Informatie-analyse
van archiefbestanden
Een bijdrage tot de discussie over selectie
en vernietiging van archieven
P. M. M. Klep
De Nota-Klep' is in korte tijd een begrip geworden in de Nederlandse we
reld van historici en archivarissen. Met deze, voor de Rijkscommissie voor de
Archieven geschreven nota, officieel getiteld Archieven bewaren: cultureel
investeren in de toekomst (Nijmegen/'s-Gravenhage, 1992), stelde de Nij
meegse hoogleraar in de economische en sociale geschiedenis, tevens lid van
de Rijkscommissie voor de Archieven, Paul Klep een 'informationele' be
nadering van selectie tegenover de 'handelingsgerichte' benadering van het
PivoT-project van de Rijksarchiefdienst. Tijdens verscheidene studiedagen
en in diverse publikaties heeft Klep zijn standpunten uiteen gezet. In onder
staande bijdrage brengt hij niet alleen de kern van zijn theoretisch betoog
nog eens naar voren, ook werkt hij dat verder uit en doet hij enkele aanbeve
lingen voor de praktijk van selectie en vernietiging.
Bijzonder interessant is natuurlijk de vergelijking van het 'informatie-
analyse-model van Klep met de op 'handelingen' gerichte benadering van
dr Angelika Menne-Haritz in het volgende artikel. Is het 'Klep versus
pivot of'Klep tegen de rest van de wereld'?
1
Inleiding
De selectie en vernietiging van archiefmateriaal blijft
de gemoederen zeer beroeren. In het najaar van 1993
wijdden het Nederlands Historisch Genootschap en
de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Ne
derland discussiebijeenkomsten aan dit thema. In
NRC-Handelsblad verschenen verschillende bijdra
gen en het thema bleek actualiteitswaarde genoeg te
bezitten om de televisierubriek Nova te bereiken.
Het heeft alleen zin archieven te bewaren als daar
voor de beste informatie wordt geselecteerd om toe
komstige generaties van onderzoekers, leraren, kriti-
ci, literatoren en liefhebbers in staat te stellen tot een
waardevolle historische reflectie omtrent de samen
leving te komen. Blijken de archiefbewaarplaatsen
voor deze groepen geen aantrekkelijk materiaal te
bevatten, dan zullen zij verdwijnen of degenereren
tot oudheidkamers van werkprocessen van de over
heid.
Is men doende schaarse archiefbewaarplaatsen met
archieven te vullen - op te vatten als een vorm van in
vesteren in de culturele en wetenschappelijke infra
structuur - dan moet men los komen van de actuele
[20]
functie van overheidsarchieven als ondersteuning
van werkprocessen. In die zin zijn overheidsarchie
ven voor de toekomstige generaties immers maar be
perkt interessant. De aanwezige informatie bij de
overheid is een spiegel van de samenleving: daar gaat
het vooral om. Dit betekent dat het selecteren van ar
chieven zeker niet uitsluitend dient geschieden op
basis van wat de overheid vanuit haar eigen taakop
vatting belangrijk vindt
Als het over het selecteren van archieven op lange ter
mijn gaat, zijn er twee belangrijke aspecten aan de
orde: de techniek van de structurering van het ar
chief en de keuze tussen de partijen archiefstukken of
databestanden die die techniek oplevert. Deze bij
drage betreft de techniek van de structurering van
het archief alvorens gekozen wordt.
De nieuwste techniek is de macro-selectie: niet lan
ger worden documenten per stuk beoordeeld door
een geschoolde selecteur, maar nu worden grote ar
chiefbestanden of zelfs complete archieven in een
keer beoordeeld en daarna door uitvoerders behan
deld. Er is een soort mechanisering van de selectie
opgetreden. Een bijzonderheid is dat pivot - een in
stantie van de Rijksarchiefdienst die een leidende rol
in de ontwikkeling van deze nieuwe technieken
speelt - ervoor gekozen heeft archieven te rubriceren
naar de bijbehorende handelingen die de overheid
moet verrichten, die handelingen vervolgens te on
derscheiden in belangrijken onbelangrijk en aldus te
selecteren voor bewaring en vernietiging.
Vastgesteld is dat deze werkwijze uitgaat van de hy
pothese dat de belangrijkste overheidshandelingen
ook de in historisch opzicht belangrijkste informatie
produceren en dat onbelangrijke handelingen (rou
tine-handelingen die geen beleidsimplicaties heb
ben) onbelangrijke informatie voortbrengen. Dit is
aanleiding geworden voor grote ongerustheid om
dat de rijke ervaring van de historici heeft geleerd dat
deze hypothese pertinent onjuist is. Onbelangrij
ke handelingen kunnen uiterst waardevol materiaal
voortbrengen. Hier wreekt zich dat niet de informa
tie zelve, maar de handelingen beoordeeld en gese
lecteerd worden.
Nu de zogenaamde macro-selectie op basis van han
delingen het ontwerpstadium heeft verlaten en door
PIVOT op aanzienlijke schaal in praktijk wordt ge
bracht, is voorgesteld om een tweeledige voorafgaan
de analyse van archiefbestanden door te voeren.' In
de bijgevoegde figuur 1 en 2 ziet men deze dubbele
analyse afgebeeld. De schema's bevatten als het ware
de twee hersenhelften van de Waarderende Autori
teit, die respectievelijk een zakelijk-formele en een
bedachtzame-culturele functie hebben. De eerste
beoordeelt de handelingen die de overheid moet ver
richten, de tweede beoordeelt de informatie die
daardoor is ontstaan als afbeelding van de samenle
ving.
De beide mentale operaties die hier naast elkaar
worden afgebeeld, hebben ieder hun eigen perifeer
communicatiegebied (en daardoor eigen criteria) en
doen beroep op onderscheiden sets van ondersteu
nende instrumenten. Voor wat het administratief
belang betreft, vindt het zogenaamde institutioneel
onderzoek plaats, waarbij een opsomming en om
schrijving van handelingen van de overheid plaats
vindt en ook tot een typering van die handelingen
wordt overgegaan. Op basis hiervan wordt een ba-
sisselectiedocument opgesteld, dat selectie-uitspra
ken per handeling bevat: bewaren of vernietigen.
Deze analyse wordt reeds in praktijk gebracht door
PIVOT.
De beide figuren 1 en 2 laten een parallel analytisch
pad zien voor wat de informatie in archiefbestanden
betreft. Voorgesteld wordt een informatie-onder
zoek in te stellen, dat inzicht geeft in de structuur van
de informatie binnen een archief en dat ook een ty
pering bevat van die informatie. Op basis van een
dergelijk informatie-onderzoek zou men vervolgens
een informatie-selectiedocument kunnen opstellen,
met uitspraken per categorie van informatie: bewa
ren of vernietigen.
Intussen is pivot begonnen na te denken over de na
dere vormgeving van een informatie-analyse. De au
teur tracht vanuit de RCA-nota en de recente discus
sie met archivarissen hierbij enkele notities te ma
ken.
