeling en
dat die stukken in andere archieven kunnen worden
vernietigd. Het archief van de gemeentesecretarie
neemt in deze een bijzondere positie in omdat in dit
archief de 'originele' neerslag van de besluitvorming
is te vinden die op die grond eveneens voor bewaring
in aanmerking komt. Op dit principe werd onze
werkwijze gebaseerd.
Gepoogd is de zaak nog wat systematischer te bena
deren. Uitgaande van de gedachte dat de gemeente
raad het hoofd van de gemeente is en op die grond de
belangrijke beslissingen neemt, is getracht aan de
hand van de bij de raad ingekomen stukken de be-
[55]
