Records management
Een schets van de Canadese praktijk
drsTeun de Bruijn
documentaire zaken binnen de gemeente, door in
één groep afgevaardigden te verzamelen van een af
deling automatisering en informatievoorziening,
de registratuur, het gemeentearchief, het bureau of
de afdeling bidoc en naar mijn mening ook van de
beleidsafdelingen van de gemeente als gebruikers
van informatie. Natuurlijk zou zo'n commissie of
wat de benaming ook zal zijn haar grondslag, haar
bestaansrecht moeten vinden in de gemeentelijke
archiefverordening en/of het gemeentelijk besluit
post- en archiefzaken.
Binnen zo'n overlegstructuur kan gewerkt worden
aan een de opzet van een deugdelijk MLG-beleid.
Mijns inziens hoeven de lokale en regionale archief
diensten zich niet zonder meer ten volle te stellen
achter de visie zoals neergelegd in het rapport 'Do
cumenten uit de tijd. Behoud en beheer van digitale
informatie' van de Algemene Rijksarchivaris en de
gemeentearchivarissen van Amsterdam, 's-Graven-
hage, Rotterdam en Utrecht. Het is eerder zo dat
de gemeentearchivarissen uit bovengenoemd rap
port een op de eigen situatie toegesneden beleids
lijn moeten ontwikkelen. Anders geformuleerd: de
gemeentearchivaris moet in de ontwikkeling van
zijn MLG-beleid niet volgend doch initiërend op
treden.
Het is in een dergelijke structuur dat de gemeen
telijke archiefinspecteur een belangrijke rol dient te
spelen.
Hij kan dus zijn borst nat maken: de oude inspec
teur is dood en de nieuwe is nog maar net geboren
en zal als elke zuigeling nog heel wat kinderziekten
moeten overwinnen voordat hij volwassen is.
Summary
The inspector is dead; long live the
inspector! The changing function of the
Minicipal Inspector. According to the 1962
Archives Act Municipal Inspectors exercise super
vision over the keeping of the records of municipal
bodies. This concerns matters such as storage,
accomodation, appointing staff, financial manage
ment, making inventories of the records etc. Recent
developments - both technical and organisational -
have made a reappraisal of the Municipal Inspec
tor's task necessary.
[286]
Het onderkomen van de Provincial Archives in New Brunswick in de voor
malige bibliotheek van de juridische faculteit op het universiteitsterrein van
Fredericton. Foto: Teun de Bruijn
In de zomer van 1993 bracht drs Teun de Bruijn, medewerker van de Ge
meentelijke Archiefdienst Dordrecht, een stagebezoek van ruim drie weken
aan de Provincial Archives van New Brunswick, een provincie in het zuid
oosten van Canada. Het doel van de stage was om ten behoeve van toetsing
en ontwikkeling van de Dordtse situatie, inzicht te verkrijgen in de Cana
dese ideeën over 'records management' in het algemeen en het verschijnsel
'tussendepot' in het bijzonder. Speelde het 'tussendepot' in de jaren '80 bij
ons een belangrijke rol in de discussie over de aanpak van de fysieke, kwan
titatieve problemen als gevolg van de verkorting van de overbrengingster
mijn, nu lijkt het 'tussendepot' een item te kunnen worden in de aanpak
van de fysieke problemen als gevolg van de voortschrijdende regionalisatie.
[287]
