sificatienummer in combinatie met het stelling-
kast-plank-doosnummer. Aangezien deze num
mers alleen bij hem bekend zijn, voorkomt dit auto
matisch dat onbevoegden een dossier kunnen op
vragen.
Bij de overbrenging naar het tussendepot is de
archiefvormer verplicht om in iedere doos een in
viervoud ingevulde Records Transferlist te stoppen.
Op deze lijsten dienen onder andere het dossie
rnummer, de jaren waarover het loopt en een korte
omschrijving te worden vermeld. Bovendien moet
het classificatienummer worden ingevuld en de
uiteindelijke bestemming (vernietiging of selectie
voor de Provincial Archives). Hierdoor is de ar
chiefvormer verplicht om zijn dossiers volgens het
classificatieschema toegankelijk te maken en de be-
waarlijst toe te passen. Op het formulier wordt in
het tussendepot het overbrengingsnummer en het
bergingsnummer ingevuld. Eén exemplaar gaat te
rug naar het departement, één exemplaar wordt op
overbrengingsnummer en één op jaar van vernieti
ging of selectie op het tussendepot bewaard.
Wat zijn nu de redenen voor een tussendepot? Drie
duidelijk voordelen zijn eenvoudig te bedenken:
a het daadwerkelijk greep krijgen op de stroom
van archieven naar de Provincial Archives door het
centraal bewaren en vernietigen van stukken;
b het dwingen van de departementen en gemeen
ten hun archieven te ordenen volgens een identiek
classificatieschema;
c het bergen van de weinig geraadpleegde stukken
op een goedkopere en efficiëntere manier.
De eerste twee redenen zijn hiervoor al terloops ter
sprake gekomen. De kosten van een tussendepot
zijn geringer dan die van een kantoorgebouw. In
een door het National Archives of Canada uitgege
ven rapport9 blijkt, dat er op de kosten van gebou
wen, berging en dienstverlening fors bezuinigd kan
worden.10 De National Archives komen bij een
gemiddelde netto groei per jaar van ruim 28 800
strekkende meter archief in het tussendepot tot een
besparing van ruim c$ 3 500000. In het rapport
worden ook regels gegeven voor de beveiliging, de
eisen aan gebouwen en faciliteiten en produktiecij-
fers per medewerker.
Microverfilming Zoals al eerder opgemerkt,
is ook de microverfilmingsafdeling in hetzelfde ge
bouw als het tussendepot gehuisvest. Deze activiteit
is ook nauw met het records managementprogram
ma verweven. Het verfilmen gebeurt vooral ter
bescherming van de archiefstukken (75%), hoewel
het ook plaatsvindt om ruimte te scheppen. Een
groot aantal semi-stacische stukken kan namelijk na
verfilming worden vernietigd. De semi-statische
stukken die verfilmd worden, zijn vooral operatio
nele stukken, aangezien de bewaartermijn voor ad
ministratieve stukken te kort is. Op het tussendepot
wordt zowel voor de Provincial Archives als voor de
departementen verfilmd. Dit gebeurt door zowel
eigen als gedetacheerd personeel. Na afloop van de
bewaartermijn worden de microfilms vernietigd of
overgebracht naar de Provincial Archives. Alleen de
materiaalkosten worden doorberekend aan de klan
ten.1 1 Dit geldt ook voor de gevraagde kopieën van
de rolfilms. Bij het verfilmen wordt gebruik ge
maakt van de standaarden, die zijn ontwikkeld door
de Association for Information and Image Manage
ment.12 Door medewerkers van de sectie Records
Management Program worden de films ook ont
wikkeld13 en gekopieerd14. De microverfilmings
projecten hebben sterk aan het succes van het re
cords managementprogramma bijgedragen.
Automatisering De automatiseringsgraad in
het tussendepot is op dit moment nog gering. Naast
de geautomatiseerde uitleenadministratie zijn er al
leen programma's bij de microverfilmingsafdeling
en voor de plaats van berging van de statische ar
chieven in de depots van het tussendepot in ge
bruik. Vanaf begin dit jaar is er echter een automati
seringsdeskundige bij de sectie Records Manage
ment Program in dienst. Deze hoopt op korte
termijn de zoekmogelijkheden in het uitleenpro
gramma te vergroten. Ook wordt er gewerkt aan een
programma om de inspectierapporten van de mi
crofilms te automatiseren.
Verder viel op, dat op de Provincial Archives en
bij het records management van de departementen
nog maar weinig met de computer wordt gewerkt.
Het ontbreken van voldoende geld, personeel en
goede programma's ligt hieraan ten grondslag. De
Provincial Archives hebben programma's voor het
registreren van gerestaureerde stukken, het nader
[292]
ontsluiten van bestanden en voor de berging in de
depots. De meeste departementen gebruiken nog
een handmatig systeem voor het toegankelijk ma
ken van hun dossiers. Degenen die geautomati
seerd hebben, gebruiken vooral het Amerikaanse
programma frolic. Dit is een zeer goed bruik
baar programma, dat ontsluit op dossierniveau.
Het programma is gebruikersvriendelijk en de
zoekmogelijkheden zijn legio. Om een overzicht te
krijgen van welke programma's er in gebruik zijn en
om de kwaliteit ervan vast te stellen, is een uitge
breide Computer Assisted Records Management
(c.a.r.m.) Analysis Checklist door de sectie Re
cords Management Program opgesteld.'5 Aan de
orde komen onder andere functionaliteit, rappor
tering, opzoek- en indiceringsmethoden en gebrui
kersvriendelijkheid. In de naaste toekomst zal dus
veel tijd en menskracht in de automatisering wor
den gestoken.
Selectie De selectie van archiefstukken die
moeten worden overgebracht naar de Provincial
Archives of die kunnen worden vernietigd, gebeurt
in het tussendepot. Dit werk wordt uitgevoerd
door medewerkers van de Provincial Archives en
dus niet door de records analisten. De selectie ge
beurt door middel van lijsten en de kennis en erva
ring van de archivaris spelen een voorname rol. Op
bepaalde bestanden, bijvoorbeeld de rechterlijke,
worden na de selectie direct nadere toegangen ge
maakt. Voor de selectie en de verwerking ervan in
de computer (inventarissen en magazijnlijsten)
wordt veel gebruik gemaakt van tijdelijke arbeids
krachten. Voor de verwerking gebruikt men een
Dbase-programma. De selectie geldt dus niet voor
de stukken, die al door de bewaarlijsten zijn aange
wezen om te worden vernietigd. Deze selectie be
hoort namelijk door de records managers te gebeu
ren. In verband met ruimtegebrek in de Provincial
Archives worden de meeste te bewaren bescheiden
tegenwoordig tijdelijk bewaard in het tussendepot.
Bij veel te raadplegen bestanden wordt meestal be
sloten deze direct op microfilm te zetten, zodat al
leen de film naar de Provincial Archives wordt over
gebracht. Hiermee zijn we bij de laatste fase van de
levenscyclus aanbeland, een fase die buiten het be
stek van dit artikel ligt.
New Brunswick of Nederland?
Uit het hierboven geschetste blijkt, dat het systeem
in New Brunswick op dit moment in praktijk nog
niet optimaal werkt. Er bestaan grote verschillen
tussen de departementen in hun records manage
ment. Sommige hebben hun zaak goed op orde, an
dere hebben grote achterstanden op dit terrein.
Desalniettemin durf ik te beweren, dat de visie op
het records management in New Brunswick beter is
dan in Nederland, als men bij ons op dit moment al
over het hebben van een algemeen aanvaarde visie
kan spreken. Met name de greep, die men in Cana
da op de gehele levenscyclus van een archiefstuk wil
krijgen, spreekt zeer tot de verbeelding. Hierdoor
voorkomt men belangentegenstellingen tussen de
registratuur en het archief en kan de stroom van ar
chieven naar de archiefbewaarplaats worden gere
guleerd. Het succes van het tussendepot kan in gro
te mate worden verklaard, doordat het al eerder
bestond dan de Provincial Archives en het bestaans
recht ervan in de Archives Act is vastgelegd. De
combinatie van tussendepot en microverfilming in
Fredericton is een zeer gelukkige te noemen. Een
beperking van de papierberg is mogelijk. Door de
inspectie van de microfilms heeft de sectie Records
Management Program ook hier een stevige greep
op het eindresultaat.
Als in Nederland het Canadese systeem gemeen
goed zou zijn geweest, dan zouden er bij de Neder
landse departementen en de diensten in enkele gro
te gemeenten niet zulke grote achterstanden zijn
ontstaan en zou het bestaansrecht van bijvoorbeeld
Pivot, het paradepaard van de Rijksarchiefdienst,
hebben ontbroken. Door de combinatie van ar
chiefcode, bewaarlijst en tussendepot is het records
management namelijk gedwongen om het archief
toegankelijk te maken, te schonen en vroegtijdig
over te brengen naar een goedkopere bewaarplaats.
Een volledige overname van de Canadese methode
lijkt mij vanwege de hoge invoeringskosten (ar
chiefruimten, personeel, microverfilming) op korte
termijn niet echt mogelijk, vooral niet in de huidige
periode van grote financiële problemen. Bovendien
zou dit een te grote mentaliteitsverandering van de
mensen, die werkzaam zijn in de registratuur- en ar
chiefwereld, vergen. Geleidelijke aanpassingen aan
[293]
