Archiefanalyse als onderdeel
van het inventarisatieproces
Bert de Vries
I
3 Op 17 September 1991 stelden de
Provinciale Archiefinspectie in
Noord-Brabant en de Kring van
Archivarissen in Noord-Brabant
de 'Criteria bij de bewerking van
gemeentelijke semi-statische code
archieven' vast. De achtergrond
hiervan vormde het gegeven dat
archivarissen in de afgelopen jaren
meermaals geconfronteerd rijn
met de bewerking van niet over
gedragen semi-statische code-ar
chieven door particuliere instan
ties in opdracht van gemeentebe
sturen zonder dat de archivarissen
daarin gekend waren en zonder
dat voorafgaand aan de bewerking
door de opdrachtgever criteria
voor de archiefbewerking waren
aangelegd. In de praktijk bleek
de archivaris voor (al dan niet
acceptabele) voldongen feiten
geplaatst te worden.
De hierboven genoemde cri
teria bezitten met opzet (nog)
geen officiële status, maar dienen
slechts als concept voor een defi
nitieve leidraad. Dit verklaart te
vens het tijdens de najaarsvergade
ring van het Werkverband Ge
meentelij ke Archiefi nspectie van
5 oktober 1992 door de betrokken
archiefinspecteur geformuleerde
verzoek om op- en aanmerkingen
ter verbetering van de voorliggen
de concept-criteria. Doel van dit
alles is de gemeentebesturen in
staat te stellen de bewerking van
semi-statische code-archieven op
betrouwbare archivistische en
personele gronden te laten uitvoe
ren en de gemeente-archivaris
een handvat aan te reiken om zijn
toezicht op het beheer van de
niet-overgedragen archieven op
bestuurlijk niveau te onderbou
wen. In zijn in noot 1 aangehaalde
lezing betoogt drs P. M. Toebak dat
de ervaring hem geleerd heeft 'dat
bestuurders en diensthoofden wel
degelijk oog krijgen voor de pro
blematiek en aan een structurele
oplossing willen meewerken, mits
de archivaris met een afdoend, cij
fermatig onderbouwd verhaal
komt. Een verhaal, dat niet alleen
de ernst van de problematiek
schetst, maar ook met overtui
gende, behapbare oplossingen
komt. Misschien zijn alleen de
aanvankelijke reserves wat groter
en de eerste reacties wat ongelo
viger dan bij vraagstellingen uit
andere hoeken. Elk bestuur wil
uiteindelijk de eigen zaakjes goed
op orde hebben, geld kostend of
niet!'.
[270]
P0UTIE
Enkele delen uit het tot 1920) geïnventariseerde politiearchief. Foto Mar
tin Alberts
Van september 1990 tot september 1991 liep drs A.G. de Vries stage bij
het Gemeentearchief Amsterdam in het kader van zijn opleiding tot hoger
archiefambtenaar aan de Rijks archiefschool. Als stageopdracht maakte
hij een analyserapport over het archief van de gemeentepolitie. In dit arti
kel zet hij uiteen wat de doelstelling is geweest van de analyse, hoe de
werkzaamheden zijn verlopen en hoe uiteindelijk is gebleken dat een ar
chiefanalyse in deze opzet mogelijkheden biedt voor een betere planning
van de werkzaamheden en voor een meer gestructureerde inventarisatie.1
[271]
