in de Provincial Archives moeten worden opgeno
men.
Scholing Om het gebruiken een juiste toepas
sing van de theorie uit het handboek Classification
plan and retention schedules (c. p. R.s.) te bevorderen,
organiseert de sectie Records Management Program
verschillende cursussen, vooral voor ambtenaren
werkzaam op de registratuur. Hierbij wordt veel ge
bruik gemaakt van case-studies, verder zijn deze op
gezet als workshops: door de deelnemers moeten
veel opdrachten worden uitgevoerd. Ze zijn in eerste
instantie opgezet voor de publieke sector, maar bij
voldoende plaats kunnen ook records managers uit
de private sfeer deelnemen. De kosten van de cur
sussen bedragen op dit moment C$ 50 (1 dag) en
c$ 100 (3 dagen) en worden gemiddeld twee keer
per jaar gegeven op het tussendepot.5 Door het suc
ces van de cursussen wordt er aan gedacht deze op
middellange termijn te privatiseren. De in New
Brunswick gebruikte lesmethode is door enkele an
dere provincies overgenomen. De National Archi
ves of Canada geven op dit gebied ook cursussen
met dezelfde opzet.
De nauwe betrokkenheid van de sectie Records
Management Program met het veld blijkt tevens
uit de publikatie van een handboek, waarin op een
heldere en overzichtelijke wijze het gewenste beleid
en de toe te passen procedures betreffende records
management worden beschreven.6 Aangezien New
Brunswick officieel tweetalig is, bestaat er zowel
een Engelse als een Franse versie. In deze handlei
ding worden alle soorten archiefstukken behan
deld, alsmede het formulierbeheer, de beveiliging
van de archiefruimten en de arbeidsomstandighe
den voor het personeel. Door dit handboek kunnen
de records managers en hun medewerkers zelf hun
archiefproblemen oplossen.
Tussendepot Het streven van de sectie Re
cords Management Program is er vanaf het begin op
gericht geweest om alle semi-statische archiefbe
scheiden van de departementen en gemeenten on
der te brengen in een tussendepot. Het blijft echter
de verantwoordelijkheid en keuze van de departe
menten en gemeenten of dit daadwerkelijk gebeurt.
De gemeenten zijn hierbij betrokken, aangezien er
in New Brunswick geen gemeentearchieven be
staan. Vanaf 1966 bestaat er een tussendepot in
New Brunswick. Dit tussendepot was tot 1978 over
verschillende, onveilige gebouwen in de provincie
hoofdstad Fredericton verspreid. In dat jaar betrok
men het huidige pand in het Industrial Park in Fre
dericton. Met dit nieuwe gebouw werd de uitvoe
ring van het records managementprogramma pas
echt mogelijk. Alle overgebrachte semi-statische
archieven konden in één depot worden opgesla
gen en ook de microverfilmingsafdeling kon er wor
den ondergebracht. De laatste jaren worden er ge
middeld 5000 dozen per jaar naar het tussendepot
overgebracht. Aangezien er ook dozen worden afge
voerd, bedraagt de netto groei ongeveer 2500 do
zen per jaar. Dit is echter maar een fractie van de to
tale hoeveelheid geproduceerd archief. Een groot
aantal administratieve stukken wordt namelijk
nooit naar het tussendepot overgebracht, aangezien
ze na de dynamische fase direct kunnen worden ver
nietigd.
In het tussendepot, dat beveiligd is tegen inbraak
en brand, is geen klimaatbeheersing aanwezig.
Hierdoor kunnen er grote temperatuurschomme
lingen optreden in zomer en winter. Aangezien de
meeste stukken toch op termijn vernietigbaar zijn,
is dit geen onoverkomelijk bezwaar. Het tussende
pot bestaat uit twee grote hallen, waarin lange stel
lingen van tien planken hoogzijn geplaatst.7 Op één
plank staat ongeveer twee strekkende meter semi-
statisch archief in dozen van 38,5 x 30 x 36,5 cm.
De dozen krijgen een uniek nummer, een zo
genaamd stelling-kast-plank-doosnummer (aisle-
bay-shelf-case number). Dit nummer wordt ook
doorgegeven aan de archiefvormer. De dozen wor
den willekeurig in de stellingen geplaatst en er
wordt niet op vermeld wat er in zit. Voor deze me
thode is gekozen uit het oogpunt van beveiliging.
Bij een eventuele inbraak weet men niet waar men
een doos moet zoeken. Bij opslag in het tussendepot
blijft de verantwoordelijkheid van het beheer bij de
archiefvormer berusten.8 De opslag gebeurt gratis
en men kan altijd dossiers of dozen opvragen. In
1992 werden ruim 5600 verzoeken, die per compu
ter in een Dbase-programma worden verwerkt, aan
het tussendepot gericht. De stukken kunnen zelf
worden opgehaald of worden per koerier tegen
doorberekening van kosten bezorgd. De archiefvor
mer vraagt een dossier op door middel van het clas-
[290]
RECORDS TRANSFER LIST
PROVINCIAL ARCHIVES
RECORDS MANAGEMENT
Nouveau Brunswick
LISTE DE TRANSFERT DES
DOCUMENTS
ARCHIVES PROVINCIALES
GESTION DES DOCUMENTS
Record Series Title Titre de la série des documents
Department Ministère
Date Records Sent Date de transfert
Branch Direction
Records Centre use only
A l'usage du dépot des
documents seulement
Transfer no. N° de transfert
Schedule Number Numéro de calendrier
Temporary Box No. N° temporaire de la boite
Final disposition Disposition finale
Destroy Select Archives
Détruire Trier Archives
Disposal date
Date de disposition
Month/Mois Year/Année
Date shelved/Date d'entreposagc
Location Emplacement
A B S C
Records Custodian Responsable des documents
File number
N° de dossier
Date of records/D
From de
ïte des documents
To
Description Description
See reverse for instructions Instructions au verso
White - Records Centre
Blanc - Dépót des documents
Yellow - Records Centre
Jaune - Dépót des documents
Green - Returned to Department
Vert - Retournée au ministère
Pink - Department (temporary)
Rose - Ministère (temporaire)
De 'Records Transferlist', die in iedere overgebrachte
door naar het tussendepot moet worden gestopt
I291.
