De inspecteur is dood;
leve de inspecteur!
De veranderende functie
van de gemeentelijke archiefinspecteur
B. M. Weetink
Het ideaal van de inspecteur: zo is het, zo wordt het. Foto: Gemeentearchief
Roosendaal en Nispen
Wie veronderstelt dat het 'denkend deel' van de Nederlandse archiefwereld
zich bevindt in de Randstad heeft het mis. Al sinds enkele jaren komen er
verrassende geluiden uit de tegen de Belgische grens aan gelegen gemeente
Roosendaal en Nispen. Of het nu gaat om schade-inventarisatie, post- en
archiefzaken of vliegende brigades, Roosendaal levert steeds een belangrij
ke bijdrage aan de discussie. In dit artikel geeft B.M. Weetink, archiefin
specteur van deze gemeente, een persoonlijke visie op de ontwikkeling van
zijn vak.
[278
1
Waar staat de gemeentelijke
archief inspecteur?
Bekende kost voor archivarissen: het tweede lid van
artikel 2 5 van de Archiefwet 1962 bepaalt dat de ge
meentearchivaris, overeenkomstig een door de ge
meenteraad vast te stellen en aan Gedeputeerde
Staten mee te delen regeling, toezicht dient uit te
oefenen op het beheervan de archiefbescheiden van
de gemeentelijke organen, voor zover deze archief
bescheiden nog niet zijn overgebracht naar een ar
chiefbewaarplaats in de zin van de wet.
De hier bedoelde door de gemeenteraad vast te
stellen regeling is in de praktijk de gemeentelijke
archiefverordening, eventueel nog gevolgd door
een aantal ter uitvoering van die verordening vast
gestelde besluiten van burgemeester en wethou
ders.
De achtergrond van de totstandkoming van bo
vengenoemd wetsartikel was tweeledig: in de eerste
plaats de eveneens in de wet opgenomen verplich
ting van de overheidsorganen om de onder hen be
rustende archiefbescheiden in goede en geordende
staat te bewaren, welke verplichting geldt voor alle
overheidsorganen en voor al hun archiefbeschei
den, overgebracht of niet, en ten tweede in het
bijzonder de toestand van ernstige verwaarlozing,
waarin de omvangrijke archieven van de secreta
rieën, diensten en bedrijven in gemeenten zich vaak
bevonden.
De verwaarlozing van de plaatselijke archieven
heeft in 1918 geleid tot een stelsel van wettelijke
voorschriften en in de wet van 1962 tot een aanvul
ling daarop.
Bij de behandeling van het ontwerp van de hui
dige Archiefwet in 1957 in de Tweede Kamer werd
opgemerkt:
'De provinciale inspecteur beperkt zijn toezicht
op de gemeentearchieven veelal tot de kleinere
gemeenten, die geen gemeentearchivaris hebben.
De omvangrijke archieven van de secretarieën,
diensten en bedrijven in de grotere gemeenten
worden zelden of nooit geïnspecteerd en het valt
niet te ontkennen dat de zorg voor deze catego
rieën van gemeentearchieven vaak veel te wen
sen overlaat. In Amsterdam, waar sedert 1954 de
inspectie van de archieven der secretarie, dien
sten en bedrijven bij de gemeentearchivaris be
rust, is al duidelijk gebleken, dat deze maatregel
volstrekt noodzakelijk is'.
De toenmalige staatssecretaris antwoordde desge
vraagd dat hij zich ermee kon verenigen dat de ge
meentearchivaris zou worden belast met het toe
zicht op de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen, doch dat dit toezicht geen verdere be
voegdheden impliceert dan toezicht op het beheer.
Formeel gezien is het toezicht op het beheer een
ambtelijke bevoegdheid: de gemeentearchivaris mag
slechts constateren, rapporteren, adviseren; waar die
bevoegdheid hem in nadere regelingen en besluiten
is toegekend, mag hij ook goedkeuren. In verband
met de inspectie worden echter ook vaak bijzondere
bevoegdheden gegeven. Deze zijn, voor wat de alge
mene rijksarchiefinspectie en de provinciale archief
inspecteur betreft, in het Archiefbesluit 1968 te vin
den.
Voor wat de gemeentearchivaris aangaat zal de
gemeentelijke archiefverordening regels inzake de
inspectie moeten bevatten.
Zo is in de archiefverordening van mijn eigen ge
meente, Roosendaal en Nispen, welke verordening
dateert van eind 1970 en in maart 1971 in werking
trad, bepaald dat de gemeentearchivaris ter uitoefe
ning van het hem opgedragen toezicht zich kan la
ten vervangen of bijstaan door aan het gemeentear
chief verbonden hogere of middelbare archiefamb
tenaren in de zin van de wet. Deze bepaling is
geëffectueerd door de benoeming van een gemeen
telijk archiefinspecteur. Verder is in de verordening
bepaald dat de gemeentearchivaris en de inspecteur
te allen tijde toegang hebben tot de ruimten waar
de archiefbescheiden worden bewaard, dat er op
wordt toegezien dat het beheer van de bescheiden
geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet
en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften,
en tenslotte dat de gemeentearchivaris periodiek
dient te rapporteren over zijn bevindingen.
Om te voorkomen dat de inspectie in de uitvoe
ring van haar taak achter de feiten aan moet lopen
werd een Overleggroep Chefs Interne Zaken in het
leven geroepen, waarin de inspecteur zitting had en
waarvan de archivaris voorzitter was. Bovendien
[279
