[53]
plaatsingslijsten van de naar het Gemeentearchief
over te brengen 7 km archiefstukken was in het plan
begrepen. De gemeentelijke organen zijn immers
verplicht de onder hen berustende archiefbeschei
den 'in goede en geordende staat' te bewaren. In het
voorstel voor een nieuwe archiefwet is daar nog het
begrip 'toegankelijk' aan toegevoegd. De bij enkele
diensten beschikbare dossierinventarissen bleken
ten enenmale ongeschikt om als primaire toegang te
kunnen fungeren: veelal bestonden de beschrijvin
gen uit niet meer dan een onderwerp, bijvoorbeeld
de aanduiding van een rubriek uit de Basisarchiefco-
de. Dat dergelijke beschrijvingen voor een verant
woorde selectie volkomen ongeschikt zijn, behoeft
geen verder betoog.
Met de selectie zouden 55 mensjaren zijn gemoeid
(uitgaande van een gemiddelde selectienorm van 2 m
per medewerker per dag) en met het maken van
plaatsingslijsten 20 mensjaren (gebaseerd op de erva
ring bij het Gemeentearchief, dat een produkde van
circa 3 50 m per medewerker per jaar haalbaar is)
Berekend naar het gemiddelde van salarisschaal 7
en uitgaande van 200 produktieve werkdagen per
jaar zouden de kosten van het hele project bijna
2,7 miljoen gulden bedragen.
Politiek was de noodzaak van dit plan in een tijd van
aanzienlijke tekorten en grote bezuinigingen echter
moeilijk aan te tonen; de verantwoordelijke be
stuurders lieten zich door de hiervóór genoemde ar
gumenten niet overtuigen. Om het plan toch op de
politieke agenda te krijgen was méér nodig. Geluk
kig was er de omstandigheid dat er plannen beston
den voor een nieuw stadhuis en dat daarnaast een re
organisatie van het gemeentelijk apparaat in volle
gang was. De kosten van opslagcapaciteit in het
nieuwe gebouw en de verhuiskosten zouden aan
zienlijk geringer zijn wanneer een grote massa ver
nietigbaar archief vóór de verhuizing zou zijn ver
nietigd.
De aanpak van de achterstanden werd besproken in
het reguliere overleg met de toenmalige wethouder
voor cultuur, die zich een enthousiast voorstandster
van het plan betoonde. Aangezien het alle diensten
aanging, stelde zij voor de kosten te betalen uit het
fonds flankerend beleid (extra middelen voor de on
dersteuning van de gemeentelijke reorganisatie).
Het college van burgemeester en wethouders echter
wees het plan vanwege de hoge kosten af.
De gemeentearchivaris voerde vervolgens overleg
met de directeuren van de diensten. Deze riepen in
koor dat hun prioriteiten niet bij het archiefbeheer
lagen en dat zij derhalve niet bereid waren geld voor
een dergelijk project beschikbaar te stellen. Het zag
er toen naar uit, dat de plannen in een vroeg stadium
zouden sneuvelen.
Op dat moment benaderde de directeur van de
nieuw gevormde gemeentelijke Dienst Ruimtelijke
en Economische Ontwikkeling ons. Deze had na de
reorganisatie een afdeling Werkgelegenheidsprojec
ten gekregen en stelde voor het Plan van Aanpak uit
te voeren in de vorm van een werkgelegenheidspro
ject. Een in dit verband opgenomen scholingspro
gramma zou de projectmedewerkers op een aan
vaardbaar niveau kunnen brengen. Deze opzet zou
een intensieve begeleiding van de projectmedewer
kers vereisen, deels samenhangend met bevordering
van kansen van de deelnemers op de arbeidsmarkt.
Het integreren van deze laatste doelstelling bleek het
bestuur te overtuigen van de redelijkheid van de voor
het project noodzakelijke uitgaven.
De loonkosten voor het eerste jaar zouden nu vol
ledig betaald worden door het Arbeidsbureau en de
gemeente Den Haag, waardoor de totale kosten van
het project sterk zouden worden verminderd. In feite
bedroegen de loonkosten door deze subsidie én de la
gere inschaling van de projectmedewerkers nog maar
de helft van die in de oorspronkelijke opzet.
De wethouder voor cultuur stond nog steeds achter
het plan en zo kwam het project in nieuwe opzet als
nog in het overleg van directeuren. Daar hebben alle
directeuren - met uitzondering van de directeur van
de Gemeentelijke Sociale Dienst (thans: Dienst voor
Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten) - in
gestemd met kostendoorberekening aan de dien
sten, en daarmee was voor het Haags Gemeente
archief de weg vrij om met de uitvoering te begin
nen.
[52]
3
Daadwerkelijke aanpak
3.1 Personele aspecten
Werving De werving was gericht op werklozen
uit de groepen herintredende vrouwen en allochto
nen. Met het oog op de kwaliteit van de werkzaam
heden werd als vooropleiding Middelbaar Algemeen
Voortgezet Onderwijs vereist. Het oorspronkelijke
plan havo of meao te vragen, werd verlaten om dit
werkgelegenheidsproject voor een grotere groep toe
gankelijk te maken. Bewerking van archieven vraagt
voldoende taalvermogen, algemene ontwikkeling en
analytisch inzicht. Dat leidde er bij de vraagstelling
in het sollicitatiegesprek toe in te gaan op interesse
gebied, leesbelangstelling en inhoudelijke gericht
heid van de kandidaten. De ervaring heeft geleerd
hoe belangrijk hier de algemene vorming en ontwik
keling van de medewerkers is. Een goede krantelezer
met brede maatschappelijke, culturele en politieke
belangstelling heeft feeling voor het systematisch be
handelen van archiefbescheiden en het afwegen van
de informatieve waarde ervan met het oog op selectie
van stukken. Aandacht voor de formele opleidings
achtergrond van de kandidaten is gewenst, maar als
criterium niet absoluut en eenduidig toe te passen.
Ook werd gelet op de mate van gemotiveerdheid,
niet alleen om weer aan het arbeidsproces deel te ne
men, maar vooral om archiefwerkzaamheden te ver
richten. Dit laatste criterium betrof ook de belang
stelling en het vermogen om aan de vakopleiding
SOD-I deel te nemen.
De werving via een advertentie, een voorlich
tingsbijeenkomst (70 belangstellenden), een test
(40 deelnemers) onder meer op taalvaardigheid en
een sollicitatieronde, leverde een ploeg van 15 ge
schikte medewerkers op.
Scholing In april 1991 startten de projectme
dewerkers met een opleiding van een maand waar
in twee docenten van de Rijksarchiefschool een pro
gramma aanboden van acht lesdagen, gecombineerd
met - op de overige werkdagen - aanvullende inter
ne lessen en praktische oefening, gegeven door
medewerkers van het Haags Gemeentearchief. Ver
eenvoudigde archivistiek, archiefterminologie, be
schrijvingsmethodiek, selectiebeginselen, elementai
re staatsinrichting gericht op de gemeentelijke over
heid, doelstelling en werkwijze van de archiefdienst
kregen in dit instructieprogramma de aandacht. Hoe
zinvol deze activiteiten waren, bleek eerst recht toen
enkele nieuwe medewerkers intussen ontstane vaca
tures opvulden. Deze nieuwe medewerkers hebben
die scholing moeten ontberen hetgeen noopte tot ex
tra intensieve werkbegeleiding.
Centraal stond de doelstelling: het krijgen van in
zicht in het archief als neerslag van administratief
handelen, zowel in bestuurlijke als ambtelijk voorbe
reidende en uitvoerende betekenis. Het maken van
beschrijvingen van archiefbestanddelen, noodzake
lijk voor bruikbare selectielijsten, vormde in de aan
vang ook het didactische hulpmiddel bij uitstek om
inzicht in archiefstructuren te krijgen en wel op een
voor de begeleider/groepschef controleerbare ma
nier. Uitgangspunt was immers dat wie niet in staat is
een goede beschrijving te maken, ook niet tot verant
woord selecteren komt.
De medewerkers werden in de gelegenheid gesteld
de opleiding sod-i te volgen met het oog op hun
kansen op de arbeidsmarkt én met het oog op het
project zelf. Het laatste was van belang voor het ver
krijgen van inzicht in registratuurmethoden die in
de archieven waren toegepast. Een van de projectbe
geleiders gaf tweewekelijkse studiebegeleiding. Deze
begeleiding heeft zeker voorzien in een behoefte die
door de soD-lessen zelf niet werd ondervangen. Ne
gen van de tien medewerkers die in begin 1993 nog
in het project werkzaam waren, behaalden het diplo
ma.
Begeleiding Er werden vier selectiegroepen
bij de diensten gevormd, elk onder begeleiding van
een medewerker van het hga. Het tijdsbeslag voor
begeleiding verminderde tijdens de loop van het pro
ject.
De begeleiding moest ook gericht zijn op het on
dervangen van motivatieproblemen. In een enkel ge
val bleek de betrokken medewerker met deelname
aan dit archiefproject een verkeerde keuze gedaan te
hebben. Dan bleek het de beste aanpak betrokkene
niet met formele argumenten aan het project te 'bin
den', maar de vrijheid te gunnen een geschiktere
baan te zoeken. De gehele projectgeschiedenis over
ziend, kan gesteld worden dat de medewerkers vrij-
