Noten
hoofdlijnen van beleid versus niet-hoofdlijnen
van beleid.
We herhalen dat beleid versus uitvoering voor ons
bijkomstig is. Wat gebeurt er wanneer niet in die ter
men gedacht wordt? We bouwen in onze criteria een
exclusiviteit in die mate in dat onze visie krimpt. Een
selectiemethode wordt verheven tot selectiebeleid.
We abdikeren voor het culturele luik in onze op
dracht, brengen de wetenschappelijke besluitvor
ming in het gedrang en ondergraven het nut van de
geschiedenis ten opzichte van het beleid.
Correcties vanuit een bredere visie zouden mogelijk
zijn, wanneer de historisch gemotiveerde archivaris
de stofjas aantrekt en controles uitvoert naar de
waarde van die informatie, ook op uitvoeringsni
veau. Hoe belangrijk dat wel is, illustreerden we aan
de hand van de eerder vermelde neerlegging 1992
door het Algemeen Secretariaat van Financiën. Wie
heeft die zogenaamde 'documentatie' gered De hui
dige secretaris-generaal, met oog voor historische
waarde, de inspecterende rijksarchivaris en histori
cus D. Van Overstraeten en de inventarisator M.
Vroom, een door het Ministerie daartoe aangewor
ven historicus.
We hebben ooit gepoogd - zij het in een andere con
text - een inbreng te verkrijgen van sociologen. Daar
uit leerden we dat zij pas aandacht hebben voor ar
chief, wanneer bij hen een historisch- kritische be
denking rijst over informatie uit het verleden, eerder
niet. Laat ons niet te vlug verwachten dat de histori
sche dimensie door zoveel anderen benut zal worden
dan door historisch geïnteresseerden. Onze be
staansreden ligt bij de historiografie.
Implicaties voor de opleiding Weheb
ben lof voor pivot op het stuk van dynamisch ar
chiefbeheer. Dit betekent dat de analyses voorgestaan
door pivot een plaats hebben in de opleiding tot
registrator/records-manager, lang voor het waar
deoordeel over informatie aan bod komt. Er zijn dan
geen belangrijke of onbelangrijke handelingen, alles
volgt uit opdrachten en uit wet- en regelgeving of wat
daar in de particuliere sector mee kan vergeleken
worden.
De institutionele voorstudie mocht ons al vertrouwd
zijn voordien, door pivot krijgen we te maken met
een niet te versmaden systematisering ervan. Met an
dere woorden ook in de archivarisopleiding moet
over die aanpak geïnformeerd worden.
Terwijl nagenoeg iedereen het er over eens is, dat
archivistiekéén basisopleiding kan zijn voor registra-
toren en archivarissen samen, blijft het probleem dat
er vanuit twee gezichtspunten geoordeeld wordt over
dezelfde informatie:
1 de uitvoering van de taak staat centraal en met het
einde van de administratieve bewaartermijn eindigt
ook het belang van het bijhorend archief (registra
torzijde);
2 ongeacht de administratieve bewaartermijn heeft
de informatie ook secundaire waarde en in dat geval
eindigt het belang ervan niet (archivariszijde).
Wie de opleiding volgt moet dus leren ofwel een
goed registrator te worden die ook gehoor kan geven
aan een beoordeling volgens 2, ofwel een goed archi
varis te worden die de inzichten volgens 1 kan incal
culeren. In beide gevallen komt het erop aan de in
formatievoorziening te dienen, al gaat het dan om
informatievoorziening van tweeërlei aard. Wie regi
strator én archivaris wordt, staat voor twee opdrach
ten in plaats van één.
Aanvankelijk hadden we schroom om studenten op
te lelden inzake selectie. Zij waren nog 'te jong' in het
beroep, hadden tot dan toe alleen vanuit een histo
risch documentalisme met archief gewerkt en ken
den in geen geval iets van de levende administratie.
Opleiding tot selectie hoort in die optiek tot de bij
scholing. Nu pivot de selectie verbindt met de ana
lyse op handelingen, wordt meer op die problemen
ingegaan. We stippen aan dat een goede ordening
veel nazicht en stofjaswerk helpt voorkomen, maar
dat dit laatste nooit helemaal uit te sluiten is en zeker
nodig blijft bij de selectie van reeds gevormd archief.
Dit alles gebeurt in een geest die in deze bijdrage al zo
dikwijls verwoord werd, dat we ons voor herhaling
hoeden door meteen af te sluiten.
[48]
Summary
With or without overall? Reflections
on appraisal Mr.J.J.Verhelst, professor of archi
val science at the Free University of Brussels and also
connected with the Belgian General State Archive,
outlines the Belgian views on appraisal. Whereas the
German position is strongly theoretical and the
Dutch ideas on appraisal show an intertwinement
between theory and practice, the Belgian approach is
primarily practical.
1 We verwijzen naar de bespreking
'Omslag in opslagterugkeer naar
Informatievoorziening', in: Biblio-
theek- &Archiefgids6'&l 2(1992) 56-
59 en de nota 'Informatievoorzie
ning en archief. Vergelijking met
Nederland wat het ordenen betreft',
in: Bibliotheek- &Archiefgids6%!4
(1992) 29-31.
2 De eerste vertaling in het Frans, met
aanpassingen voor België en Frank
rijk, werd verzorgd door Jos. Cuve-
lier en Henri Stein en kreeg een in
leidingvan Henri Pirenne: Manuel
pourle Classementet la Description
desArchives{s Gravenhage, 1910).
3 Vele anderen werden in de discussies
betrokken (ook voorgangers mogen
niet vergeten worden), maar van de
ze beiden ging toen een nieuwe im
puls uit. Voor overzichten van wat er
gedaan werd, zie H. Coppejans-
Desmedt, 'Het departement Alge
mene Wetenschappelijke Diensten
vijfjaar oud: een balans', in: Miscel
lanea archivisticayativ (1979) 51-71
en J. Verhelst, 'Departement I van
het Algemeen Rijksarchief', in: Ac
tiefin Archief, Huldeboek H. Coppe-
jans-Desmedt(Archiefkunde 4;
1989) 177-187.
4 Archiefbeheer in de praktijk (AidP),
de hoofdstukken 4010 en 4020.
5 H.J. vanMeerendonk, Handleiding
voorselektie en vernietiging vanAr-
chiefbescheiden(V)en Haag, 1985).
6 O. Guyotjeannin, 'Tris et échantil-
lonnages: Empirismeet Théorie',
La gazette des archives 124 (22 juni
1984) 5-26.
7 Een kosten-baten-analyse komt,
hoe ongaarne ook geaccepteerd, al
tijd om de hoek kijken.
8 Dit project beoogt alleen de institu
tionele studie, maar zonder toetsing
aan de archiefvorming en zonder af
nemen van interviews.
9 Van de selectie, 8.
1 o Voor de stukkenli jsten heeft Neder
land een tijdlang voor vernietigings-
lijsten alleen gekozen. Dit leek ons
weinig praktisch. Is het voor een
ambtenaar zomaar duidelijk dat,
wat niet mag vernietigd worden, be
waard moet blijven Die bekom
mernis heeft er in België toe aange
spoord om bewaar- en vernieti-
gingslijsten op te maken. We voeren
daarbij niet meer dan onze opdracht
uit: ook al wordt de grootste massa
ter vernietiging bestemd, de aller
eerste taak van de archivaris blij ft het
fundamentele te bewaren. Redene
rend vanuit handelingen is pivot
tot hetzelfde standpunt gekomen.
ri Van de selectie, 6.
12 Dit mag ook in België gebeuren.
Om betere rapporten te krijgen over
de afhandeling helpt het niet de
frequentie van de verslaggeving te
verhogen. Op een betere schakel
tussen beleid en afhandeling moet
worden doorgedacht. Dit betekent
dat taakdossiers een wezenlijk ele
ment in de informatievoorziening
moeten worden.
13 We spreken ons nog niet uit over de
vraag in welke mate het UDC-sys-
teem een aanpassing moet onder
gaan dan wel teruggedrongen wor
den van algemeen ordeningsprinci
pe naar een bijkomstige verfijning
van toegang.
14 Daarom moeten we niet ieder dos
sier ter hand nemen. Aan dat pro
bleem is reeds voor een deel tege
moet gekomen door een eerste selec
tie, welke door de rechterlijke
instanties wordt doorgevoerd na
goedkeuring van de principes door
het Rijksarchief. Ze steunt op een
indeling volgens grote categorieën
van overtreding of misdrijf, die ieder
een codenummer hebben. Een mas
sa archief betreffende zekere mis
drijven en overtredingen - waarbij
ook de ingezamelde informatie van
weinig belang is - wordt ter vernieti
ging aangewezen. De nadere selectie
door de archivaris slaat op een veel
geringer aantal dossiers. Kortom,
het wordt mogelij k in fases te wer
ken:
1° de selectie op codenummers door
de rech terli j ke admi nistratie,
20 de nadere selectie door de archi
varis bij voorbereiding van een over
dracht.
15 Het onderzoek van produkten ge
beurt in gespecialiseerde laborato
ria.
16 Van deselectie, 3 van de niet genum
merde blauwe pagina's.
[49]
