m
teste
AUTHORITY FOR RECORDS RETENTION AND DISPOSITION
RESPONSABILITÉ RELATIVE A LA CONSERVATION
ET AU DÉCLASSEMENT DES DOCUMENTS
Schedule Number/N° du calendrier
PROVINCE OF NEW BRUNSWICK
PROVINCIAL ARCHIVES
PROVINCE DU NOUVEAU-BRUNSWICK
ARCHIVES PROVINCIALES
42-1107 111/901
Record Series Title/Titre de la série de document
0
Department, Division, Branch, District Office/Ministère, division, direction, bureau régional
0
Existing Authority, if any/Responsable actuel (s'il y a lieu)
0 Access to Records Restricted? I I Yes I I No
L'accès aux documents est-il restreint? Oui Non
If "yes", specify: /Si "oui", préciser:
E Physical Format: i—i Files i Cards f—Plans II Tapes Microfilm Other (Specify)
Forme de documents: II dossiers II cartes II plans II rubans II microfilms II autre (préciser)
EH
Forms included (by number and/or title) /Formules incluses (par numéro et/ou titre)
File System i—i Alpha I-]
Système de classement Ialphab. II
Alpha Numeric I I Chronological
alphab, numér II chronologique
fml I I Calendar Year Fiscal Year Co
Lürl l*loae ae II année de calendrier II année financière II de facon continue
classement
Calendar Year Fiscal Year (Continuous Other
II autrement
Record Series Description/Description de la série de documents
0
Size of Record/Dimension des documents
0
Index System, if any/Systèmes de fiches, s'il existe
0
Inclusive Dates/Dates inclusives
Original - Copies held by:
Originaux - Qui en a des copies?
Copies - Original held by:
Copies - Qui a les originaux?
Record Series Purpose
Nature de la série de documents
Operational
dossier opérationel
Housekeeping
administration interne
Working Papers
documents de travail
Policy
politiques
0
Retention Period
Période de conservation
Hard Copy
Original
In Office (active plus)
Au bureau (actif plus)
In Records Centre
Au dépöt des documents
TOTAL YEARS:
NBRE TOTAL D'ANNÉES:
Final Disposition:
Déclassement finale:
Transfer to Archives
Transfert aux archives
Destroy after Archives Selection
Elimination après triage aux archiv
Destroy
Élimination
Qualifying factors, if any
Commentaires (s'il y a lieu)
Hard Copy
Original
Microfilm Copfe^conserver
Microfilm Bn ,é„llri,i
en securite
r^j Records Disposition - Initial Schedule Implementation
II Calendrier initial de conservation et de déclassement
Metric Linear Measurement
Mesure linéaire en métrique
Date Range
Dates limites
Retain in Office
Au ministère
Transfer to
Records Centre
Transfer au dépot
des documents
Transfer to
archives
Transfert aux
archives
Destroy
Élimination
0
APPROVALS AUTORISATIONS
Departmental/Du ministère
Provincial Archivist/Archiviste provincial(e)
Formulier voor het vastleggen van de bewaarter
mijn en uiteindelijke bestemming van archiefstukken.
De provinciale archivaris moet het voorstel goedkeu
ren...
[294]
de Canadese methode zijn mijns inziens noodzake-
lijkenmogelijk!
Tot slot
Zijn de opgedane impressies nu ook in een ge
meente als Dordrecht te realiseren? Nader onder
zoek bij de gemeentelijke diensten zal naar alle
waarschijnlijkheid uitwijzen, dat dit voor een aan
tal onderdelen van het records managementpro
gramma absoluut het geval is. Ik denk dan met na
me aan het tussendepot en de ondersteuning van
de records managers bij het schonen van hun ar
chief. De door het Gemeentearchief door te bere
kenen kosten aan personeel en bergruimte zijn re
latief gezien niet hoog, zodat hopelijk reeds eind
1994 echt van start kan worden gegaan. Daarnaast
wordt de mogelijkheid om het programma tot de
omliggende gemeenten van Dordrecht uit te brei
den steeds groter. Door de voortschrijdende regio
nalisering krijgen de besturen van deze gemeen
ten, die met dezelfde archiefproblemen te maken
hebben, de gelegenheid om de aanwezige kennis
bij het Gemeentearchief in te huren. Daarnaast zal
gewerkt moeten worden aan een duidelijk om
schreven verfilmingsprogramma voor de archief
stukken, die nog bij de registratuur berusten, het
zij op film, microfiche of beeldplaat. Bovendien
vindt er op dit moment een discussie plaats of er
niet moet worden overgeschakeld op bewaarlijs-
ten. Al met al een reden te meer om de toekomst
niet al te somber in te zien.
Summary
Records management. An outline of the
Canadian practice. In order to be informed of
the Canadian ideas on records management and, in
particular, records centres Mr de Bruijn of the
Dordrecht Municipal Archive spent three weeks at
the Provincial Archives of New Brunswick.
Noten
t Archives Act of New Brunswick,
1977. Artikel 5, lid 1 b, cend.
2 De sectie Records Management
Program Development bestaat uit
zeven medewerkers, de sectie Cen
tral Micrographics uit zes en de sec
tie Records Centre uit twee.
3 Voor 1992 bedroeg de totale
begroting van het Provincial
Archivescs 1.247.943.
4 Classification plan and retention
Schedulefor administrative records
(New Brunswick, 1990).
5 Er worden de volgende cursussen
gegeven: a. inventarisatie van
dossiers; b. het gebruiken en op
stellen van een classificatieschema;
c. het gebruik van de bewaar- en
vernietigingslijsten en d. controle
van het dynamisch archief.
Bovendien staan er cursussen met
betrekking tot microverfilming
en automatisering op het program
ma.
6 Model for a departmental records
management. Policy and procedures
manual(Ncw Brunswick, 1992).
7 De gemiddelde kosten per strek
kende meter in het tussendepot
bedragen in 1993 ongeveercs 13a
cs 16.
8 In 1992 waren ongeveer 49 500 do
zen (circa 16,5 strekkende kilo
meter) in het tussendepot opgesla
gen.
9 J. AthertonenT. vanLeyen, The
management of the federal records
centres (Ottawa, z.j
1 o Verschil in de kosten voor ge
bouwen voor de berging van
één strekkende meter archief
bedraagt ongeveer c$ 33 (kosten
voor het tussendepot cs 10,05
/kosten voor de departementen
c$ 43,12).
Verschil in de kosten voor
de berging van één strekkende me
ter archief bedraagt ongeveer
cs 10,50 (kosten in het tussen
depot c$ 10,73/kosten in de
departementen c$ 21,03).
11 Opditmomentzijnerongeveer
220 klanten, die allen afkomstig
zijn ui t de publieke sector.
12 Practice for Operational Proce
dures. Inspection and Quality
Control of First-Generation,
Silver Microfilm of Documents.
(a. n.s.i. /a.i.i.m. MS23 -1991).
Recommended Practice for
Operational Procedures. Inspec
tion and Quality Control of
Duplicate Microforms of
Documents and from cO. M
(a.n.s.i. /a.i.i.m. MS43 -1991).
Micrographics -1 s o Resolution
Test Chart No. 2. Description and
Use. (a.n.s.i.a.i.i.M.MS51-
1991 enA.N.s.i./i.s.o. 3334-
1991).
[295]
