2
Over het object en doel
van de informatie-analyse
Het zal de lezer wel niet verbazen dat in deze bijdrage
wordt bepleit de informatie-analyse te richten op de
informatie die aanwezig is in een archief en niet op
(de neerslag van) handelingen. Op de achtergrond
staat hier de gedachte, dat veel informatie niet ty
pisch handeling-gebonden wordt opgeslagen, ver
werkt en gedistribueerd. Veel communicatie van in
formatie wordt niet door de huidige handelingenlijs-
ten afgedekt. Immers, de handelingen betreffen de
openbare taken van de overheid, waarbij informatie
verwerking veelal slechts een middel en geen doel is.
Wil men de informatie in een organisatie analyseren,
dan zijn de handelingen niet de natuurlijke grond
slag daarvoor.
Voorts kan gewezen worden op de bedrijfsinforma
tiekunde, die de informatie in organisaties als object
van benadering kiest, ongeacht wat die organisaties
nu precies aan het doen zijn. Het bestaan van dit vak
gebied geeft reeds aan dat er een geheel eigen benade
ring van informatie mogelijk is, onafhankelijk van
de doelstellingen van de organisatie die de informa
tie gebruikt. In de regel is de bedrijfsinformatiekun
de erop gericht het gebruik van informatie in organi
saties te optimaliseren. Daartoe zijn technieken ont
wikkeld om het informatiegebruik in organisaties
zichtbaar te maken. Dit is van belang om te weten als
men zelf een informatie-analyse van een archief
wenst op testellen.2
Hierbij kan nog het volgende worden opgemerkt.
Het is van groot belang te blijven inzien, dat de infor
matie moet worden geselecteerd. Maar hoe? Men
zou te rade kunnen gaan bij bedrijfsinformatiekun-
digen, zoals dat in bepaalde opzichten in Omslag in
opslag is gebeurd.3 Men mag aannemen dat een be-
drijfsinformatiekundige benadering van informatie
zeer pragmatisch zal zijn: die informatie blijft be
waard die nuttig is voor de werkprocessen.
Ik stel voor de informatiegerichte benadering in ver
band met de selectie van archieven ten behoeve van
het historisch belang op een bredere basis te funde
ren, namelijk vanuit de semiotiek, de algemene leer
van de communicatie van tekens. Hieruit blijkt glas
helder dat dezelfde informatie in totaal verschillende
communicatiewerelden voorkomt. Dit levert het
volgende inzicht op.4
Het administratief belang van de overheid kijkt naar
de pragmatiek van de informatie en evalueert het ef
fect van informatie in de administratieve leefwereld.
De afzender van de informatie is de burger (enzo
voort), de interpretator is de ambtenaar, deze heeft
een bepaalde dispositie (taak, opdracht) binnen een
speciale context (namelijk de gestructureerde over
heid), terwijl de informatie bovendien leidt tot een
specifiek effect(een beslissing, een rapport, etc.).
Het cultureel belang kijkt niet naar de pragmatiek
van de informatie, maar naar de semantiek van de in
formatie: kijkt naar informatie als representatie van
de wereld in het algemeen. De afzender van informa
tie kan een archief van een overheidsorgaan (maar
ook een andere leverancier van informatie) zijn, de
interpretator is de onderzoeker, die een specifieke
dispositie heeft (namelijk als historicus, genealoog,
journalist enz.) binnen een welbepaalde context (na
melijk het historisch bedrijf, de genealogische ver
eniging, de pers) en die de informatie een bepaald ef
fect geeft (in een wetenschappelijk artikel, een stam
boom, een persbericht).
Hieruit blijkt dat er een wereld van verschil is tussen
de pragmatiek en de semantiek van informatie. Hier
door wordt opnieuw onderstreept dat de handelin
gen-benadering een typisch pragmatische benade
ring is en dat deze benadering niet de natuurlijke
grondslag kan zijn van een culturele selectie. Ik kom
hierop nog terug.
Interessant is dat de twee verschillende communica
tiewerelden die nota bene zich over dezelfde infor
matie buigen, beide hevig geïnteresseerd zullen zijn
in de syntaxis van de informatie. Met syntaxis van in
formatie wordt de logische structuur van informatie
bedoeld (het format, de informatiedimensies als
men wil), waardoor classificatie en structurering van
informatie mogelijk is. Beide werelden zullen willen
weten hoe de informatie gestructureerd is. Daarna
gaat ieder zij ns weegs
[24]
De conclusie is dus: laat er een onderzoek naar de
syntaxis van de informatie van een bepaald over
heidsorgaan plaats vinden, waarna de beide belan
gen een oordeel moeten vellen (vanuit hun verschil
lendedisposities).
3
De aanpak van een informatie-
analyse van een archief
In het algemeen zou naar mijn mening als leidraad
bij een informatiekundige analyse van een archief de
vraag voorop moeten staan: welke zijn de informa-
tieverwervings- en toepassingsprocessen die dit or
gaan heeft uitgevoerd Men neme dus het perspec
tief van de met informatieverwerving en -verwerking
belaste ambtenaren als uitgangspunt. Dit is wel een
wezenlijk verschillend perspectief van de handelin
gen-benadering.
Door onderzoek van de informatiebehandeling van
ambtenaren zal duidelijk worden wie de aanbieders
van de informatie zijn (burgers, bedrijven, organisa
ties, andere overheidsorganen) en welke informatie
zij aanbieden, en hoe die informatie opgenomen
wordt door de organisatie, verwerkt wordt (een nieu
we datastructuur krijgt, vaak in nog intermediaire
vormen), en tenslotte afgezet wordt bij burgers, be
drijven, organisaties en andere overheidsorganisaties
(met een specifieke data-structuur)
Wordt eenmaal duidelijk welke de informatiebehan-
delingsstromen zijn, dan kan vervolgens bepaald
worden welke format de data hebben die in de afzon
derlijke stromen meegevoerd worden. Soms zijn die
data zeer gelijkvormig (bij grote bestanden formulie
ren bijvoorbeeld)soms zeer heterogeen (in een com
missie-archief bijvoorbeeld). Het zou al een grote
winst betekenen als van elk archief zou komen vast te
staan welke bestanddelen zich kenmerken door gro
te gelijkvormigheid en hoe de datastructuur daarvan
eruit ziet (deze bestanden lenen zich voor macro-se
lectie) en welke bestanddelen een ratjetoe zijn van
informatie (dat wil zeggen dat de datastructuur niet
gelijkvormig is en dat de data betrekking hebben op
allerlei verschillende verschijnselen; deze bestanden
lenen zich niet voor macro-selectie)
De conclusie is dus: de informatie-analyse maakt in
formatiestromen zichtbaar met daarbinnen het for
mat van die informatie (de syntaxis van de informa
tie). Van groot belang is in te zien, dat er niet alleen
sprake is van stromende informatie, maar ook van
statische informatie waarin de tijd overbrugd wordt
(waarin oude informatie vastgehouden wordt) of
waarin intermediaire vormen van informatie (ont
sluitingssystemen, basisbestanden e.d.) ontstaan.
4
Uitwerking
Archivarissen hebben zich altijd al bezig gehouden
met de informatiekundige analyse van het archief
van een overheidsorgaan. Men dacht daarbij vooral
in soorten documenten. In het Lexicon voor Neder
landse Archieftermen vindt men een classificering
naar de archivistische aard van de documenten in een
overheidsorganisatie. In bijlage 5 van mijn rca-
nota5 heb ik enkele aspecten van dit proces alvast
proberen te illustreren. Kortheidshalve moge ik hier
naar verwijzen.
Deze archivistische benadering zou men kunnen ge
bruiken voor een zogenaamd documented modelvan
een organisatie, met een documentenstroomschema.
Dit schema informeert eigenlijk omtrent twee be
langrijke dingen tegelijk: informationele activiteiten
en documentele activiteiten (de informatiebehande
ling en de communicatie daarvan binnen de organi
satie).
Iets strakker is de informationele analyse van een or
ganisatie: waarbij een informatiestroomschema wordt
gemaakt. Zichtbaar wordt enerzijds welke informa
tie wordt gecommuniceerd en anderzijds door welke
concrete acties dit teweeg wordt gebracht.
Nog strakker is een drieledig informatie-communica-
tie-actiemodel, waarbij van een organisatie een infor
matiemodel, een communicatiemodel en een actie
model wordt opgemaakt. Het informatiemodel be
vat informatiegegevens in engere zin, zoals de
syntaxis, het format en de transformaties en exten
sies van informatie. Het communicatiemodel beeldt
de communicatie-activiteiten van de actores af, hun
[25]
