SÊÊÊÊÊÊ
heden het archiefbeheer ter secretarie dreigde vast
te lopen: men raakte onder zijn eigen archieven
bedolven en kon er niet goed meer mee werken.
Zoals overal elders is men toen ook hier de fout
gaan zoeken bij het indicateurstelsel in plaats van
bij de gebrekkige wijze, waarop het werd toege
past. Ook hier heeft men het indicateurstelsel
zonder veel bedenkingen afgezworen en het dos
sierstelsel van de vng als de enige goede oplos
sing beschouwd. Het initiatief is vermoedelijk
uitgegaan van het Gemeentelijk Bureau voor Or
ganisatie en Efficiency, kortweg o&e genoemd.
Dit bureau o&E was in 1939 opgericht als een
voortzetting van de reeds langer bestaande ge
meentelijke bezuinigingsinpectie. Zijn taak was
het uitbrengen van adviezen over de organisatie,
nieuwe projecten en aanschaffingen bij de dien
sten en bedrijven. Aan het hoofd stond een inge
nieur en de medewerkers waren merendeels ook
ingenieurs; geen lieden dus, van wie men kan ver
wachten, dat zij van huis uit een speciale belang
stelling voor, en verstand van, archiefkwesties
hebben. Dat zij zich toch daarop hebben gewor
pen, lijkt mij een vrij duidelijk gevolg van de
toenmalige tijdsomstandigheden: in het jaar van
de oprichting van het bureau brak namelijk de
oorlog uit, in 1940 gevolgd door de Duitse bezet
ting en dat betekende, dat er voor een bureau
voor organisatie weinig werk meer aan de winkel
was. Van nieuwe gemeentelijke projecten was
geen sprake, men hield de zaken draaiende zo
goed en zo kwaad als het ging. U begrijpt wat ik
zeggen wil: het bureau van o&E is zich in de be
zettingstijd onledig gaan houden met het pro
bleem van de archieforganisatie, omdat er niets
beters te organiseren viel.
Het is op zichzelf een merkwaardig trekje uit
het ambtelijk leven en streven in de bezettingsja
ren: te midden van jodenvervolging, onderdruk-
Het (oude) stadhuis, ongeveer 1930. Foto: Gemeen
te archief Amsterdam
king en terreur zocht men ten stadhuize in Am
sterdam zijn geestelijk evenwicht te handhaven
door zich te bekeren tot de zaaksgewijze archief
ordening van de vng!
Twee dingen stonden daarbij op de voorgrond:
het bureau van o&e wilde met de vng in zee
gaan, maar de heer Noordenbos wilde slechts ad
viserend optreden en het eigenlijke werk aan
Amsterdam overlaten, waarbij de voorbereiding
moest worden opgedragen (hoe kon het anders)
aan een commissie. Het werd 1 september 1944,
voordat deze commissie bij besluit van de burge
meester werd ingesteld. De considerans van het
besluit luidde, vrij laconiek, 'dat het gewenst was
het registratuurstelsel van de gemeentesecretarie
te wijzigen'. De commissie bestond uit het hoofd
van het bureau van o &e en twee secretarieambte
naren en kreeg opdracht de nodige voorstellen tot
reorganisatie van de secretariearchieven uit te
werken. Het is typerend voor de toenmalige gang
van zaken, dat de gemeentearchivaris er buiten
bleef en zelf geheel onkundig werd gelaten van
wat er op til was. En als men nog zou willen vra
gen, of de archivaris dan niet zelf had moeten zor
gen op de hoogte te blijven van wat er ten stad
huize gaande was, moeten wij maar bedenken,
dat iedereen in de herfst van 1944 wel andere din
gen aan zijn hoofd had. Behalve dan de commis
sie die onvervaard aan het werk toog alsof de af
loop van de oorlog ervan afhing en in de allengs
losbarstende hongerwinter haar troost zocht in de
samenstelling van twee lijvige rapporten. Het
moet bij kaarslicht en noodkacheltjes en met
knorrende magen gebeurd zijn, maar in maart en
april 1945 lagen de rapporten bij de burgemeester
op tafel. De inhoud ervan moge ik u kortheids
halve besparen om mij te bepalen tot het resul
taat, namelijk het besluit van b&w van 6 juli
1945 om bij de secretarie het dossierstelsel van de
vng in te voeren. De uitvoerende werkzaamhe
den werden opgedragen aan o&E, dat in een later
stadium plaats zou maken voor een documenta-
tiebureau, dat met de leiding van de registratuur
der secretarie werd belast. En dan blijkt opeens,
dat men ter elfder ure ook nog aan de gemeente
archivaris heeft gedacht. Misschien kwam het
door de bevrijdingsroes van 1945, die immers met
zoveel goede voornemens gepaard ging, maar in
elk geval werd nu voor de uitvoering van de reor
ganisatie overleg met de gemeentearchivaris voor
geschreven.
De archivaris
en het 'nieuwe stelsel'
Dit overleg heeft kort daarna inderdaad plaats ge
vonden en het was bepaald niet van aangename
aard. In de kamer van de archivaris, mr le Cosquino
de Bussy, had een stormachtig onderhoud plaats
met de gemeentesecretaris en het hoofd van o&E,
waarbij de heer De Bussy zich erover beklaagde, dat
hij voor een fait accompli was gesteld en met de be
langen van de archiefdienst geen rekening was ge
houden. De nieuwe regeling beoogde onder andere
de vorming van een centraal secretariearchief als
onderdeel van het documentatiebureau, dat de se
cretariearchieven sedert 1928 zou omvatten, waar
van de overbrenging naar de archiefdienst wegens
ruimtegebrek was uitgesteld. Dit was dus een in
breuk op de bestaande regeling van de overbren
ging, waarbij geheel in het midden bleef hoe lang
dat centraal secretariearchief de stukken nog zou
behouden en wat men er mee ging doen: misschien
omwerken, misschien ten dele vernietigen, de uit
latingen van de zijde van o&e lieten hier alles te
denken.
De heer De Bussy heeft hier getracht te redden
wat nog te redden viel en de heren van o&E heb
ben toen wel begrepen, dat zij een blunder had
den begaan door de archivaris tot het laatst toe er
buiten te laten. Maar het kwaad was nu eenmaal
geschied: in 1945 was op de secretarie het dossier
stelsel ingevoerd zonder medeweten van de archi
varis. Van een geregeld contact tussen het nieuwe
documentatiebureau van de secretarie en de ar
chiefdienst was na 1945 voorlopig nog geen spra
ke; het gebeurde allemaal nog buiten de archivaris
om.
Intussen kwamen wij wel te weten, dat op dat
documentatiebureau ideeën heersten, die met on
ze beginselen niet te rijmen waren. Zo had het bu
reau een handleiding voor de registratoren samen
gesteld, waarin onder andere het uitdunnen van
archieven werd aanbevolen zonder dat daarbij
werd gewezen op de wettelijke voorschriften daar-
[i53]
