[46]
wordt aangewezen. Het gevolg is dat de meeste dos
siers in de gemeenten moeten worden bewaard, een
kleiner deel bij de regionale rijksadministratie, even
tueel ook bij de provinciale diensten, een nog gerin
ger deel op het hoogste beroepsniveau, dat van het
ministerie. De administratie zelf kan de uitvoering
van die selectie gemakkelijk verzekeren. Bestendig
overleg met de uitvoerende ambtenaren is nodig, zo
als ook pivot voorschrijft. Eerlijkheidshalve dienen
we te herhalen dat de informatie van te wisselvallige
waarde is. Het is één van de taakgebieden waarop in
de nabije toekomst een nadere selectie zal moeten
bepleit worden.
De dossiers van de Eetwareninspec-
tie De dossiers van de Eetwareninspectie vormen
een schoolvoorbeeld van wat bereikt kan worden
met een beoordeling vanuit het beleid en de toepas
sing van wet- en regelgeving. Immers, in de uitvoe
ringsdossiers vinden we:
a informatie over produkten, additieven en verpak
kingen. Uitbreiding van wetenschappelijke kennis kan
op dit niveau niet door archiefonderzoek bekomen wor
den.1'' De vorser vindt alle informatie in gespeciali
seerde publikaties.
b briefwisseling met producenten en handelaars.
Deze informatie is niet interessant. Het geheel van
de activiteiten van één firma, laat staan het geheel
van de betrokken sectoren, is er op geen enkel gebied
uit kenbaar.
Het beleid inzake de inspectie vindt men op drie
plaatsen:
bij de adviserende Raad,
in bepaalde dossierseries van het centraal archief
bestand,
bij de inspecteurs, in dossiers die zijn samenge
steld in voorbereiding of ter correctie van het beleid,
maar die meestal gerangschikt zijn tussen de uitvoe
ringsdossiers.
Ons advies voor het ordeningsplan bestond erin dat
we in het centraal dossierbestand de oorspronkelijke
orde als consequente toepassing volgens wet en re
gelgeving hielpen herstellen. De dienst werkt nu aan
een bewaar- en vernietigingslijst, zoekt in dit ver
band naar een middel om de elementen van beleid
aan te wijzen in de dossiers bij de inspecteurs.
Hoe diep ging het studiewerk inzake wet- en regelge
ving? Zodra vaststond dat de aanwezige gegevensbe
standen geen wetenschappelijk inzicht bijbrachten,
volstond het de nadruk op het beleid te leggen. Het
institutioneel vooronderzoek kon behoorlijk inge
kort worden. Immers, een inspectiedienst contro
leert, stelt overtredingen vast en legt klacht neer bij
de rechtbank, geeft advies, rapporteert. Zaken wor
den schriftelijk afgehandeld, advies kan ook telefo
nisch gegeven worden. Daarmee is alles gezegd. We
konden in dit geval voorbijgaan aan alle nadere wet
en regelgeving en dito handelingen. Een globaal in
zicht in de opdrachten, in het bestaan van specialis
men per inspecteur en een diepgaander inzicht in de
archiefvorming met bijhorend geautomatiseerd be
heerssysteem, volstonden. Om dit te bereiken werd
veel overlegd. De stofjas werd niet uitgehaald, maar
dit had te maken met de nette bewaring.
De dossiers van een secretariaat-ge
neraal In een secretariaat-generaal (i.e. van Fi
nanciën) vinden we een 'officiële' en een 'officieuze'
archiefvorming. 'Officieel' noemen we wat moet aan-
wezigzijn, uitgaandevan deopdrachten, dikwijls ver
mengd met veel documentatie om snel werken toe te
laten. 'Officieus' is wat betrokkenen 'persoonlijke do
cumentatie' noemen, een amalgaam van vaststellin
gen, beoordelingen, geheugensteuntjes, 'gelardeerd'
met copies allerhande en met eigenlijke documenta
tie.
Het officieuze is op dit niveau niet minder 'beleid'
dan het officiële. Het belang ervan kan blijken uit on
derzoek ter plekke, maar dit wordt zelden geaccep
teerd. Het blijkt vooral uit vroegere overdrachten,
zoals bij de neerlegging 1992 door het Algemeen Se
cretariaat van Financiën. Aan die overdracht werd ar
chief en documentatie toegevoegd van vroegere lei
dinggevende ambtenaren en van diverse adviserende
commissies. Het bevatte informatie over de oorlogs-
en naoorlogsjaren. We vinden er het politieke beleid
omdat de secretarissen-generaal tijdens de wereld
oorlog een belangrijke, soms eigenzinnig geachte rol
hebben gespeeld. Hoe zouden we aandacht hebben
gehad voor deze 'documentatie' vanuit wet- en regel
geving?
Het punt is, lijkt ons, dat we in secretariaten-gene
raal in het algemeen dergelijke informatie alleen
kunnen redden onder de noemer van het historisch
belang met een facet 'beleid' als onderdeel.
Nu het officiële. Op een aantal persoonlijk bijgehou
den dossiers na, zijn secretarissen-generaal en direc
teurs-generaal van ministeriële departementen meest
al geen belangrijke archiefvormers. Het zijn wel
belangrijke bewakers van de taken. Ze fungeren als
coördinator voor de diensten en als tussenschakel tus
sen politiek beleid en administratieve uitvoering. Van
zodra opdrachten specifieke officiële archiefvorming
vragen, worden ze doorgegeven aan personeelsleden
onder de directeurs-generaal en worden er zo nodig
specifieke afdelingen gecreëerd. Vooral in afdelingen
van de directies-generaal 'Algemene diensten' wordt
een grote hoeveelheid archief gevormd. Dit archief
mag men niet automatisch beschouwen als beleidsar-
chief, al is dit her en der aanwezig. Zelfs wanneer het
om beleid gaat, hoeft daarom het bewaarniveau nog
niet hier vastgelegd te worden, enz. enz. Waar vinden
we dan echt 'beleid'? In het geval van het secretariaat-
generaal van Financiën op twee plaatsen: bij de dienst
Codificatie Personeel en Algemene Zaken en - voor
een klein aantal dossiers - bij de Juridische Dienst.
Waarom dat zo is, doet nu niet terzake. Hoe weten we
het? Door te praten en er dossiers op na te slaan.
We hebben bij veel secretariaten en hun onderge
schikte diensten te maken met omvangrijke rubrie
kenstelsels. Rubrieken zijn altijd moeilijk voor de
buitenstaander, omdat zij soms opdrachten en soms
onderwerpen aanduiden. We vinden er taakdossiers,
zaakdossiers, documentatiemappen. Zelfs kleine se
ries kunnen onder een rubriek schuil gaan, series
waarvan het ontstaan soms volgt uit eenvoudige
briefwisseling. Bekeken als uiting van beleid, mogen
ons inziens minimum 80% van deze dossiers en om
slagen de bestemming te vernietigen krijgen.
Een algemeen secretariaat mag een beleidsorgaan
zijn, daarom is zijn archief nog niet volledig beleids-
archief!
Opnieuw moeten we vaststellen dat het besluit ter
bestemming nemen, nog het meest snel gaat door
het archief in handen te nemen. Overleg met de
ambtenaren zelf zit er altijd aan vast. We vergeten
niet, dat het nemen van die beslissing hun werk niet
is, zelfs al zijn het mensen met feelingwoot geschiede
nis. Uitvoering kan door hun gebeuren, wanneer we
duidelijke instructies kunnen geven. In enkele geval
len moet de archivaris zelf ingrijpen, onder andere en
dikwijls bij bepaalde rubrieken in rubriekenstelsels.
Opnieuw: stofjas mee
4
Nabeschouwingen
Krachtlijnen voor de selectie De selectie betreft al
tijd informatie-in-samenhang, waarbij het moet
gaan om:
1 gegevens die kunnen leiden tot kennis omtrent
maatschappelijk relevante structuren,
2 gegevens die getuigen van een beleid op zijn
hoofdlijnen.
'Maatschappelijk relevant' en 'hoofdlijnen' zijn eisen
die voor iedereen een verschillende draagwijdte heb
ben. Het is de verantwoordelijkheid van de archiva
ris om voor de permanente bewaring onderscheid te
maken tussen wat meer en wat minder fundamenteel
is. Daartoe is het nodig dat hij/zij inzicht heeft in de
wetenschappelijke vraagstelling enerzijds, in de op
drachten van de archiefvormers anderzijds. Ook
voor de vorser is het institutioneel onderzoek trou
wens een noodzakelijk aspect in de historische kri
tiek. Kortom, pivot stelt terecht dat de karakterise
ring van de handeling als beleidsvoorbereidend,
enz., een belangrijk hulpmiddel moet opleveren tot
de latere selectie. Daarnaast stelt pivot duidelijk:
die karakterisering 'kan of mag niet het absoluut cri
terium zijn voor bewaren ofvernietigen'.16
In de praktijk is dat even anders. Doordat pivot
in feite alleen een visie ontwikkelt waarbij het beleid
tegenover de uitvoering wordt geplaatst, wordt het
element 'getuige van structuur' afhankelijk gemaakt
van een toevallige aanwezigheid in de beleidssfeer.
Men zegt wel: de fundering eerst, het dak komt het
laatst, maar deze fundering is te smal voor het huis
dat erop moet. Met 'te smal' bedoelen we niet dat er
noodzakelijk meer archief moet bewaard worden,
wel dat de visie moet verbreden.
Er moet voor de selectie gedacht worden in ter
menvan:
maatschappelijke relevantie versus niet-relevantie
en
[47]
