Records management
in l\lew Brunswick
Aangezien een korte, correcte vertaling van het
begrip records management in het Nederlands
ontbreekt, zal ik in dit artikel consequent de
Engelse term gebruiken.
Wat direct opvalt bij het records managementpro
gramma in New Brunswick is de totaalvisie op het
archiefbeheer. Beïnvloeding en sturing van de ge
hele levenscyclus van het archiefstuk door de Pro
vincial Archives is het doel. Deze visie bestaat niet
alleen in New Brunswick, maar ook in alle andere
provincies en wordt door de National Archives of
Canada te Ottawa gepropagandeerd. Door de grote
zelfstandigheid van de tien provincies en twee terri
toria, waaruit Canada bestaat, bestaan er grote ver
schillen in de praktijk. Bovendien is niet ieder pro
vinciaal archief even ver met de invoering van een
records managementprogramma. Aan deze ver
schillen zal ik echter geen aandacht schenken.
In New Brunswick bestond van 1966 tot 1968 de
unieke situatie, dat er wel een tussendepot (Records
Centre) was, maar nog geen Provincial Archives.
Door de Archives Act van 1968 kreeg het records
managementprogramma een grote stimulans. Een
andere mijlpaal was de nieuwe Archives Act van
1977. Hierin zijn de bevoegdheden van de provin
ciale archivaris ten aanzien van het records manage
ment verder uitgewerkt en verankerd. De archivaris
moet classificatieschema's goedkeuren, bewaar- en
vernietigingslijsten voorbereiden, alsmede het ge
bruik van het tussendepot door de ministeries en
gemeenten bevorderen.' Voor deze werkzaamhe
den is een speciale afdeling opgericht, die als hoofd
taken heeft Records Management Program Deve
lopment, Central Micrographics en het beheer van
het tussendepot. In 1993 bestaat deze afdeling uit
ruim 15 personeelsleden, waarvan een deel op pro
ject- of contractbasis werkt.2 Daarnaast is er nog
een aantal mensen op grond van werkgelegenheids-
en omscholingsprojecten werkzaam. Ongeveer de
helft van de jaarlijkse begroting van de Provincial
Archives wordt besteed aan het records manage
mentprogramma.3
De sectie Records Management Program bena
dert de departementen niet actief. Het beleid is er
op gericht verzoeken om assistentie van de ministe
ries af te wachten, aangezien men hiervan het mees
te resultaat verwacht. Deze ondersteuning is nood
zakelijk, want een groot aantal departementen
heeft nog geen classificatieschema's en bewaarlijs-
ten, waardoor er grote achterstanden bestaan in het
schonen en overbrengen van de semi-statische be
standen naar het tussendepot. Deze situatie is voor
al te verklaren door het ontbreken van een deugde
lijk postregistratiesysteem. Kenmerkend voor de
Canadese praktijk is namelijk, dat de stukken niet
ieder afzonderlijk worden ingeschreven. Inzicht
over de verblijfplaats van een stuk bestaat zodoende
niet. Bovendien is een gedecentraliseerd archiefbe
heer met vele onvolledige en met duplicaten ver
vuilde dossiers het gevolg. Voor het oplossen van
deze problematiek is een mentaliteitsverandering
op de departementen noodzakelijk. De sectie Re
cords Management Program lijkt de meest aange
wezen instantie om dit te bewerkstelligen.
Classificatieschema's Eén van de be
langrijkste activiteiten van de medewerkers van de
sectie Records Management Program is het advise
ren en ondersteunen van de departementen bij het
ontwikkelen van een classificatieschema. De pro
vinciale archivaris stelt deze schema's uiteindelijk
vast.
In New Brunswick wordt in het records manage
ment een onderscheid gemaakt tussen administra
tieve en operationele bescheiden. De administra
tieve stukken komen bij alle ministeries voor en
zijn te verdelen in: administratie, faciliteitenbeheer,
financiën, personeel en materiaalbeheer. Voor deze
categorieën heeft de sectie Records Management
Program een classificatieschema opgesteld, dat alle
ministeries direct kunnen toepassen.4 Binnen de
categorieën wordt weer een onderscheid gemaakt
tussen beleids- en algemene stukken.
Voor de operationele stukken moeten de depar
tementen zelf een schema opstellen. Deze stukken
hebben betrekking op hun taakuitoefening. Juist
bij deze werkzaamheden treedt de sectie Records
Management Program als adviseur op en probeert
zij de records managers te overtuigen van het nut
van een classificatieschema en een centrale berging
van de stukken. De Provincial Archives kunnen het
[288]
svmm-
gebruik van de ontwikkelde classificatieschema's
niet voorschrijven. De departementen zijn verant
woordelijk voor hun eigen archief en de records
managers moeten in principe zelf hun archieven in
ventariseren en schonen. Dit heeft tot gevolg, dat er
departementen zijn zonder of met een eigen classi
ficatieschema. In New Brunswick heeft men be
wust gekozen voor gratis advisering en ondersteu
ning, omdat doorberekening van de kosten veel ad
ministratieve rompslomp oplevert. Bovendien zou
het slechts een verschuiving zijn van gelden binnen
de provinciale begroting.
Deze zomer waren de records analisten bezig
met een aantal grote projecten, zoals die van het
Department of Natural Resources and Energy
(d.n.r.e.), de Systems and Technology Branch van
het Department of Supply and Services en de Inco
me Support Branch (LongTerm Established Needs
of Lten-programma). Hun advisering leidt meestal
tot een voorstel tot plan van aanpak, maar daar de
verantwoordelijkheid bij de departementen blijft
berusten, komt een volledige uitvoering van het
plan zelden voor. Onderdelen van zo'n plan zijn het
maken van een dossierinventaris, het bepalen van
de omvang van het archief en de splitsing van het
dossierarchief in een dynamisch en semi-statisch
bestanddeel. Na deze werkzaamheden wordt het
classificatieschema opgesteld.
Het tussendepot in het Industrial Park van Frede-
ricton. Het pand wordt gedeeld met enkele andere pro
vinciale instellingen. De depots bevinden zich aan de
achterzijde van het gebouw. Foto: Teun de Bruijn
Bewaar- en vernietigingslijsten De
overbrengingstermijnen zijn nauw verbonden met
het classificatieschema. Achter iedere omschrijving
in dit schema staat vermeld hoe lang een dossier dy
namisch en semi-statisch is en wanneer het kan
worden vernietigd of voor selectie overgebracht
moet worden naar de Provincial Archives. Dynami
sche dossiers bevinden zich bij de registratuur om
dat de archiefvormer deze veelvuldig raadpleegt.
De dynamische fase duurt nooit langer dan twee
jaar. De semi-statische dossiers hebben nog wel
waarde voor de administratie, maar worden nog
maar zelden geraadpleegd. Deze stukken worden
overgebracht naar het tussendepot, aangezien de
berging daar veel efficiënter en dus veel goedkoper
kan plaatsvinden. De semi-statische fase kan van o
tot en met 6 jaar lopen. Hierna hebben de stukken
geen echte administratieve waarde meer. Op dat
moment wordt besloten of de dossiers volledig
kunnen worden vernietigd (dit gebeurt in opdracht
van de Provincial Archives door middel van ver
snippering) of dat ze in verband met een juridische,
fiscale of historische waarde gedeeltelijk of volledig
[289
