op die manier mooi te omzeilen zijn. Daarom moet
die bijstand ook tot het allernoodzakelijkste be
perkt blijven. Maar er is nog iets: schetst datgene
wat ik tot hier heb betoogd een situatie, wenselijk
in gevallen dat registratuur en gemeentearchief in
derdaad gescheiden zijn, er is daarnaast een ont
wikkeling gaande op veel plaatsen die mij enigszins
verheugt: reorganisatie! Wellicht tovert dit woord
bij velen kippevel op de armen en roept het beelden
op van een veel geld kostende operatie die veel on
rust en in het vervolgstadium vaak veel ontevreden
heid brengt. Laat ik echter dit verschijnsel vanuit
archivistisch oogpunt - en vanuit de Roosendaalse
situatie - beschouwen.
Per i januari 1992 is het gemeentelijk apparaat van
Roosendaal en Nispen gereorganiseerd. Er kwamen
drie sectoren: Bestuurszaken, waarin men de voor
malige gemeentesecretarie minus de afdeling On
derwijs en Welzijn alsmede de gemeentelijke ar
chiefdienst terugvindt, de sector Welzijn, dat wil
zeggen de voormalige dienst Lichamelijke Opvoe
ding, Sport en Recreatie, de Gemeentelijke Sociale
Dienst en de voormalige secretarieafdeling Onder
wijs en Welzijn, en als derde de sector Stadsontwik
keling en -beheer, een bundeling van de tot dan toe
bestaande diensten Stadsontwikkeling en Gemeen
tewerken. De Gemeentelijke Brandweer, Het
Openbaar Slachthuis en de Gemeentepolitie ble
ven buiten de reorganisatie, de eerste omdat ze te
nauw is verbonden met de Regionale Brandweer,
het Slachthuis omdat dat per 1 januari 1993 werd
geprivatiseerd en de gemeentepolitie omdat regio
nalisatie daarvan aanstaande is.
Burgemeester en wethouders wilden het bureau
registratuur van de afdeling Interne Zaken/Regi
stratuur ter secretarie, dat sedert een eerdere reorga
nisatie al de registratuur beheerde van alle in het
stadskantoor gehuisveste diensten, samenvoegen
met de gemeentelijke archiefdienst tot één algeme
ne afdeling Archiefzaken. De toenmalige gemeen
tearchivaris van Roosendaal en Nispen deelde aan
het gemeentebestuur mee dat hij vanuit archivis
tisch oogpunt gezien met deze constructie akkoord
kon gaan. De gemeentearchivaris maakt nu als
hoofd van het bureau gemeentearchief deel uit van
het managementteam van de afdeling Archiefzaken
en is daardoor medeverantwoordelijk voor het ar-
chiefbeleid van de gehele afdeling. De archiefin
specteur neemt deel aan het werkoverleg registra
tuur. Het voordeel hiervan is dat het gemeentear
chief meer direct zijn invloed kan laten gelden. Als
nadeel zouden sommigen kunnen noemen het feit
dat er minder 'afstand' is tussen inspecteur en geïn
specteerde; dit gemis aan 'afstand' - het zal inmid
dels duidelijk zijn dat ik dat niet als zodanig ervaar -
wordt anderzijds weer gecompenseerd door het feit
dat de inspectie een wettelijke taak is met, ik noem
de het al eerder, een directe lijn naar burgemeester
en wethouders. Hoewel een externe evaluatieronde
van de reorganisatie nog moet plaatsvinden, kan
met betrekking tot de afdeling Archiefzaken en de
rol van de gemeentearchivaris c.q. de archiefinspec
teur daarin nu reeds gesteld worden dat door deze
interpretatie een structureel overleg over archief
aangelegenheden is gegarandeerd, waarin beleids
beïnvloeding vooraf en tussentijds plaatsvindt, het
geen de inspectietaak vergemakkelijkt.
Ook in landelijk verband worden karakter en in
houd van de taak van de inspecteur gelukkig steeds
meer geïnterpreteerd zoals ik u hierboven heb ge
schetst. Met name vinden we dat sterk terug in
het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie
(wga), een overlegorgaan dat zich richt op allen die
in de praktijk belast zijn met het toezicht op het be
heer van de niet-overgedragen archieven met als
doel vanuit de gemeentelijke archiefinspectie een
brug te slaan tussen de registratuur en het gemeen
tearchief. Het Werkverband functioneert zelfstan
dig onder de vleugels van de Landelijke Kring van
Gemeente- en Streekarchivarissen (lkgsa). De
Landelijke Kring kan bij gelegenheid advies inwin
nen bij het Werkverband over inspectieaangelegen
heden; deze adviezen zijn vrijblijvend. Deze band
met de lkgsa komt onder meer tot uiting in het
feit dat het wga alleen adviezen uitbrengt aan de
Kring en niet aan andere organisaties binnen het
archiefwezen. Daarnaast adviseert het wga ook
ongevraagd de lkgsa over alle vaktechnische in
spectie-onderwerpen. Daartoe stellen werkgroepen
binnen het wga voorbereidende notities op. Het
resultaat is dat er steeds meer naar het Werkverband
geluisterd wordt; zo zijn er al adviezen uitgebracht
over of wordt gestudeerd op zaken als inspectie bij
gesubsidieerde instellingen, de gemeentelijke basis-
[284]
administratie, moderne informatiedragers en de
taak van de gemeentelijke archiefinspecteur, beheer
en vernietiging van cliëntendossiers, bewaring van
rijbewijzen en dergelijke.
Al met al zitten we nu in een situatie waarin de rol
van de inspectie is veranderd. De huidige positie is
weer een goede basis voor de ontwikkelingen van
de taak van de inspecteur in de toekomst. Die taak
zal zeker nog aan meer veranderingen onderhevig
zijn. Niet formeel, want artikel 33 in het ontwerp
voor de nieuwe Archiefwet luidt niet anders dan de
bepalingen in de huidige. Maar wel qua karakter en
inhoud. Gezien de snelle ontwikkelingen in tech
niek en systematiek zal het aanpoten zijn om er bij
te blijven. Het zal immers duidelijk zijn dat, zeker
in organisatiemodellen als boven geschetst, de
scheiding tussen dynamische en semi-statische ar
chieven enerzijds en tussen semi-statisch en statisch
archief anderzijds niet meer overeenstemt met de
praktijk: ze is in feite kunstmatig geworden. Het
totaal van de documentaire informatievoorziening
wordt steeds belangrijker en de taak van de inspec
teur daardoor nog meer structureel en minder ad
hoe. Hij zal steeds vaker invloed moeten uitoefenen
op gehanteerde methoden en technieken en zo ont
wikkelt zich een eigen taak met betrekking tot ont
wikkeling, gebruik, beheer en beschikbaarstelling
van machineleesbare gegevensbestanden, de mlg's.
Dat laatste was nog onderwerp van de in 1992 ge
houden studiedag van de Koninklijke v. a. n
4
Een nieuwe profielschets
Bovenstaande ontwikkelingen hebben natuurlijk
invloed op de eisen die men aan de inspecteur kan
stellen; hij is al lang niet meer de persoon met
slechts ervaring in dossiervorming en selectie en
vernietiging. Het aantal aspecten waar hij in zijn
taak mee te maken heeft breidt zich behoorlijk uit.
Behalve dat de inhoud van de functie, de taken en
de praktische uitoefening van de functie van ar
chiefinspecteur nauwelijks aan de orde komen in de
reguliere opleiding voor hoger en middelbaar ar
chiefambtenaar aan de Rijks Archiefschool, vor
men de nieuwe technische ontwikkelingen ook een
goede aanleiding om de opleiding voor aankomen
de en al in functie zijnde archiefinspecteurs van de
grond te krijgen. In deze specifieke opleiding kun
nen de navolgende zaken worden behandeld:
het maken van een inspectieplan;
de verhouding inspectie - registratuur;
beoordeling van de kwaliteit van de registratuur,
zoals de doelmatigheid van de aanpak, de kwaliteit
van informatiedragers, praktische vaardigheden van
archiefverzorgend personeel, periodieke vernieti
ging en dergelijke;
de adviserende rol van de inspecteur bij invoe
ringvan nieuwe technieken;
archiefbeheer in veranderende organisaties;
information resources management: het geïnte
greerd en systematisch beheren van alle informatie
over informatiebestanden;
hoe maak ik bestuurders en diensthoofden dui
delijk wat het belang van archiefbeheer is en dat ar
chief in feite de ruggegraat is van de organisatie.
Behandeling van deze materie in een nieuwe of
aanvullende opleiding is bedoeld om de aanko
mende inspecteurs op het juiste spoor te zetten en
hun aandacht te vestigen op wezenlijke zaken waar
mee zij in hun veranderende functie te maken krij
gen. Beginnende inspecteurs zijn in het verleden
vaak (en worden soms nog wel) enigszins voor de
leeuwen geworpen.
Maar ook intern kan in het gemeentelijk apparaat
het een en ander worden gedaan om de wijzigingen
in karakter van de inspecteursfunctie 'op te van
gen'. Met name in de overlegstructuur tussen auto
matiseringsdeskundigen, archiefbeheerders en pro
ducenten/gebruikers van bestanden zou het een en
ander kunnen veranderen. Tot nu toe is het in de
meeste gevallen zo dat de inspecteur in het gunstig
ste geval zitting heeft in bijvoorbeeld een project
groep informatievoorziening in de hoop en ver
wachting dat hij zo tijdig op de hoogte zal zijn van
en alert kan reageren op zaken die op het terrein van
de informatievoorziening (waaronder helaas maar
al te vaak het 'kale' begrip automatisering wordt ge
vangen) spelen en die archivistisch worden onder
belicht.
Ik wil hier sterk pleiten voor een overlegstruc
tuur, die een afspiegeling vormt van de praktijk van
[285]
