Het project sanering
archief achterstanden
van de gemeente Den Haag
Een verslag
Cor Fijma, Floor Geraedts en Paul de Kievit
DR. VREEMDELIEFDE
of hoe wij onze twijfels overwonnen
en de semi-statische archieven leerden liefhebben
met excuses aan Stanley Kubrick)
Op gemeentelijk niveau werd in de tweede helft van de jaren '80 in toene
mende mate nagedacht over de gevolgen van de 'op handen zijnde' verkor
ting van de overbrengingstermijn van archieven. Studiedagen en artikelen
in het Nederlands Archievenblad in 1987 en 1989 laten zien dat het pro
bleem van de toename van het aantal te bewaren archieven in eerste instan
tie als een organisatorisch probleem werd gezien. Diverse organisatiemo
dellen - vliegende brigades, externe bureau's, projectgroepen, e.d. - werden
toegepast om de vele kilometers semi-statisch archief te lijf te gaan. De
'vertrouwde' lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken,
soms uitgewerkt in stukkenlijsten', vormde het selectie-instrument. Erva
ringen opgedaan in het Haagse project, in dit artikel beschreven door de
projectbegeleiders Cor Fijma, Floor Geraedts en Paul de Kievit, maken
evenwel duidelijk dat een organisatie-onderzoek niet gemist kan worden.
Vooral bij gemeentelijke saneringsprojecten lijkt er sprake te zijn van
een 'gezond-boerenverstand-evenwicht' tussen een informationele en een
contextuele aanpak van de selectieproblematiek. Het is evenwel jammer,
juist gelet op de huidige selectiediscussie die vooral een aangelegenheid
van het rijk lijkt te zijn, dat vele gemeenten 'gewoon aan het werk zijn ge
gaan' zonder zich in het debat te mengen.
1
Aanleiding
In april 1991 is bij het Haags Gemeentearchief een
werkgelegenheidsproject van start gegaan om de
achterstanden in de gemeentelijke semi-statische ar
chieven weg te werken.
De directe aanleiding voor de start van dit project
vormde de verschijning in 1988 van het bekende rap
port van de Algemene Rekenkamer, over Archiefbe-
[50]
heer en -behoud bij het rijk.1 Een belangrijke conclu
sie in het rapport van de Rekenkamer was, dat er aan
zienlijke achterstanden waren in de schoning en be
werking van de departementale archieven. Als voor
naamste oorzaak werd genoemd: kwantitatief en
kwalitatief onvoldoende personeel. Geconstateerd
werd, dat het functioneren van de overheid hierdoor
gevaar liep. De schattingen over de achterstand lie
pen toen uiteen van 300 tot maar liefst 600 strekken
de kilometer.
De bevindingen van de Algemene Rekenkamer wer
den eind 1988 door het Gemeentearchief betrokken
op de Haagse situatie. Evenals bij het rijk bestonden
bij de gemeente Den Haag enorme achterstanden en
was er slechts een globaal inzicht in de situatie bij de
dynamische en semi-statische archieven. Na een in
ventarisatie bleek, dat zich bij de gemeentesecretarie
en de gemeentelijke diensten en bedrijven uit de pe
riode 1960-1988 19 km dynamisch archief, 20 km se
mi-statisch archief en 2 km technische tekeningen
bevond.
Van de 19 km dynamisch archief was circa 10 km
aan te merken als achterstand in overbrenging naar
het semi-statisch archief. Het totale semi-statisch ar
chief bedroeg dus, inclusief de technische tekenin
gen, zo'n 32 km.
Hiervan was 10 km geselecteerd; d.w.z. 8 km
stond gereed voor vernietiging en 2 km wachtte op
overbrenging naar het Gemeentearchief. Deze 2 km
moesten nog wel geïnventariseerd worden. Aange
nomen werd dat van de nog te bewerken 22 km na se
lectie nog eens 5 km naar het Gemeentearchief zou
moeten worden overgebracht.
Conclusie: de totale bewerkingsachterstand be
droeg maar liefst 24 km waarvan 22 km moest wor
den geselecteerd en 7 km geïnventariseerd.
Van de gemeentelijke instellingen zelf hoefden we
weinig te verwachten om deze achterstand in te ha
len. Er werd en wordt in het algemeen lage prioriteit
aan het archiefbeheer toegekend. De kwantiteit en
kwaliteit van de medewerkers waren nogal eens on
der de maat. Van planning van archiefverzorging was
in de dynamische en semi-statische fase nauwelijks
sprake. De hoofden van die sectoren hadden op de
beheersing van dat proces ook bijna geen greep.
Bij géén van de instellingen werd bij de vorming
van het archief al op vernietiging afgesteld. Met na
me het vormen van verzameldossiers vormde een
struikelblok bij het afstemmen op vernietiging. De
ervaring in de afgelopen tien jaar heeft uitgewezen
dat het inpassen van het wegwerken van selectie-ach
terstanden in de dagelijkse werkzaamheden was mis
lukt.1 Het schaarse personeel dat er was, werd vooral
in de dynamische fase ingezet. Door de grote selec
tieachterstanden en - met het oog op vernietiging en
overbrenging - inadequate dossiervorming ging on
evenredig veel tijd verloren met de interne informa
tievoorziening. Daardoor dreigde de rechtspositie
van de individuele burger in de knel te raken. Voor
beelden daarvan waren de grote hoeveelheid tijd - en
daardoor inefficiënte inzet van personeel - gemoeid
met onderzoeken naar vervuilde grond, het verstrek
ken van bijvoorbeeld diplomagegevens aan herintre
dende vrouwen en de dreiging van inbreuk op de
persoonlijke levenssfeer doordat de mate van open
baarheid niet goed geregeld lean worden bij ongeor
dende en ontoegankelijke archieven. Maar liefst
10% van de klachten bij de Haagse ombudsman
bleek betrekking te hebben op de informatievoorzie
ning. Deze aangetroffen situatie geldt overigens nog
steeds.
Ook het wetsvoorstel tot vervanging van de Archief
wet 1962, waarin de verplichting tot vernietiging van
de op de gemeentelijke vernietigingslijst3 omschre
ven archiefbescheiden alsmede de verkorting van de
overbrengingstermijn is vastgelegd, benadrukte nog
eens de noodzaak om te komen tot een andere aan
pak. Het was duidelijk dat ook in Den Haag alleen
met inzet van extra mensen en middelen adequaat op
de hiervoor genoemde ontwikkelingen kon worden
ingespeeld.
2
Een moeizame start
Met ingang van 1990 heeft het Haags Gemeentear
chiefeen meer offensieve tactiek ontwikkeld. Om te
voorkomen dat het archief straks het 'haasje' is (na
melijk door massale overdracht van ongeselecteerd
en ontoegankelijk archief) is na het in kaart brengen
van de achterstanden een Plan van Aanpak ontwik
keld voor de daadwerkelijke selectie van de genoem
de 22 km archiefbescheiden.4 Ook het maken van
[51]
