1
Het kader
In oktober 1986 werd, voortvloeiend uit een ini
tiatief van de Gemeentelijke Archiefdienst van
Roosendaal en Nispen, een rapport aangeboden aan
het college van burgemeester en wethouders waarin
op uitvoerige en gederailleerde wijze werd ingegaan
op de problematiek van de post- en archiefzaken
binnen het gemeentelijke en streekgewestelijke ap
paraat. Het rapport was samengesteld door een
commissie bestaande uit leden van het in Roosen
daal opererende Beraad Chefs Interne Zaken en het
bureau Personeelsontwikkeling. De gemeentear
chivaris, als voorzitter van het genoemde Beraad,
nam in deze commissie een prominente positie in.
In het rapport werd een inventarisatie opgeno
men van het dan vigerende post- en archiefbeheer,
de wensen ten aanzien van een nieuwe, efficiëntere
vorm van post- en archiefbeheer en vooral de wijze
waarop de aldus geformuleerde doelstellingen
konden worden gerealiseerd.
Grondslag van het uitgevoerd onderzoek vorm
de een uitgebreide enquête, waarin kwalitatieve en
kwantitatieve gegevens met betrekking tot de dy
namische en de semi-statische archivering werden
vastgelegd. Naast vele andere gegevens werd vast
gesteld dat de totale omvang van de hoeveelheid
dynamische archiefbescheiden bij de gemeente en
het streekgewest 625 m' omvatten, terwijl de hoe
veelheid semi-statische archiefstukken 2404 m1
bedroeg. De jaarlijkse toename werd gesteld op
104 m' voor de dynamische archiefbestanden en
79 m1 voorde semi-statische archivalia (Tabel).
Een andere belangrijke constatering was dat het
door het hele apparaat heen in de meeste gevallen
ontbrak aan een duidelijke scheiding tussen dyna
mische en semi-statisch archiefstukken. Ook werd
vastgesteld dat slechts in beperkte mate werd vol
daan aan de bepalingen van de Archiefwet 1962
waar het de overbrenging van archiefbestanden
naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats betrof,
terwijl selectie en vernietiging slechts incidenteel
Tabel
Kwantitatieve gegevens van de dynamische en semi-statische archive
ring bij de gemeente Roosendaal en Nispen en het Streekgewest Weste
lijk Noord-Brabant, aangeduid in strekkende meters, 1986 juni
categorie 1 2 3 4 5 6 7 Totaal
dynamische 93 210 64 44 81 57 76 625
archiefbestanden
semi-statische 545 560 210 500 310 160 119 2404
archiefbestanden
jaarlijkse groei
dynamische 19 25 18 5 9 12 16 104
archiefbestanden
jaarlijkse groei
semi-statische 15 7 5 30 5 6 11 79
archiefbestanden
1 Secretarie
2 Dienst Stadsontwikkeling
3 Dienst Gemeentewerken en Gemeentelijk
Woningbedrijf
4 Gemeentelijk Energie-en Waterleidingbedrijf
5 Sociale Dienst
6 Gemeentepolitie
7 Overige diensten
[264]
plaatsvonden. In veel gevallen bevatten de dynami
sche archieven ook bescheiden ouder dan vijftig
jaar, die daarom al openbaar hadden moeten zijn.
Voorts werd een grote verstrengeling geconstateerd
van de archieven van verscheidene diensten. Er was
in ernstige mate sprake van verstoring van de 'oude
orde'. Het secretariearchief vormde op dit alles van
af 1976 een positieve uitzondering.
De kwantitatieve gegevens wezen tevens uit dat
de opslagruimte voor dynamische archiefbestan
den grotendeels was benut, terwijl een zeer hoge
bezettingsgraad eveneens voor de nodige proble
men verantwoordelijk was. Ruimtegebrek voor se
mi-statische archiefberging werd evenzeer vast
gesteld. De toegankelijkheid van de archieven liet
danig te wensen over, vooral daar waar dossierin
ventarissen ontbraken. Van een systematische af
voer vanuit de dynamische naar de semi-statische
archiefbestanden was te weinig sprake, waardoor
de 'berg' semi-statische archivalia ongestructu
reerd bleef aangroeien, dit wederom met uitzonde
ring van het secretarie-archief. Van enige vorm van
beschrijvende inventarisatie was geen sprake.
In het hierboven gemelde rapport deed de ge
meentearchivaris het college van burgemeester en
wethouders een aantal aanbevelingen om in deze
verontrustende situatie verandering te brengen.
Hij adviseerde onder meer een tweetal nazorgamb
tenaren aan te stellen, deel uitmakend van de zo
genaamde 'Vliegende Brigade', met als taakstellin
gen de tenuitvoerlegging van caesuren in de dyna
mische archiefbestanden van de gemeentelijke en
streekgewestelijke diensten en de selectie, de ver
nietiging en de beschrijvende inventarisatie van de
vóór de caesuren daterende archiefstukken. De he
le operatie zou moeten worden uitgevoerd onder
leiding van de gemeentelijke archiefinspecteur.
Met de caesurering werd het tot stilstand brengen
van de ongecontroleerde groei van de semi-stati
sche archivalia beoogd. Immers, mede door de op
handen zijnde bekorting van de overdrachtster-
mijn van vijftig naar twintig jaar zouden de ach
terstanden in de nazorg op slag verdrievoudigd
zijn.
Het college kwam de archivaris slechts gedeelte
lijk tegemoet. Per 1 oktober 1987 werd één nazorg
ambtenaar aangetrokken, die feitelijk belast werd
met de uitvoering van de hierboven omschreven
taakstellingen. Volgens de normen die in het regi
stratuurrapport werden gehanteerd, zou deze amb
tenaar gedurende vier kalenderjaren belast zijn met
de uitvoering van de caesurering, waarna ruim vijf
tig mensjaren voor selectie, vernietiging en be
schrijvende inventarisatie benodigd zouden zijn.
Uitgangspunt daarbij vormde het ervaringsgege
ven dat een full-time kracht gedurende één maand
gemiddeld vijf strekkende meter archief zou kun
nen bewerken, uitgaande van de traditionele wijze
van beschrijvend inventariseren.1
Ruim vier jaar na de indiensttreding van de na
zorgambtenaar is het vanuit meerdere aspecten be
zien interessant na te gaan of en zo ja op welke wij
ze de in het genoemde registratuurrapport gefor
muleerde doelstellingen feitelijk zijn gerealiseerd,
welke hindernissen zijn ondervonden en welke
aanbevelingen gedaan kunnen worden bij het in de
toekomst uitvoeren van dergelijke omvangrijke
projecten.
2
De uitvoering
In het kader van een gestructureerde aanpak van de
archieven van de gemeentelijke en streekgeweste
lijke diensten werd op voorstel van de gemeentear
chivaris in eerste instantie gekozen voor caesure
ring van de archieven, opdat de archiefvorming
vanuit een nieuw vertrekpunt kon worden gestart.
In samenspraak met de chefs van de afdelingen In
terne Zaken van de verschillende diensten werd de
volgorde van de uit te voeren activiteiten bepaald
door de hoogte van de nood.
Gedurende de periode oktober 1987-februari 1988
werden de archieven van de dienst Gemeentewer
ken en van het Gemeentelijk Woningbedrijf ge-
caesureerd. Zij vormden de meest problematische
archieven: geen scheiding tussen dynamische en
semi-statische archiefbescheiden, geen periodieke
vernietiging, geen (betrouwbare) dossierinventa
ris. De semi-statische bescheiden uit het archief
blok in de archiefruimte van de dienst werden van
de dynamische stukken afgezonderd en, voorzien
van een neveningang, in een afzonderlijke nume
rieke volgorde in de archiefkelder van het stads-
[265]
