het belang van na- en bijscholing mag daarbij niet
over het hoofd worden gezien. Ik heb echter in mijn
loopbaan diverse malen en in diverse gemeenten ge
constateerd dat met archiefbeheer belaste mede-
werk(st)ers, door wat voor oorzaken dan ook, geen
cursussen kunnen of willen volgen of niet in de gele
genheid zijn of gesteld worden om zich, bijvoor
beeld door voortgezette cursussen maar ook door
het deelnemen aan seminars, symposia en dergelij
ke, op de hoogte te houden van de ontwikkelingen
in hun vakgebied. Het gevolg is dan vaak wel dat zij
ten aanzien van bepaalde aspecten van het werk te
weinig routine hebben en inzicht missen. De ar
chiefinspecteur zal daarom in voorkomende geval
len leidinggevenden mogen beïnvloeden om de
vakbekwaamheid van medewerkers te verhogen en
zo te proberen hen te overtuigen van de noodzaak
van goed opgeleid personeel.
Wat dat betreft was het in mijn eigen gemeente
een goede zaak dat in 1986 op initiatief van de ge
meentelijke archiefinspectie ter uitvoering van een
desbetreffende bepaling in het Besluit post- en ar
chiefzaken der gemeente, burgemeester en wethou
ders de eisen hebben vastgesteld waaraan iemand
moet voldoen om tot hoofd van een afdeling of bu
reau post- en archiefzaken - tegenwoordig terecht
meestal afdeling Documentaire Informatievoorzie
ning genoemd - te kunnen worden benoemd.
Naar mijn mening is de inspecteur een der eerst-
aangewezenen om er voor te waken dat in perso-
neelsvoorstellen aan burgemeester en wethouders
ook inderdaad met genoemd besluit rekening
wordt gehouden, doch ook hier dient weer het sa
menspel tot uiting te komen. Wat het uitvoerend
personeel betreft moet uiteraard het afdelingshoofd
in staat worden geacht zijn zegje te doen en zal de
inspecteur slechts op verzoek - en dus in beginsel
niet - van advies dienen.
In het algemeen zou het een goede zaak zijn als
diensthoofden en/of personeelsconsulenten, wan
neer een vacante functie van hoofd van een afdeling
of bureau als voornoemd moet worden ingevuld,
automatisch de zaak om advies voorleggen aan de
archivaris of zijn inspecteur.
Vorming, ordening en toegankelijk
heid van archieven Ik werd eens gecon
fronteerd met een diensthoofd dat mij mededeelde
dat hij liever afzag van en geen behoefte meer had
aan inspectiebezoeken. Hij en ik zaten ten aanzien
van een belangrijk aantal punten die in het kader
van de inspectie bij zijn dienst aan de orde waren
gekomen, duidelijk niet op één lijn; ik adviseerde
tot veranderingen, ook in het beleid, die hij niet of
niet meteen zag zitten. Voor alle duidelijkheid:
toen ik hem er op had gewezen dat hij het weliswaar
niet met mij eens behoefde te zijn doch helaas niet
onder mijn bemoeienis uit kon, was het hem ook
alweer goed en de verstandhouding bleef prima.
Dit was dus maar een klein incidentje, maar ik heb
voorbeelden gehoord en meegemaakt van situaties
waarin wel degelijk sprake was van een probleem
tussen de archivaris en de registratuur. U zult het
met me eens zijn dat zulks niet nodig is. Een goede
verstandhouding is sterk mede afhankelijk van de
tact en het verantwoordelijkheidsgevoel van degene
die de inspectie in de praktijk uitoefent; die per
soon dient zijn zaakjes goed te kennen: hij dient op
de hoogte te zijn van de toe te passen en toegepaste
stelsels van ordening. Maar: het toezicht mag zich
niet beperken tot systeemtoepassing alleen. De in
specteur moet in het geweer komen indien er
klachten zijn: hij mag en moet mogelijkheden aan
dragen om een en ander te verbeteren. Zijn vak
brengt mee dat hij verplicht is allerlei systemen te
bestuderen. Uit dien hoofde is het zinvol dat tussen
de registratuur en de inspecteur periodiek overleg
plaatsvindt over toe te passen systematiek. Hij zal
zich echter moeten beperken tot adviseren: dus
toetsen in de marge. Voor administraties waar post
en archiefzaken worden beheerd door overigens
goedwillende, doch niet voor de registratuur opge
leide krachten, is die marge vanzelfsprekend wat
ruimer en kan het zelfs nodig zijn dat de inspecteur
daadwerkelijk in de dossiers duikt.
Selectie en vernietiging Ik onderschrijf
volmondig het beginsel dat het beheer van zowel
het dynamische als het semi-statische archief een
taak is van de registratuur. Net als bij het hierboven
onder b. gestelde, dient de inspecteur zich in eerste
instantie te beperken tot controle op periodieke af
voer en vernietiging en advisering over methoden
om dit te bereiken. Zijn wakende taak kan hij waar
maken door zijn inbreng in de in het Besluit Post-
282
en Archiefzaken vastgelegde procedure voor vernie
tiging van daarvoor in aanmerking komende stuk
ken. In datzelfde Besluit Post- en Archiefzaken is de
mogelijkheid opgenomen om bijvoorbeeld ach
terstanden in opschoning en vernietiging te doen
geschieden door anderen dan de registrator - ik
noemde ik dit verband de 'Vliegende Brigade'. De
ze bepaling kan worden gezien als een erkenning
van het dienstverlenende karakter van de gemeen
telijke archiefinspectie.
Inventarisatie en overbrenging van
archieven In het eerdergenoemde Besluit
Post- en Archiefzaken wordt onderstreept dat het
gereedmaken van archieven voor overdracht, inclu
sief inventarisatie, in feite een taak is voor de regi
stratuur, dit in navolging van de voor het Rijk in ar
tikel 49 van het Archiefbesluit vastgelegde verplich
ting, namelijk dat degenen die met het beheer belast
zijn de onder hen berustende archieven dienen te
inventariseren. Voor de gemeenten ligt hier vaak
echter een probleem vanwege de op veel plaatsen
nog voorkomende achterstanden gecombineerd
met een gebrek aan deskundigheid en ervaring. Bij
die voorbereiding voor overdracht komt de inspec
teur weer om de hoek kijken: na een caesurering zal
hij de achterstanden kunnen aanpakken (al dan niet
met zijn brigade, om zijn medewerk(st)ers zo maar
even te blijven noemen) of hij zal het wegwerken
van achterstanden kunnen begeleiden en ten aan
zien van de vanaf dat moment opnieuw te vormen
dynamische en semi-statische archieven valt de taak
weer aan de registratuur toe, eventueel onder bege
leidingen advies van de inspecteur.
Enkele aspecten van archiefzorg In
gevolge artikel 26 van de archiefwet juncto artikel
5 5 van het Archiefbesluit oefenen Gedeputeerde
Staten, in de persoon van de provinciale archiefin
specteur, toezicht uit op de aan burgemeester en
wethouders opgedragen zorg voor de archiefbe
scheiden.
De wet geeft geen definitie van het begrip 'zorg',
maar uit tijdens de behandeling van het ontwerp
van de Archiefwet door de toenmalige staatssecreta
ris gegeven toelichting en uit hoofdstuk v 11 van het
Archiefbesluit kan worden opgemaakt dat onder
zorg wordt verstaan de verantwoordelijkheid voor:
a voldoende bergruimten;
b voldoende inrichting van deze ruimten;
c aanstelling van personeel;
d vaststelling van voorschriften voor het beheer;
e het aanvragen van benodigde gelden bij de ge
meenteraad;
f inventarisatie van de archiefbescheiden door de
genen die met het beheer zijn belast, waarbij onder
beheer moet worden verstaan de taak van degenen
die onder de bevelen van de zorgdrager de eigenlij
ke werkzaamheden verricht c.q. laat verrichten die
aan een goede bewaring, ordening inventarisatie
en raadpleging van de archiefbescheiden verbon
den zijn.
De gemeentelijke archiefinspecteur kan met enige
goede wil worden beschouwd als een verlengstuk
van de provinciale archiefinspectie. Het toezicht
van laatstgenoemde omvat, zoals is af te leiden uit
het hierboven onder/gestelde, immers ook het toe
zicht op het beheer, want: de zorg omvat het beheer,
impliceert het beheer als uitvoering. Dat wordt ook
duidelijk uit het feit dat de gemeentearchivaris ver
antwoording verschuldigd is aan burgemeester en
wethouders en dat houdt weer in dat, als het beheer
niet goed is, niet de beheerder, maar de zorgdrager,
in casu het college van burgemeester en wethouders,
de eindverantwoordelijke is. Uit een en ander volgt
de taak van de archiefinspecteur om het college waar
nodig te wijzen op zaken als personeelsbeleid, func
tiewaardering, accommodaties, budget en dergelij
ke, maar ook betrokkenheid bij automatiserings
aangelegenheden is naar mijn meningzeer gewenst,
zeker voor wat betreft de archieftechnische aspecten
daarvan. Het is dan ook bepaald geen overbodige
luxe als de inspecteur deelneemt aan vergaderingen
van overlegorganen die zich op dat terrein bezig
houden. Hierop kom ik overigens later nog terug.
3
Toekomstbeeld
Ik had het eerder over de inspecteur als dienstverle
nende functionaris; ik noemde dat interpretatie in
ruime zin. Ik realiseer me dat het verlenen van assis
tentie het gevaar in zich bergt dat het bestuur zal
denken dat personeelstekorten bij de registratuur
[283]
