Inleiding
Bij aanvang van mijn stage omvatte het archief
700 m1 archiefbescheiden, lopend van 1814 tot
1985. Inventarisatie van het archief had een hoge
prioriteit vanwege de grote vraag door onderzoekers
naar stukken uit het archief. Het archief bevond zich
echter in een wanordelijke staat. De archiefanalyse
diende de structuur van het archief bloot te leggen
en een aanzet te zijn tot een plan van aanpak.
Tijdens mijn stage bij het Gemeentearchief Am
sterdam heb ik per week 15 a 2 dagen gewerkt aan de
analyse. Uitgangspunt was dat ik binnen een jaar een
analyserapport zou hebben gemaakt. Tussentijdse
schriftelijke rapportages aan mijn mentor moesten
de voortgang van het werk bewaken.
Doelstelling van archiefanalyse
De doelstelling van de archiefanalyse is een gestruc
tureerde aanpak van de inventarisatie te bewerkstel
ligen. Vooral met betrekking tot omvangrijke over
heidsarchieven uit de negentiende en twintigste
eeuw kan men bij de inventarisatie nauwelijks meer
uit de voeten met de 'methodiek van het losse stuk'.
Hieronder versta ik de beschrijving van alle opeen
volgende stukken volgens de aangetroffen orde om
vervolgens een archiefschema te reconstrueren. Ook
de lessen aan de archiefschool zijn nog volgens deze
methode opgezet. Eerst leert men beschrijvingen te
maken van losse stukken en in de laatste werkweek
worden de archiefschema's besproken. Men be
schrijft eerst en vervolgens kijkt men hoe de be
schrijvingen kunnen worden ondergebracht in een
archiefschema.
In de titel van de Handleidingvan Muller, Feith en
Fruin wordt gesproken over 'ordenen en beschrij
ven'. Uitgangspunt van Muller, Feith en Fruin bij
het inventariseren is 'het geraamte' (de structuur)
van het archief te reconstrueren. Men moet ervan
uitgaan dat serieën van bescheiden de hoofdlijnen
aangeven, waarnaar het archief van ouds is georgani
seerd ,2 Het Lexicon van Nederlandse archieftermen
geeft, in navolging van Muller, Feith en Fruin, als
definitie van inventariseren 'het ordenen en be
schrijven van de bestanddelen van een archief'. De
archiefanalyse gaat eveneens uit van de bestandde
len van een archief en neemt het archiefschema als
uitgangspunt bij de inventarisatie.
Men stelt dus eerst vast wat de ordening van het
archief is geweest en maakt een voorlopig archief
schema. De (losse) stukken worden daardoor beter
herkenbaar en zijn makkelijker te beschrijven. Op
basis van de uitgevoerde analyse kan de inventarisa
tie gestructureerd verlopen en kan men een bewer-
kingsplan maken. Zo is een betere planning moge
lijk van de werkzaamheden en van de tijd die daar
aan wordt besteed. Steeds meer wordt ook bij
archiefdiensten gesproken over een efficiënte be
drijfsvoering en doelmatige besteding van gelden.
Als het om inventarisatie gaat, wordt echter zelden
een planning gemaakt, met als argument dat inven
tarisatie zich niet laat plannen. Men begint aan de
inventarisatie en presenteert een inventaris na een
jaar, twee jaar of nog langere tijd, afhankelijk van de
moeilijkheden die men ondervindt of van tussen
tijdse nevenwerkzaamheden waaraan wel een dead
line is verbonden en die dus prioriteit krijgen.
Resultaat van de analyse dient te zijn een (voorlo
pig) archiefschema en een bewerkingsplan op basis
waarvan de inventarisatie kan plaatsvinden. Daar
mee zijn de twee produkten genoemd waarop werk
zaamheden tijdens de analyse dienen te zijn gericht.
Archiefschema en bewerkingsplan, beide neergelegd
in een analyserapport, zijn de instrumenten die een
planning van de werkzaamheden mogelijk maken.
Opzet van de analyse
Om inzicht te verkrijgen in de organisatie en de func
ties van de archiefvormende instelling begint men
met een literatuuronderzoek. Daarnaast bekijkt men
bronnen, zoals wetten, algemene maatregelen van
bestuur, reglementen, statuten, jaarverslagen of in
stellingsbeschikkingen, één en ander afhankelijk van
de status van de archiefvormer. Heeft de archiefvor
mende instelling een wettelijk opgedragen taak of is
de archiefvormer een vereniging? Uit literatuur en
bronnen kan allicht al een deel van de taken en/of de
organisatie van de archiefvormende instelling wor
den achterhaald. Lacunes kunnen later door het ei
genlijke archiefonderzoek worden aangevuld. Een
verslag van het literatuur- en bronnenonderzoek zou
als eerste rapportage kunnen dienen.
[272]
Het dossier over het archief, indien aanwezig, kan
informatie leveren over de geschiedenis van het ar
chief. Wanneer en hoe is het archief overgebracht,
bestaan er processen-verbaal van al vernietigde be
standen en zijn er vernietigingslijsten? Een proces
verbaal van overbrenging en eventuele resultaten
van eerdere inventarisatiepogingen kunnen een eer
ste indruk geven van de organisatie van het archief.
Na dit oriënterende onderzoek ben ik begonnen
aan de analyse van het archief met als resultaat het ar
chiefschema. Aan de hand van uiterlijke kenmerken
zoals kleur en grootte van de dozen, banden of delen
etc. heb ik archiefbestanddelen geïdentificeerd. Tij
dens mijn werkzaamheden heb ik ondervonden hoe
belangrijk het is om de oorspronkelijke verpakking
van het archief niet te verwijderen, zo lang het archief
nog niet is geïnventariseerd. Is dit met het oog op de
materiële zorg niet gewenst, dan dient bij de verpak
king in dozen te worden aangegeven hoe de oor
spronkelijke verpakking er heeft uitgezien en moeten
de opschriften daarvan worden overgenomen.
Van de archiefbestanddelen heb ik verzamel-
beschrijvingen gemaakt en van ongenummerde
bestanden de plaats in het depot (bijvoorbeeld stel
ling 28, rek 3, plank 4) genoteerd. De losse stuk-ken
heb ik zo veel mogelijk genegeerd. Ik heb wel geno
teerd waar zich deze stukken in het depot bevinden.
Aan de hand van de verzamelbeschrijvingen was ik
in staat een voorlopig archiefschema te maken
Het resultaat van deze methode was een goed in
zicht in de stelsels van ordening. Registratuurken-
merken en de wijze van ordening van de stukken
(chronologisch, op afzender/geadresseerde) zeggen
al heel veel over de ordening van het archief. Ook
agenda's en andere toegangen op het archief geven
veel informatie over de ordening van het archief.
Ook andere archieven van instellingen met wie de
archiefvormende instelling heeft gecorrespondeerd,
kunnen nuttige informatie opleveren. Ik heb bij
voorbeeld in het archief van de afdeling algemene
zaken van de secretarie van de gemeente Amsterdam
brieven van het hoofdbureau van politie aangetrof
fen, waaruit ik heb kunnen concluderen dat ver
scheidene series minuten van uitgaande brieven van
het hoofdbureau verloren zijn gegaan.
De archiefvorming kan in drie perioden worden
onderscheiden:
de periode 1814-1842 (ingekomen stukken geor
dend op afzender en uitgaande stukken deels geor
dend op geadresseerde)
de periode 1843-circa 1920 (correspondentie ge
ordend in series volgens een rubriekenstelsel) en
de periode sinds circa 1920 (archief geordend vol
gens organisatie, archiefordening per bureau van het
hoofdbureau volgens een rubriekenstelsel)
Resultaat was het onderstaande voorlopige archief
schema.
Archiefschema
Archief van het hoofdbureau 1814-1842
Stukken van algemene aard
Correspondentie
Ingekomen stukken
Uitgaande stukken
Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen
Archief van het hoofdbureau 1843-circa 1920
Stukken van algemene aard
Correspondentie onderverdeeld in rubrieken
letter a: administratie, financieel beheer,
kleding, wapens, gebouwen, meubels.
Ingekomen stukken
Uitgaande stukken
Ingekomen en uitgaande stukken
letter g: personen.
Ingekomen stukken
Uitgaande stukken
letter 1: dienstzaken.
Ingekomen stukken
Uitgaande stukken
letter m: algemene zaken.
Ingekomen stukken
Uitgaande stukken
Stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen
Archieven van de verschillende bureaus van het
hoofdbureau circa 1920-195 5 (1985)
Op grond van de resultaten heb ik een bewerkings
plan opgesteld en ben ik begonnen met het schrijven
van mijn analyserapport. In dit rapport heb ik aan
dacht besteed aan de organisatie van het archief, de
bestaande ordening, reeds door de administratie ver
nietigde archiefbescheiden en de materiële staat van
[273]
