de gebeurt. Aan de omschrijving van de opdrach
ten, de taken, het beleid wordt daarom meer aan
dacht gegeven. Toen we dit bij een studiebezoek aan
Den Haag mochten vaststellen, vonden we dat heel
positief. Uitgaan van handelingen over de handelin-
genlijst naar de standaardomschrijvingenlijst: deze
aanpak beantwoordt aan de behoeften van het be
heer van dynamisch archief bij een overheid. Door
dit onderzoek levert pivot een wezenlijke bijdrage
tot een betere administratie, niet in het minst door
het nut van taakdossiers te benadrukken.12 Ons in
ziens is het ontbreken van goede taakdossiers het eu
vel bij uitstek, niet zozeer het feit dat registratuur-
personeel 'geen relatie kan leggen tussen de taken en
de administratieve neerslag'. Er is een gat in de in
formatievoorziening.
Een doorgedreven institutioneel onderzoek dient
ook de archiefbeheerder. Ordeningsplan, bewaar- en
vernietigingslijst, overdrachtslijst: al deze instru
menten hangen ermee samen.13 Dat is allemaal niet
zo nieuw naar de geest, maar de nadruk die gelegd
wordt en het doordenken op dat punt hebben een
stimulerende waarde voor archivarissen.
Er is een 'maar': de visie vanuit wet- en regelge
ving, handeling of opdracht (functie) verklaart niet
alles. In de archiefvorming blijken andere overwe
gingen mee te spelen dan alleen die handelingen. De
informatievoorziening stelt eigen eisen inzake conti
nuïteit of inzake snelle beschikbaarheid, die zwaar
der wegen dan het strikte handelingenstandpunt. Er
moet voor de selectie rekening gehouden worden
met de impact van de informatievoorziening op de
archieforganisatie.
Handelingen en selectie Voor de selec
tie verwachten we dat de standaardomschrijvingen
lijst in ieder concreet geval wordt ingevuld met series
en rubrieken waaraan de bestemming wordt toege
voegd. pivot selecteert op het meer abstract niveau
van de handelingen. Mag een selectiebeleid zomaar
aangehaakt worden bij de lokomotief die handeling
heet?
In de dynamische fase zijn er geen belangrijke en
geen onbelangrijke bestuurshandelingen. Het is al
leen voor later, voor de selectie dat archivarissen die
notie invoeren. Criteria worden gevonden in het on
derscheid tussen beleid en uitvoering. Dan rijzen
voor ons vragen als: grijpen beleid en uitvoering niet
erg in elkaar? En vooral, is dit wel het onderscheid
waar het op aan komt?
Voor de studie van een maatschappij is naar onze me
ning het verschil tussen beleid en uitvoering in de ad
ministratie slechts een verschil van bijkomstige aard.
Belangrijk is pas de tegenstelling tussen beleid en
structuren (economische, sociale en zelfs mentali
teitsstructuren). Vooraleer we nadenken over een
keuze tussen bewaren en vernietigen, moet de vraag
gesteld worden of een gegevensbestand behalve van
een beleid ook van structuren getuigt. Het verschil in
benadering hangt vast aan een verschillende visie op
maatschappij en maatschappijwetenschap.
Met de visie van het beleid alleen kiezen we funda
menteel voor een politieke geschiedenis, ongeacht
om welke beleidsterreinen het gaat, economisch, so
ciaal of cultureel. De Vorst van de vorige eeuw is ver
vangen door het Beleid, pivot wil dat draagvlak ver
breden door archief van alle beleidsbepalende krach
ten te bewaren: beleid én oppositie als het ware. Dat
maakt het verschil tussen een democratie en een dic
tatuur, maar het blijft enkel politieke geschiedenis
(waarvan we het belang niet onderschatten). De ge
schiedenis dienen impliceert meer dan bewaren wat
beleidsmatig is verzameld en toevallig ook nuttig is
voor wie breder inzicht wenst. Dat een administratie
informatie bewaart in het kader van een beleid, is een
evidentie. Dat in sommige, zoniet in vele gevallen
beleidsinformatie het enige nuttige is dat uit een ar
chief te halen valt, is juist. Maar zulks geeft nog niet
het recht om wat aan mogelijk onderzoeksveld aan
wezig is, principieel in te perken tot beleid. Beleid op
zich heeft zelfs geen waarde, zit altijd verankerd in
een context.
Wanneer we opteren voor het bewaren van de bevol
kingsregisters of van de notariële protocollen dan
hebben we wel oog voor handelingen zoals 'bevol-
kingspolitie' en 'rechten vastleggen', maar wat we uit
de informatie kunnen afleiden (in het bijzonder door
kwantificatie) is de vrucht van beschouwend, niet
van administratief werk. Met de structurele visie stelt
zich al gauw een heel ander probleem: waar houdt
de bewaring op? Het belang van de informatie in be-
[44]
volkingsregisters en notariële protocollen wordt door
geen redelijk mens nog betwist, maar wat moeten we
doen met ongetwijfeld even interessante maar mas
sale informatie uit sociale enquêtes, die gehouden
worden voor zovele opdrachten in een gamma van in
stellingen? Daar een oplossing voor vinden stelt pro
blemen van methodologische aard (steekproefme-
thodes) en van dwingende keuzes, willen we de massa
binnen aanvaardbare proporties terugdringen. In
geen geval aanvaarden we de oplossing om princi
pieel afvallig te worden aan de behoeften van de glo
bale historiografie.
Hoe ook, het is onze overtuiging dat het archiefwe
zen niet in alle aspecten goed af is met een strikte be
leidsvisie. Voor dynamisch archiefbeheer geven we
een positief oordeel. Wat de selectie betreft, is het in
stitutioneel onderzoek ook van enorm belang voor
een betere kennis van de reden waarom die informa
tie daar aanwezig is, maar lijken de criteria ons ver
keerd gefundeerd. Hoe zit het echter met onze eigen
praktijk? Wijkt die zoveel af van pivot?
3
Eigen ervaringen
Er moet vernietigd worden, heel veel zelfs. Wanneer
het beleid niet de enige norm mag zijn, welke andere
criteria zijn er dan? Even 'in 't eigen hert te kijken'
lijkt nuttig. Onze ervaringen betreffen:
a de selectie van strafrechterlijke dossiers;
b de selectie van dossiers van arohm
(De Administratie van Ruimtelijke Ordening, Huis
vesting en Milieu is nu een onderdeel van het Minis
terie van de Vlaamse Gemeenschap, maakte oor
spronkelijk deel uit van Ministerie van Openbare
Werken en stond toen bekend als 'Stedebouw');
c de studie van de dossiers van de Eetwareninspec-
tie;
d de studie van het rubriekenstelsel bij een Alge
meen Secretariaat.
Strafrechterlijke dossiers Bij strafrech
terlijk archief zijn de vonnissen en de dossiers de be
langrijkste series. Voor de respectievelijke beoorde
lingzijn andere criteria van toepassing.
Een vonnis vellen is in principe deelnemen aan
het beleid, want oordelen over mensen is beleid. Na
tuurlijk is voor vele gevallen alleen simpele uitvoe
ring aanwezig, ontbreken interpretatie van de wet en
motivering. Wat vernieuwend is als rechtspraak,
vindt zijn weg naar de Pasicrisiezn andere juridische
publikaties. Op dat niveau geldt pas echt: vonnis vel
len is beleid. Heel anders ligt het met de dossiers. Is
een dossier belangrijk omdat het vonnis dat is? Niet
noodzakelijk. Indien elementen in een dossier een
direct verband hebben met de motieven bij het von
nis, volstaat het dat laatste te bewaren. Maar een dos
sier kan interessant zijn omwille van het rapporteren
over gestelde daden, als getuigenis van afwijkend ge
drag of eenvoudig om de aanwezigheid van andere
informatie met structurele betekenis, bijvoorbeeld
over een periode van oorlog, gewelddadige stakin
gen, enz. Deze zienswijze staat helemaal los van de
strafrechterlijke context. Of het om beleid dan wel
uitvoering gaat, speelt geen rol meer, wel of de inge
zamelde informatie voor wetenschappelijk onder
zoek nuttig is. Dat weten we pas door dossiers te ope
nen en de informatie te bekijken ten dienste van, ja
toch, de geschiedenis.14 Stofjas mee, graag!
De dossiers wan AROHM Als geheel heb
ben we hier te maken met informatie van wisselvalli
ge waarde, ook al dekt zij heel het grondgebied. Het
kan zowel de ombouw van een varkensstal tot badka
mer betreffen als een cultuurhistorisch waardevolle
restauratie. De enorme massa dwingt tot rigoureuze
oplossingen, rekening houdend met het feit dat wat
cultureel belang heeft, voor een aantal gevallen ken
baar is langs andere kanalen. In een eerste periode
werden de dossiers geselecteerd volgens een geografi
sche steekproef: we maakten een bepaalde keuze on
der de gemeenten. Maar de fusies van gemeenten
gooiden alles overhoop. Even werd overwogen om te
selecteren op basis van de betwistbare kennis van 'be
langrijke' architecten of dito gebouwen of op klaar
blijkelijke controverses in het dossier aanwezig. Dit
heet pas echt 'bewaren wat leuk is'. We beschikten nu
eenmaal niet (en nog niet) over een objectieve 'cultu
rele' norm om dergelijke informatie te selecteren.
Weldra hebben we ons op het standpunt van wet- en
regelgeving en daaruit voortvloeiende handelingen
gesteld, in die zin dat de instantie die de beslissing
neemt en aan betrokkenen betekent als bewaarniveau
[45]
