Met of zonder stofjas?
Beschouwingen bij deselectie
prof dr J.J. Verhelst
'Als het in Den Haag regent, druppelt het in Brussel', zo omschreef eens een
Belgische archivaris de verhouding tussen België en Nederland op archief-
gebied. Alle reden om aan prof dr Jules Verhelst, docent archivistiek aan de
Vrije Universiteit Brussel en in dezelfde stad verbonden als departements
hoofd aan het Algemeen Rijksarchief, te vragen of de Nederlandse selectie
discussie inderdaad al nattigheid heeft veroorzaakt bij de Zuiderburen. Zet
ten we de Duitse, Nederlandse en Belgische discussie naast elkaar, dan zien
we resp. een primair theoretische benadering, een sterke vervlechting van
theorie en praktijk en een primair praktische benadering.
Inleiding
Op het ogenblik dat deze tekst wordt afgerond, heeft
pivot reeds een achttal publikaties over taakgebie
den verzorgd. De Nederlandse discussie over de se
lectie wordt in België door een aantal rijksarchivaris
sen met argusogen en dikwijls met groot wantrou
wen gevolgd. Na publikatie van enkele kritische
nota's1, hopen we dat onze persoonlijke bedenkin
gen in een Nederlands vakblad mogen bijdragen tot
die discussie. Het gaat ons niet om 'voor of tegen'.
Belangrijker lijkt ons te bepalen waarvoor dit project
nuttig is en waarvoor niet.
1
Selectie in België
Dat de theorie inzake selectie in België weinig aan
bod is gekomen, is hieraan te wijten dat Belgen (Vla
mingen maken geen uitzondering) eerder pragma
tisch ingesteld zijn. Zij beperken zich gemakkelijk tot
het concrete. De beperkte bestaffing werkt die hou
ding nog in de hand. Is er al sprake van theorievor
ming, dan benaderen zij deze vanuit een praktisch
uitgangspunt: over welke informatie beschikken we
en hoe halen wij het interessante er uit Bottom-up in
plaats van top-downheet dat. Zo loopt men bij het
inventariseren gemakkelijk verloren in historisch do-
cumentalisme, ook al zijn Muller, Feith en Fruin
sinds lang bij ons bekend.2 Maar bottom-upb'icth ook
een voordeel: men houdt contact met de werkelijk
heid, al weegt dit zeker niet op tegen de voordelen van
het theoretisch inzicht. Met ere-algemeen rijksarchi
varis C. Wyffels en ere-departementshoofd H. Cop-
pejans-Desmedt als stuwende krachten', ging men
zich echter weer bezinnen over de principes achter de
selectie en vond men aansluiting bij het internatio
naal niveau. Dit kwam in de eerste plaats neer op een
zoeken naar uniforme methodes, al wijkt zoals overal
de praktijk wel af van de theorie.
De visie en de methodes zijn vergelijkbaar met wat
Den Teuling uiteenzet in Archiefbeheer in de Praktijk*
AidPof met hetgeen Van Meerendonk5 en de Fran
se auteur Guyotjeannin6 in hun publikaties beschrij
ven. Samengevat wordt volgende pragmatische ge
dragslijn gevolgd:
[42]
a Nagaan welke series gevormd worden en voor
welke er reeds permanente bewaring opgelegd wordt
bij wet of reglement;
b De informatie op haar wetenschappelijke bruik
baarheid beoordelen. Dat sluit in dat we de nodige
kennis moeten hebben over het gebruik dat van die
informatie kan gemaakt worden, waarbij volgende
factoren worden ingecalculeerd:
1 de vraag of de gegevens - ook wanneer zij indivi
duen of afzonderlijke feiten betreffen - als geheel een
relevant beeld geven van de maatschappij (het unie
ke feit of onderwerp is op zich niet belangrijk),
2 het bewaarniveau, zijnde het niveau waar dezelfde
informatie in de meest 'nuttige' vorm aanwezig is.
3 de omvang aan documenten, eventueel of het
nuttig is deze te herleiden tot een steekproef,
4 de toegankelijkheid,
5 de nadelen en voordelen in het geheel van de ac
quisitie politiek.7
Naast bewaren of vernietigen is ook nader te selecte
ren een mogelijke, zij het voorlopige beslissing. Dat
betekent ofwel dat de archivaris zelf tot op het niveau
van individuele dossiers zal selecteren, ofwel dat
meer afstand nodig is en de beslissing uitgesteld
wordt. Selecteren per dossier maakt de bewaring mo
gelijk van informatie over typische gevallen. Let wel,
typisch betekent typerend voor een groter, structu
reel geheel; betekent niet uniek.
In de jaren 1960-1970 is een aanvang gemaakt met
de studie van de documenten. De kennis van de op
drachten ('Kompetenzkartei'), van de evolutie van
bevoegdheden en organisatie van de instellingen is
daarvoor vereist. De administratie heeft in hoge ma
te meegewerkt. De eerste golf van institutioneel on
derzoek kon een tijdlang niet voortgezet worden bij
gebrek aan middelen, maar vandaag sluit het project
'archiefvormers', bevolkt door contractuele mede
werkers, daar terug bij aan.8 De archivarissen-in
specteurs houden van hun kant een enquête naar de
archiefvorming en -produktie bij de federale (i.e.
nog. Belgische) ministeries. Deze enquête sluit het
zoeken in naar relevante wet- en regelgeving, maar is
in eerste instantie gericht op de kennis van de ar
chiefvorming in series en rubriekenstelsels en op
magnetische dragers. Zo kunnen we de gebruiks
waarde van de informatie bepalen. Dat moet in
tweede instantie leiden tot de redactie van orde
ningsplannen en bewaar- en vernietigingslijsten.
Beoordelen op wetenschappelijke bruikbaarheid be
tekent dat wij selecteren naar categorieën van infor
matie, wat bij papier als drager niet anders vertaald
kan worden dan naar types van bescheiden (series,
dossiers), maar bij magnetische drager neerkomt op
de selectie van categorieën van informatie op zich.
De titel van de PivoT-brochure, Van de selectie van
papier naar de selectie van handelingen (verder: Van de
selectie) spreekt Belgen weinig of niet aan. Het ver-
nietigingsbeleid voorstellen als oorspronkelijk afge
stemd 'op de gegevensdragers'9 tegenover 'op de han
delingen' door pivot, lijkt ons een verkeerde voor
stelling van wat werkelijk gebeurde of gebeurt.
2
Selectie in Nederland
Op het stuk van de selectie is AidP een handleiding
die de gebruiker in een concrete context moet inter
preteren; het is geen automatisch uitvoerbaar model,
maar ook geen theoretische verantwoording. Wan
neer Den Teuling het heeft over categorieën van ar
chiefbescheiden gaat het reeds om stukken die opge
maakt worden in functie van zekere handelingen, al
wordt dat niet zo uitdrukkelijk verwoord. Iedere
omschrijving met 'stukken betreffende' blijkt van
die zienswijze uit te gaan. Opdat ambtenaren (die
geen selecteurs zijn) die categorieën zouden kunnen
toepassen, moesten deze vertaald worden in stuk-
kenlijsten.10
Toch loopt er iets verkeerd. Dat registratuurperso-
neel 'geen relatie kan leggen tussen de taken en de ad
ministratieve neerslag', wordt terecht als een euvel
aangewezen in Van de selectie.11 Dat wil zeggen: het is
een euvel wanneer men van de stelling uitgaat dat de
selectie in het verlengde hoort te liggen van de han
delingen. We laten deze vraag nog even terzij, bekij
ken eerst het dynamisch archiefbeheer op zich.
Dynamisch archiefbeheer Terecht wendt
pivot de studie van wet- en regelgeving en van te
stellen handelingen aan om juister te beschrijven
waarom of in welk kader een neerslag van informa-
[43]
