nam de inspecteur zitting in de Projectgroep Infor
matievoorziening, die het automatiseringsbeleid
coördineerde. Op de vraag of al deze bepalingen
heden ten dage nog geheel met de organisatorische
werkelijkheid overeenstemmen, kom ik in een later
stadium van mijn betoog nog terug.
2
Invulling van de taak
2.1 Het algemene formele kader
Uit het aan het begin van dit artikel aangehaalde
wetsartikel blijkt dat de gemeentearchivaris, om
zijn toezichthoudende taak naar behoren te kun
nen uitoefenen, een zelfstandige positie bekleedt
binnen het gemeentelijk apparaat: rechtstreeks on
der burgemeester en wethouders en benoemd door
de gemeenteraad. Dat de archivaris er op toeziet dat
het beheer van de bescheiden geschiedt overeen
komstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoe
ring daarvan gegeven voorschriften, zoals daar zijn
de gemeentelijke archiefverordening en het ge
meentelijk besluit post- en archiefzaken, lijkt een
vrij enge begrenzing aan te geven; naar mijn me
ning kan men echter aan het begrip 'inspectie' zo
wel een enge als een ruimte interpretatie geven.
Inspectie in enge zin, dus exact volgens de letter
van wet en lokale regelingen, zou verreweg het ge
makkelijkst zijn: éénmaal per jaar de diensten langs,
rapportage aan burgemeester en wethouders met
hier en daar een advies over hoe zaken anders kun
nen of moeten, en verder zoeken de diensten het
maar uit. Een soort politietaak dus, hetgeen het on
sympathieke woord 'inspectie' overigens al enigs
zins suggereert. Een dergelijke werkwijze heeft zijn
aantrekkelijke kanten; men zou dan veel meer tijd
dan nu het geval is kunnen besteden aan taken als
inventarisatie en dienstverlening.
Mijn interpretatie van de inspectietaak is echter
ruimer en dat geldt voor de meeste van mijn colle
ga-inspecteurs. Inspectie moet meer inhouden dan
alleen het formele toezien. Inspectie is, ondanks de
imperatieve bepaling in de wet, een dienstverlenen
de functie, waarbij de inspecteur zich constant
dient af te vragen hoe hij er toe kan bijdragen dat
zaken, die niet lopen zoals ze moeten lopen, ten
goede keren en zaken, die goed lopen, zo blijven.
Daarbij dient, als misstanden worden gesignaleerd,
ook te worden bezien war de oorzaken daarvan zijn
en hoe daarin verandering kan worden gebracht.
Een eeuw geleden was er nog geen onderscheid tus
sen gemeentearchief en registratuur. Als gevolg van
toenemende inzichten en taken van de overheid, de
daaruit voortvloeiende massale groei van de papie
ren en later ook andere vormen van documenten en
tenslotte de verschillende optieken van waaruit de
dynamische en statische archieven worden bezien
en behandeld, groeiden gemeentearchief en regi
stratuur uit elkaar. Hieruit ontstonden dan vaak
weer botsingen van belangen, omdat meer geschei
den en specifieke taken van lieverlede de behoefte
aan eigen even specifieke deskundigheden deden
ontstaan. Het resultaat was dat ieder voor zijn eigen
straatje vocht en niemand aan het taakgebied van
de ander mocht komen. Pogingen in de jaren '50
tot en met '70 om weer meer tot elkaar te komen,
hoe lofwaardig ook, leken verkrampt en met wan
trouwen te verlopen en bereikten nog lang niet het
resultaat dat zo gewenst en nodig was. Het was der
halve niet zo verwonderlijk dat in 1959 bij de voort
gezette behandeling van de ontwerp-Archiefwet
het Landelijk Contactorgaan voor Gemeentesecre
tarissen en de Vereniging van Nederlandse Ge
meenten betoogden dat toezicht op de nog onder
de administratie berustende archieven tot de com
petentie behoorde van de gemeentesecretarissen.
Het instrument van de inspectie zou meer een sa
menspel moeten zijn, waardoor we inderdaad dich
ter tot elkaar kunnen komen, een proces dat naar
mijn stellige overtuiging gelukkig tegenwoordig
mede wordt bevorderd door de snelle ontwikkeling
in administratieve en documentaire technieken en
de noodzaak tot integratie van opleidingen en ver
andering van organisatiemodellen, om maar eens
een paar factoren te noemen.
Om een duidelijk beeld te kunnen schetsen van
hoe de gemeentelijke archiefinspectie zich kan en
mijns inziens moet ontwikkelen, zal ik het vervolg
plaatsen in het kader van mijn eigen ervaringen in
de gemeente Roosendaal en Nispen.
Toen ik in 1974 in dienst kwam van deze gemeente
280
was er van gemeentelijke archiefinspectie niet of
nauwelijks sprake. Als de archivaris al eens inspec
teerde, vond je dat in zijn verslag hoogstens terug in
de zinsnede: 'Het archief van de gemeentescretarie
ziet er keurig uit; het zit geheel in nieuwe dozen'.
Of die dossiers materieel goed verzorgd waren en of
men eenmaal afgesproken en door het gemeentebe
stuur goedgekeurde registratuursystemen conse
quent hanteerde, werd niet getoetst of onderzocht,
laat staan dat er sprake was van enige vorm van ad
viesverlening of coördinatie!
In dat jaar werd ik benoemd als coördinator voor
het gemeentelijk archiefbeheer; in die hoedanig
heid was het mijn taak het beheer voor alle gemeen
telijke diensten onder één noemer te brengen: in
ventarisatie van dossierbestanden, zoveel mogelijk
uniforme werkwijzen voor wat betreft dossiervor
ming en -ordening en materiële verzorging. De
functie van coördinator werd ondergebracht bij de
gemeentesecretarie, maar de situatie overziende
heb ik nooit een geheim gemaakt van mijn mening
dat ze beter kon worden overgeheveld naar de ge
meentelijke archiefdienst als onderdeel van de toe
zichthoudende taak van de archivaris.
Mijn pleidooi werd in feite sterk ondersteund
toen eind 1974 een rapport verscheen van de toen
malige provinciale archiefinspecteur waaruit bleek
dat het archiefbeheer in het gehele gemeentelijke
apparaat sterk voor verbetering in aanmerking
kwam. De inspecteur adviseerde om te komen tot
een caesurering per 1 januari 1976 volgens het mot
to: kap af en begin opnieuw. Tevens drong hij er
sterk op aan om vanuit de archiefdienst gedegen
toezicht te doen houden op het beheer; maatrege
len in de zin van laatstgenoemd advies bleven ech
ter vooralsnog uit.
De caesurering werd onder de voortvarende lei
dingvan een begin 1975 benoemd nieuw hoofd van
de afdeling Interne Zaken/Registratuur meteen ter
hand genomen en was voor wat de secretarie betreft
per 1 januari 1976 inderdaad voltooid.
Toen de gemeentearchivaris begin jaren '80 de
gemeentelijke dienst verliet, achtte het gemeente
bestuur de tijd rijp voor een personeelsuitbreiding
bij de gemeentelijke archiefdienst in kwalitatieve
èn kwantitatieve zin. In het kader van die maatrege
len werd ik per 1 maart 1986 benoemd tot gemeen
telijk archiefinspecteur.
In nauwe samenwerking met de nieuwe gemeente
archivaris en het hoofd van de afdeling Interne Za
ken/Registratuur werd gewerkt aan een gestructu
reerd archiefbeheer. In 1985 is een Besluit Post- en
Archiefzaken tot stand gekomen, waarin zowel de
registratoren als de gemeentearchivaris meer for
mele steun vinden voor hun werkzaamheden. Het
besluit geeft de registrator de mogelijkheid om
meer dan tot dan toe het geval was als de centrale
figuur binnen de administratie zijn greep op de
archivalia te versterken. Ook de rol van de archiva
ris c.q. de gemeentelijke archiefinspecteur werd
versterkt. Kan hij volgens de wettelijke inkadering
te allen tijde de zorgdrager informeren c.q. advise
ren, nu is bovendien formeel de mogelijkheid ge
schapen dat hij, indien gewenst, de taak der regi
stratoren verlicht door met een speciaal team - de
'Vliegende Brigade' genoemd - werkzaamheden als
opschoning van semi-statische archieven te ver
richten. Dat was ook wel nodig, want de achter
stand in dit soort werkzaamheden was bij alle ge
meentelijke diensten en instellingen behoorlijk
groot; van deze bevoegdheid is dan ook terdege ge
bruik gemaakt. Voor een verslag van de activiteiten
van de Vliegende Brigade verwijs ik naar een in
1992 in het Nederlands Archievenblad verschenen
artikel van mijn collega drs C. Heeren. Een toelich
ting op het Besluit Post- en Archiefzaken is versche
nen in het Nederlands Archievenbladvan 1985.
Geruggesteund door deze nieuwe regels konden
wij gaan werken overeenkomstig onze opvatting
over de archiefinspectie, namelijk naast toezicht op
het beheer ook coördinatie, advisering en begelei
ding. De begeleidende taak richtte zich vooral op
de volgende aspecten:
a bewaking van het vakbekwaamheidsniveau;
b vorming, ordening en toegankelijkheid van ar
chieven;
c selectie en vernietiging;
d inventarisatie en overbrenging van archieven;
e enkele aspecten van de archiefzorg.
Deze vijf punten wil ik graag toelichten.
Verhoging wan de vakbekwaamheid
Laat ik voorop stellen dat de bestaande reguliere
cursussen de eerstaangewezen weg vormen om regi
stratoren en archiefambtenaren op te leiden; ook
[281]
