omtrent; en daarin werd ook voorgeschreven de
dossiers zoveel mogelijk aan te vullen met kranten
knipsels, foto's en dergelijke, typisch uitvloeisel
van de documentatiegedachte, die in die kringen
zo vaak het zuivere archiefbegrip dreigt te over
woekeren. Het ontdekken van dergelijke aberraties
deed ten archieve het verlangen groeien om daar
een vinger in de pap te krijgen, maar om zover te
komen moesten wij wachten tot wij de kans kre
gen. Welnu, die kans kwam; de archivaris kreeg
hem zelfs op een presenteerblaadje aangeboden.
In 1952 kwam namelijk ten stadhuize een plan
op tafel om, nu het dossierstelsel bij de secretarie
op gang was gekomen, dit stelsel ook bij de ge
meentelijke diensten en bedrijven in te voeren.
Het initiatief ging ook nu weer uit van o e, in sa
menwerking met het Documentatiebureau. De
initiatiefnemers begrepen echter heel goed, dat zij
hier een terrein met voetangels en klemmen gin
gen betreden. Want in een stad als Amsterdam zijn
de diensten en bedrijven machtige lichamen met
grote zelfstandigheid en men moest er dus reke
ning mee houden, dat de directeuren van die in
stellingen het voorschrijven van een bepaald ar
chiefstelsel zouden beschouwen als een inbreuk op
hun zelfstandige beheersbevoegdheid en dat zij het
Documentatiebureau van de secretarie buiten de
deur zouden willen houden. Men moest de zaak
dus zo goed mogelijk aan de directeuren verkopen
en dat deed men op een handige manier. Het Do
cumentatiebureau had namelijk ontdekt, dat de
Archiefwet een prachtig uitgangspunt voor zijn ak-
tie verschafte, in het artikel waarbij de zorg voor de
gemeentearchieven is opgedragen aan b&w, en
men concludeerde daaruit terecht, dat deze zorg
zeer wel kon omvatten het geven van voorschriften
voor de registratuur. Op grond van de Archiefwet
zou alles dus bij besluit van b &w kunnen worden
geregeld, zonder dat de directeuren daar met goed
recht iets tegen konden inbrengen. Om de zaak
echter bovendien voor de directeuren aannemelijk
te maken, zou een vertegenwoordiger van hun or
ganisatie, het Instituut van Directeuren, bij de
voorbereiding worden betrokken. En wat voor ons
het voornaamste was: ook de gemeentearchivaris
zou stem in het kapittel krijgen. Kennelijk had
men ten stadhuize iets geleerd uit de gang van za
ken in 1945 en stuurde men nu duidelijkaan op sa
menwerking met allen, die recht van meespreken
hadden.
Deze overwegingen hebben in 1952 geleid tot de
instelling door b w van een commissie van advies
inzake de archiefordening van diensten en bedrij
ven. De rol die de archivaris in dit selecte gezel
schap zou hebben te spelen, werd nog geaccentu
eerd, doordat hem werd verzocht het voorzitter
schap op zich te nemen. Het is de verdienste
geweest van de toenmalige archivaris Oldewelt, dat
hij begreep dat hij hier de kans had een vinger te
krijgen in de pap, die sinds 1945 op het menu had
gestaan en dat hij daarom zonder veel aarzeling het
voorzitterschap aannam. De commissie van advies
heeft haar taak breed opgevat. Zij is in 1953 met
haar werkzaamheden gestart en kon drie jaar later
een uitvoerig rapport uitbrengen, vergezeld van
een ontwerp-besluit post- en archiefzaken. Intus
sen had zij reeds in 19 54 een interim-rapport uitge
bracht, waarbij werd aangedrongen op het instel
len van een gemeentelijke cursus tot scholing van
het registratuurpersoneel.
Post- en archiefzaken
Het begrip post- en archiefzaken is hier te lande
geïntroduceerd bij kb van 2 oktober 1950. Over
deze eigenaardige term post- en archiefzaken zou ik
eerst in het algemeen iets willen zeggen. Ik heb mij
namelijk afgevraagd, hoe deze benaming in de we
reld is gekomen en waarom men in dit verband de
term registratuur niet heeft gebruikt. In 1950 was
de term registratuur als aanduiding voor het beheer
der lopende archieven reeds lang ingeburgerd en
men sprak al sedert 1920, toen de heer Noordenbos
zijn stelsel ontwierp, van registratuurstelsel, regi
stratuurplan en registratuurbureau; waarom dan
ook niet registratuurbesluit? Het k b zelf geeft hier
over geen opheldering, het bevat zelfs geen defini
tie van wat onder post- en archiefzaken moet wor
den verstaan. Om te weten te komen wat hier ach
ter zat, heb ik mijn licht opgestoken bij een lid van
de rijkscommissie, die indertijd het kb heeft ont
worpen, Fockema Andreae. Van hem vernam ik,
dat die commissie de term registratuur bewust had
vermeden om twee redenen: ten eerste omdat men
het als een germanisme beschouwde en men daar-
[i54]
voor in de jaren vlak na de oorlog zeer gevoelig was;
ten tweede omdat het werd geacht een bepaald stel
sel van archiefordening te representeren (waarbij
men uiteraard heeft gedacht aan het stelsel van de
vng), terwijl de commissie althans aanvankelijk
geen bepaald stelsel wilde voorschrijven. Dat dit
laatste tenslotte heel anders is uitgepakt, kunnen
we op dit moment buiten beschouwing laten, maar
het komt er dus op neer, dat de ontwerpers van het
kb het woord registratuur een lelijk en tendentieus
woord vonden. Tendentieus is ook de term post- en
archiefzaken, want het begrip 'post', dat hier zo na
drukkelijk voorop gaat, kan ik niet anders zien dan
als een knieval voor de bekende misvatting, dat een
archief uitsluitend zou bestaan uit de inhoud van
de brievenbus, dus uit ingekomen en uitgaande
stukken; een misvatting, die op haar beurt weer
heeft geleid tot een andere, namelijk dat elk archief
uitsluitend uit dossiers zou bestaan. Ik blijf het be
treuren, dat men niet heeft gekozen voor registra
tuurbesluit, daarmee aansluitende bij het bestaan
de spraakgebruik. Het woord registratuur is overi
gens, germanisme of niet, opgenomen in de
officiële woordenlijst der Nederlandse taal van
1954, maar dat konden de ontwerpers van het kb
van 1950 nog niet weten.
Om terug te komen tot de werkzaamheid van de
commissie van advies: deze heeft het kb van 1950
tot voorbeeld genomen, maar dit wel degelijk kri
tisch bekeken, zodat er op tal van punten iets be
ters van is gemaakt. De algemene strekking van het
kb werd gehandhaafd, namelijk dat een dossier
stelsel werd voorgeschreven. Het verschil met het
kb is hier echter, dat het kb alleen de zaaksgewijze
ordening kent, terwijl het Amsterdamse besluit
daarnaast ook de onderwerpgewijze ordening als
mogelijkheid stelt. In elk geval: dossiers moesten
het worden, dat sprak voor de grootst mogelijke
meerderheid van de commissie vanzelf. En de ge
meentearchivaris? De archivaris heeft natuurlijk
van het begin af geweten, dat het deze kant op
ging. Hij heeft in de commissie nog een lans gebro
ken voor de handhaving van het indicateurstelsel
voor kleine administraties, maar dat bleek niet
haalbaar. Hij kende de bezwaren tegen het stelsel
vng en deelde deze. Maar wat te doen? De ont
wikkeling tegenhouden was een onmogelijkheid,
als de commissie haar plan niet met de instemming
van de archivaris had kunnen doorzetten, had zij
het zonder hem gedaan. Een beter dossierstelsel
bestond niet en bestaat nu nog niet, een bruikbaar
alternatief ontbrak en ontbreekt nog. De archivaris
is vrij gauw tot de conclusie gekomen dat hij, liever
dan weer terzijde te gaan staan, de eenmaal verkre
gen vinger in de pap moest houden en daarbij
trachten door corrigerend optreden de eigen denk
beelden zoveel mogelijk tot gelding te brengen.
Die denkbeelden kwamen in hoofdzaak op het
volgende neer. Gegeven de algemene tendentie
naar dossiervorming is het van het grootste belang,
dat a de indicateurs behouden blijven en in duur
zaam bruikbare vorm worden bijgehouden, en b
dat achter elk nummer van de indicateur wordt
verwezen naar het dossier, waarin het stuk zich be
vindt. Dit laatste geeft een waarborg, dat de indica
teurs als chronologische ingang op het archief hun
waarde behouden, waardoor de voordelen van het
indicateurstelsel worden gekoppeld aan die van het
dossierstelsel. En verder dit: de methode van orde
ning van een archief is één kant van de zaak, maar
minstens zo belangrijk is de vraag wat een archief
bevat, met andere woorden wat men archiefstuk
ken wenst te noemen en dus in het archief op
neemt, en wat men na verloop van tijd vernietigt.
Het was dus van belang het juiste begrip ten aan
zien van archiefstukken ingang te doen vinden en
een regeling van de vernietiging voor te stellen, die
de archivaris de vereiste bevoegdheden garandeer
de. Op deze punten heeft de archivaris de commis
sie meegekregen.
Terugkerende tot de aktiviteiten van de com
missie van advies: het eerste tastbare resultaat daar
van was de instelling van een gemeentelijke cursus
tot scholing van het registratuurpersoneel. Zeer
goed werd ingezien dat de introductie van het
nieuwe stelsel stond of viel met de geschiktheid
van de ambtenaren die het zouden moeten toepas
sen, dat het dus zaak was hun van tevoren de nodi
ge theoretische kennis bij te brengen en daarmee
niet te wachten, totdat het besluit post- en archief
zaken in werking zou treden. De cursus kreeg het
karakter van een dienstopleiding: de lessen zouden
in diensttijd worden gegeven.
Tenslotte, het besluit post- en archiefzaken zelf.
Dit is, zoals ik reeds zei, door de commissie van ad
vies onder voorzitterschap van de archivaris ont-
[155]
