3.2 Personeel
Een volgend kernprobleem van het nazorgpro
ject betrof de personele aspecten, die in het regi
stratuurrapport evenmin uitgebreid aan bod kwa
men. Deze aspecten hadden allereerst betrekking
op de administratieve ondersteuning van de na
zorg. Omdat een juist inzicht in de snelheid waar
mee de caesureringsarbeid aan de afzonderlijke
archieven verricht kon worden, ontbrak - immers,
het registratuurrapport ging slechts uit van al
gemeen aanvaarde grootheden - bleek de afstem
ming van de omvang van de caesureringsarbeid op
de noodzakelijke administratieve ondersteuning
meermaals problematisch met als gevolg een on
toereikende dienstverlening (lees gebrekkige infor
matieverstrekking). Van tijd tot tijd dienden de
caesureringswerkzaamheden afgebroken te wor
den, in het geval van de Sociale Dienst vooralsnog
zelfs definitief.
In de tweede plaats was er bij de Gemeentelijke
Brandweer, het Openbaar Slachthuis en de Sociale
Dienst sprake van onvoldoende kwalitatief en
kwantitatief personeel voor een verantwoord ar
chiefbeheer. Dit betekende dat de nazorgambte
naar zich hier naast de caesurering tevens moest
bezighouden met het opzetten van nieuwe dyna
mische archiefbestanden, in een enkel geval zelfs
met de opberging van omvangrijke hoeveelheden
afgedane stukken.
4
Aanbevelingen
In het voorafgaande werd een beeld geschetst van
de nazorgwerkzaamheden aan de archieven binnen
het gemeentelijke en streekgewestelijke apparaat.
Tevens werd een analyse van de tijdens de bewer
kingsfase ondervonden problemen geboden. Op
basis hiervan zijn tenslotte enige aanbevelingen te
doen, die elders hun nut zouden kunnen bewijzen.
Daarbij valt een viertal aspecten in het oog.
A Fundamenteel voor het slagen van een nazorg
project is een geregeld overleg tussen de betrokken
dienstenen afdelingen. Dit overleg dient zowel be
trekking te hebben op de voorbereiding, als op de
uitvoering en de evaluatie daarvan. Samenwerking
met begrip voor ieders eigenheid (lees belangen)
vormt de sleutel tot een effectieve en doelmatige
nazorg.2
B Gezien de wisselende deelname van diensten en
afdelingen en mogelijk tussentijdse organisatorische
ontwikkelingen is het raadzaam een projectorgani
satie te installeren met als taakstelling de voorberei
ding en de coördinatie ten aanzien van de uitvoering
van de nazorg. In dit verband is het van eminent be
lang regelmatige rapportage van de projectopzet en -
voortgang te doen, opdat aanpassingen aan zich wij
zigende omstandigheden soepel kunnen verlopen.
C De slaagkans van een nazorgproject wordt over
wegend bepaald door de voorbereiding. Deze
dient zich te richten op een organisatieonderzoek
bij de verschillende diensten en afdelingen. Dit le
vert het voordeel op dat men een totaalbeeld ver
krijgt van de archiefvorming en -ordening (inclu
sief werkmethodes en huisregels) bij de betreffende
organen. Het eventuele gemis aan ordeningsplan
nen kan hiermee worden ondervangen. Bovendien
stelt het onderzoek in staat tot bepaling van de be
werkingssnelheid per archief(onderdeel) - dus een
betrouwbare tijds- en capaciteitsplanning-, terwijl
caesuren per archief(onderdeel) alsdan verant
woord aangelegd kunnen worden. Op grond hier
van kan men de fysieke (ver)plaatsing(en) van de
verschillende archieven in kaart brengen en de toe
gankelijkheid van de archieven (lees dienstverle
ning) tijdens de bewerkingsfase regelen (inclusief
voorlichting aan gebruikersgroepen). In dit ver
band zij vermeld dat de reguliere inspectierappor
ten het euvel vertonen van een te grote nadruk op
archieftechnische beheersaspecten om als prak
tisch handvat voor semi-statische nazorgactivitei
ten te kunnen dienen.3
D De projectuitvoering kan het best geschieden
aan de hand van een concreet werkplan, samen te
stellen in geregelde samenspraak met de betrokken
diensten en afdelingen (met name de documentai
re informatieverzorgers). In dit werkplan kunnen
dan de onder c aangeduide facetten aan de orde ge
steld worden. Hierbij zij opgemerkt dat de in het
plan neergelegde planningen flexibel toepasbaar
dienen te zijn: te strakke schema's kunnen bij uit
voering op een weerbarstige documentaire infor
matiepraktijk stuiten.
[268]
Samenvattend kunnen we stellen dat het Roosen-
daalse praktijkvoorbeeld aantoont dat een zuiver
archieftechnische benadering bij de uitvoering van
een semi-statisch nazorgproject problemen kan
veroorzaken. Deze kunnen goeddeels ondervan
gen worden door de documentaire informatie
praktijk als uitgangspunt voor de nazorg te kiezen.
In concreto betekent dat een voortdurende samen
werking tussen alle betrokken diensten en afdelin
gen op basis van een flexibel hanteerbaar werkplan.
Dit roept meteen de - hier overigens onbeantwoor
de - vraag op of het de meest logische en verstandi
ge keuze is de archivaris semi-statische nazorgpro
jecten te laten leiden. Deze vraag past dan weer in
een breder kader, namelijk dat van de rol en de be
tekenis van de archivaris binnen het gemeentelijk
bestel. Wellicht dat het hier beschreven praktijk
voorbeeld als uitgangspunt voor een discussie hier
omtrent kan dienen.
Summary
Management of semi-current records.
An example from the municipal prac
tice (C.J. Heeren)
In 1986 a report was compiled by the municipal
archive of Roosendaal and Nispen on the problems
of the control and maintenance of current and se
mi-current records within the municipal and re
gional apparatus. Recommendations were made
with regard to a more efficient way of managing
these records. How these recommendations were
followed up is described in this article.
Noten
i Tijdens de samenstelling van het
'registratuurrapport' in 1986 be
schikte de Roosendaalse gemeen
te-archivaris drs P. M. Toebak
nauwelijks over concrete erva
ringsgegevens ten aanzien van de
bewerking van semi-statische co-
de-archieven. Dit verklaart zijn ta
melijk globale normstelling aan
gaande de haalbare snelheid bij se
mi-statische nazorgactiviteiten.
Vanaf begin 1988 geeft Toebak als
gemeente-archivaris van Breda
daarentegen leiding aan het per
1 januari 1987 opererende bureau
semi-statische archieven. Dit bu
reau, bemensd door een tweetal
opgeleide ervaren full-time krach
ten, richt zich uitsluitend op de
opschoning van code-archieven.
De hieruit voortgevloeide erva
ringsgegevens stelden de gemeen
te-archivaris in staat in zijn op
30 oktober 1991 gepresenteerde
beleidsnota Het 'archiefmet een
toekomst, van 1279 naar2006 tame
lijk concrete bewerkingsnormen te
hanteren. Bij inzet van één persoon
luiden deze als volgt:
3 strekkende meter per maand bij
ongestructureerde archieven (geen
dossiervorming; niet afgesteld op
vernietigings- en bewaartermij
nen)
6 strekkende meter per maand bij
gestructureerde rubrieks- en
zaaksgewijs geordende code-ar
chieven (dossiervorming afgesteld
op vernietigings- en bewaartermij
nen)
20 strekkende meter bij seriële be
standen (bijlagen tot de gemeente
rekening, salaris-, verbruikersad
ministraties).
Bij de berekening van deze normen
is dan wel uitgegaan van een be-
schrijvings-, ordenings- en vernie
tigingsmethode die (sterk) vereen
voudigd is en afwijkt van de me
thode van het beschrijvend
inventariseren. Met andere woor
den: het eindresultaat wordt ge
vormd door 'veredelde plaatsings
lijsten'. Van code-archieven wor
den slechts beschrijvende
inventarissen vervaardigd indien
de taken en bevoegdheden van de
archiefvormende organen, gekop
peld aan het historisch belang,
daartoe aanleiding geven (bijvoor
beeld secretarie-archief).
Tijdens het op 3 en 4 juni
jongstleden door de Landesarchiv-
beratungsstelle te Brauweiler
(Duitsland) georganiseerd inter
nationaal archiefsymposium heeft
gemeente-archivaris Toebak de le
zing 'Die Inventur moderner
Archive einer Gemeindeverwal-
tung. Selektion, Beschreibung,
Ordnung und Vernichtung in
Breda'gehouden. Daarin zet hij
in heldere bewoordingen uiteen
hoe men vanaf 1987 binnen de
gemeente met de semi-statische
archiefproblematiek is omge
gaan. De hierboven aangehaalde
bewerkingsnormen verkregen
bij die gelegenheid internationale
bekendheid.
2 E. Pelzers, 'Documentair informa
tiebeheer en public relations', in:
Overheidsdocumentatie 10(1992),
235-
[269]
