kantoor geplaatst. Lopende zaken, geldende voor
schriften en plaatselijke verordeningen en regle
menten vonden een plaats in het nieuw gevormde
dynamische archief. De te vernietigen bescheiden
in de nieuw aangelegde dossiers werden achter een
tabstrook met specifieke kleuraanduiding ge
plaatst om de toekomstige periodieke vernietiging
mogelijk en eenvoudig (lees arbeidsextensief) te
maken. De caesurering vond in nauw overleg met
de documentaire informatieverzorgers plaats. De
caesuurdatum werd bepaald op i januari 1987 en
was ingegeven door de geschatte gemiddelde af
doeningstermijn van de archiefbescheiden. Met
betrekking tot de af te voeren dossiers vormden
kennis van de organisatie, haar taak- en doelstel
lingen en de toegepaste procedures en werkwijzen
de leidraad.
Na de caesurering van het archief van de dienst
Gemeentewerken volgde in de periode maart-ok-
tober 1988 de caesurering van het archief van de
dienst Stadsontwikkeling. Ook hier was de proble
matiek groot. Allereerst werd de caesurering van
het bestaande semi-statische archiefblok ter hand
genomen, met uitzondering van series met een ho
ge raadpleegfrequentie (bijvoorbeeld bouwver
gunningen). Vervolgens werden de decentraal ge
plaatste archiefbestanden van de verschillende
afdelingen bewerkt. Vanwege de complexiteit van
de behandelde zaken verliep de caesurering bij
de dienst Stadsontwikkeling aanzienlijk minder
voortvarend dan bij de dienst Gemeentewerken.
Deze situatie noodzaakte tot regelmatig overleg
met de documentaire informatieverzorgers. De
caesuurdatum werd bepaald op 1 januari 1985. Al
spoedig bleek echter dat een aanzienlijke hoeveel
heid archiefbescheiden nog zo frequent werd ge
raadpleegd dat terugplaatsing in de archiefruimte
van de dienst noodzakelijk was en de numerieke
toegang op de afgevoerde stukken alsnog aanpas
sing behoefde.
Als gevolg van de caesureringswerkzaamheden
bij de diensten Gemeentewerken en Stadsontwik
keling en het Gemeentelijk Woningbedrijf werden
zulke grote hoeveelheden archivalia afgevoerd naar
de semi-statische archiefruimte van het stadskan
toor dat fysieke plaatsingsproblemen ontstonden.
Mede op verzoek van de administratie werd daarop
besloten selectie en vernietiging direct op de cae
surering van deze archieven te laten volgen en niet
te wachten totdat binnen het gehele gemeentelijke
en streekgewestelijke apparaat de caesurering zou
zijn voltooid. Hier vond dus een principiële veran
dering plaats in de vooropgezette werkmethode.
Wegens kwalitatief en kwantitatief personeelsge
brek werden in december 1988 de dynamische ar
chiefbestanden van de Gemeentelijke Brandweer
en het Openbaar Slachthuis van de semi-statische
afgescheiden en opnieuw geordend. In de aan-
vangsmaanden van 1989 vond dit laatste tevens
plaats bij de Sociale Dienst. Ernstige problemen
deden zich voor bij de caesurering van de cliënten
dossiers. Er bleek onvoldoende administratieve
ondersteuning te kunnen worden geleverd om het
tempo van de operatie te volgen. Daarnaast ont
brak het aan concrete plannen voor verbetering
van het archiefbeheer. De werkzaamheden werden
dan ook tot nader order uitgesteld.
In de periode mei-juni 1989 werden de bouw-
dossiers van de afdeling Bouw- en Woningtoezicht
van de dienst Stadsontwikkeling gecaesureerd. Als
caesuurdatum werd 1 januari 1940 aangehouden.
Kennelijk bleek deze onjuist gekozen omdat de
dossiers daterend van vóór 1940 ondanks toezeg
gingen niet naar de archiefbewaarplaats overgedra
gen werden: hun raadpleegfrequentie liet dit niet
toe. In de periode juli-november 1989 vond de se
lectie ter vernietiging van de semi-statische archi
valia van de dienst Gemeentewerken en van het
Gemeentelijk Woningbedrijf. Hier werd dus de
lijn voortgezet van de veranderde werkmethode. In
februari-juni van 1990 kreeg de selectie en vernie-
tiging van de bijlagen tot de gemeenterekening uit
de periode 1936-1974, haar beslag. Na ampel be
raad werd gekozen voor integrale vernietiging van
deze bescheiden, waarbij echter originele akten en
verzamelstaten j en k van vernietiging uitgezon
derd werden.
Gedurende de periode juli 1990-februari 1991
werd in het kader van de aanstaande verhuizing
van het gemeentearchief door een tweetal archief
medewerkers, waaronder de nazorgambtenaar, een
uitputtende inventarisatie uitgevoerd naar alle te
verhuizen archiefbestanden en collecties, zowel in
de archiefbewaarplaats als in de archiefruimten
van de gemeentelijke en streekgewestelijke dien
sten. Op basis hiervan werd in de periode tot fe-
266
bruari 1992 hun plaatsing in de nieuwe archiefde
pots nader (geautomatiseerd) uitgewerkt. Tegelijk
met de inventarisatie vond selectie en vernietiging
van daarvoor in aanmerking komende archiefbe
scheiden plaats, zo onder meer bij de Gewestelijke
Geneeskundige Dienst en het Gemeentelijk Ener
gie- en Waterleidingbedrijf.
Samenvattend kan men zeggen dat de caesure-
rings- en (gedeeltelijke) opschoningsoperatie, zij
het vanaf juli 1990 met tussenpozen, binnen an
derhalfjaar was voltooid. Het registratuurrapport
ging uit van een geschatte arbeidsduur van vier
jaar. Wel dient daarbij te worden aangetekend dat
een omvangrijk deel van het archief van de Socia
le Dienst (cliëntendossiers) noodgedwongen van
bewerking werd uitgesloten, terwijl het archief van
de politie door eigen personeel werd gecaesureerd.
De privatisering van het Gemeentelijk Energie- en
Waterleidingbedrijf per 1 januari 1988 betekende
voorts dat hier de noodzaak tot caesurering ver
viel. Anderzijds valt te constateren dat niet in het
registratuurrapport aangeduide werkzaamheden
zoals de opzet van nieuwe dynamische archiefbe
standen en een volledige en gedetailleerde inven
tarisatie van alle archiefbestanden en collecties
binnen het gemeentelijke en streekgewestelijke ap
paraat binnen het geplande tijdspad uitgevoerd
werden.
3
Knelpunten en problemen
3.1 Organisatie
Het registratuurrapport signaleerde, zoals we za
gen, de archieftechnische problemen met betrek
king tot het gemeentelijk en streekgewestelijk ar
chiefvorming en -beheer, doch een concreet en ge
structureerd voorstel tot verbetering van het
onvolkomen geachte archiefbeheer ontbrak. Dit
gebrek wordt vooral verklaard uit het gemis aan
struktureel overleg met de betrokken diensten en
afdelingen gericht op de nazorg. Hier schuilt een
van de kernproblemen van het project. In archief-
technische zin vormde het registratuurrapport dan
wel een gedegen basis voor nazorgactiviteiten, in
organisatorisch opzicht valt hier wel het een en an
der op aan te merken.
In de eerste plaats was van overleg tussen de be
trokken diensten en afdelingen vóór de uitvoering
van het nazorgproject hoegenaamd geen sprake,
wat tot gevolg had dat een op de documentaire in
formatiepraktijk gebaseerd werkplan ontbrak. Een
verantwoorde inventarisatie van de noodzakelijke
werkzaamheden, met een daarop gebaseerde capa-
citeits- en tijdsplanning, bleef daardoor uit. De
specifieke archiefvorming en -ordening bij de
diensten en afdelingen, de toegankelijkheid van
hun archieven tijdens de bewerkingsfase, de keuze
alternatieven voor caesuren, de administratieve
ondersteuning, de materiaalvoorziening, de fysie
ke capaciteit van de archiefruimten, de arbeidsom
standigheden van de gedetacheerde nazorgambte
naar, het waren evenzovele aspecten van de nazorg
die onvoldoende besproken bleven. Dit alles resul
teerde uiteindelijk in te vage operationele veron
derstellingen en richtlijnen met als gevolg dat be
paalde uitvoeringsbeslissingen een ad hoe karakter
kenden. De plotseling noodzakelijk geachte op
schoning van de afgevoerde semi-statische archief
bestanden van de diensten Gemeentewerken en
Stadsontwikkeling en het terugplaatsen van om
vangrijke archiefbestanden vanuit de archiefkelder
naar de archiefruimte van de dienst Stadsontwik
keling vormen hiervan navrante voorbeelden.
Kortom, de basis voor een systematische aanpak
ontbrak of, om in bijbelse termen te spreken: het
organisatorische gebouw was niet op een rots maar
op zand gebouwd.
Ten tweede werd het projectoverleg in de uit
voeringsfase gekanaliseerd in het Beraad Chefs In
terne Zaken, een minder geëigend orgaan voor
projectbegeleiding, zowel vanwege haar omvang
rijke personele samenstelling als haar beperkte ver
gaderfrequentie. De besprekingen van de nazorg
activiteiten binnen het genoemde Beraad werden
als gevolg hiervan dan ook gekenmerkt door een
overwegend ad hoe karakter. Gezien het gebrek
aan een werkplan beperkten de tussentijdse evalu
aties (na afronding van de werkzaamheden per
dienst) zich tot de uitwisseling van ervaringsgege
vens. Toetsing hiervan aan een algemeen kader
bleef noodgedwongen achterwege.
[267]
