De voorgeschiedenis
De verhouding tussen het archiefwezen en het re
gistratuurwezen in ons land heeft zich sedert onge
veer een halve eeuw ontwikkeld in deze zin, dat zij
naast elkander leefden, weinig contact met elkaar
hadden en in feite twee gescheiden werelden vorm
den. Aan de ene kant de registratoren, dje al te zeer
overtuigd waren dat zij hun problemen zelf wel
konden oplossen en dat de archivarissen daar niets
mee te maken hadden, dat archivarissen geen ver
stand hadden van de lopende administratie en zich
dus daarmee niet hadden te bemoeien; aan de an
dere kant de archivarissen, die over het algemeen
weinig belangstelling voor de lopende archieven
hadden en zich maar liever hielden aan de leus, die
Fruin al in 1915 had aangeheven: schoenmaker,
houd je bij je leest. Ik weet wel dat er uitzonderin
gen waren, maar in het algemeen gesproken kwam
het toch wel zo ongeveer hierop neer. Bij de regi
stratoren ontbrak het aan het besef, dat zij van de
archivarissen iets konden leren; dat in onze kring
wetenschappelijke beginselen waren ontwikkeld,
die ook voor hen behoorden te gelden of waarvan
zij zich tenminste rekenschap behoorden te geven.
Bij de archivarissen (ik generaliseer nu maar weer)
ontbrak het aan het besef, dat de lopende archieven
van vandaag eens in de archiefbewaarplaatsen on
der hun beheer zouden komen en dat zij dus belang
hadden bij de wijze waarop deze lopende archieven
werden gevormd.
Twee gescheiden werelden: ik geloof, dat dir niet
te sterk is uitgedrukt. De kloof tussen die twee we
relden manifesteerde zich bijvoorbeeld ook hierin,
dat men aan weerszijden een verschillende taal
sprak. Het woord archief, dat aan onze kant onver
anderlijk werd gedefinieerd in de gedragen be
woordingen van paragraaf 1 van de Handleiding,
kreeg aan de overzijde de betekenis van een verza
meling van losse stukken, waarin geen plaats was
voor gebonden delen, maar wel weer voor allerlei
gedrukt materiaal, dat naar onze opvatting tot de
bibliotheek hoort. Het archiefstuk heette daar do
cument, archiefbeheer werd documentatie. Het
begrip verzameling, dat uit onze specifieke archief
terminologie nu juist was uitgebannen, werd daar
weer binnengehaald als aanduiding voor wat bij
ons serie of rubriek heet. Dit zijn maar enkele voor
beelden, die nog wel voor uitbreiding vatbaar kun
nen zijn.
De scheiding in twee aparte werelden werd
lange tijd in de hand gewerkt, doordat zij in de
praktijk maar weinig aanrakingspunten met el
kaar hadden. Dit is minder vreemd dan het op
het eerste gezicht lijkt. Immers het moderne regi
stratuurstelsel met decimale notatie is ontstaan in
de gemeentelijke sfeer en het heeft in de jaren na
1920, toen de heer Noordenbos de leiding van
het registratuurbureau van de vng kreeg, vooral
ingang gevonden bij de kleinere gemeenten, waar
de invoering op de minste bezwaren stuitte en
waar de hulp van het registratuurbureau grif werd
aanvaard. Maar dat waren nu juist de gemeenten,
waar geen gemeentearchivarissen waren; waar dus
geen archivaris dagelijks met het nieuwe stelsel
werd geconfronteerd en daardoor gedwongen
zich er rekenschap van te geven. In de grotere en
grootste gemeenten, waar wèl archivarissen wa
ren, heeft het veel langer geduurd eer het registra
tuurstelsel voet aan de grond kreeg, en daar kon
dus ook niet bij de archivarissen de behoefte ont
staan zich rekenschap te geven van de gevolgen
van de nieuwe ontwikkeling en zich ermee te
gaan bemoeien. Precies hetzelfde zien we in de
sfeer van de rijksadministratie: daar heeft het tot
na de oorlog geduurd, eer het dossierstelsel alge
meen werd ingevoerd (het kb van 1950) en ook
daar konden de rijksarchivarissen zich dus nog
lang blijven onttrekken aan bemoeienis met dit
probleem. Ik geloof, dat het daaraan toe te schrij
ven is, dat de discussie over de nieuwe archiefstel
sels aan onze zijde pas goed is ontbrand in de na
oorlogse jaren.
Wel wil ik eraan herinneren, dat reeds in de jaren
'30 in onze kring meer belangstelling voor de lo
pende archieven ontstond in de vorm van veront
rusting over het gebrek aan zorg bij de administra
tie voor de goede bewaring van het statische ge
deelte van haar archieven. De weerklank van deze
verontrusting is nog te vinden in de discussies in
het Nederlandsch Archievenblad van 1934/35 en
1938/39, die nog altijd lezenswaard zijn en waarbij
met name de heren Panhuijsen en Van de Ven heb
ben gepleit voor het invoeren van een inspectie van
de lopende rijks- en provinciale archieven door ar
chivarissen - een denkbeeld, dat toen nog op tegen-
[150]
stand in eigen kring stuitte, maar dat als een van de
belangrijkste winstpunten is verwezenlijkt in de
Archiefwet 1962.
Maar uit die discussies blijkt duidelijk, dat de
voorstanders van dit denkbeeld alleen nog maar
dachten aan een inspectie van de materiële toe
stand van die archieven, niet van de wijze van orde
ning - begrijpelijk alweer, omdat dit laatste punt in
de vooroorlogse jaren bij de rijks- en provinciale
administraties nog geen strijdpunt was geworden.
Dat is pas gekomen, toen de dossierstelsels na de
oorlog ook bij rijk en provincie meer algemeen
werden ingevoerd.
De situatie in Amsterdam
Hoe is de ontwikkeling nu verlopen in Amster
dam? Ook daar heeft het, evenals in de meeste
grote steden, lang geduurd eer de gemeentearchi
varis werd geconfronteerd met het dossierstelsel,
want dit is op de secretarie pas ingevoerd in 1945.
Voor die tijd had het indicateurstelsel de alleen
heerschappij, met uitzondering van één gemeen
tedienst, die al eerder het nieuwe stelsel had aan
genomen. Van belang is de wijze, waarop de
overbrenging van lopend archief naar de archief
bewaarplaats geregeld was: van oudsher werden
de indicateurs met bijbehorende stukken aan de
gemeentearchivaris overgedragen na vijf jaar.
Daardoor was er een vrij nauwe band tussen de
lopende dienst en de archiefdienst, want doordat
de laatste slechts vijf jaar achter de eerste aanliep,
had de lopende dienst de reeds overgebrachte
stukken nog dikwijls nodig en was er dus een
druk uitleenverkeer van de archiefdienst naar de
lopende dienst. Voor zover mij bekend voldeed
dit systeem ook goed, de archiefambtenaren wis
ten uitstekend de weg in de indicateurs en klap
pers en er is nooit iets gebleken van klachten van
het stadhuis over gebrek aan medewerking bij de
archiefdienst op dit punt.
Maar in 1933 veranderde er iets. Toen was na
melijk in het archiefgebouw Herenmarkt, waar het
secretariearchief sedert 1827 was ondergebracht,
de reserveruimte overbelast en kon de archivaris
daar niets meer opnemen. Aan de jaarlijkse over
brenging van vijf jaar oude stukken kwam dus
noodgedwongen een eind. Het gevolg hiervan was,
dat de secretarieafdelingen met hun jaarlijkse aan
was van stukken bleven zitten en deze groeiende
opeenhoping veroorzaakte uiteraard toenemende
moeilijkheden ten aanzien van de berging en raad
pleging. Men was op de secretarie er aan gewend
geweest, dat alle onderzoekingen in de archieven
ouder dan vijf jaar bij de archiefdienst gebeurden
en nu moesten de secretarieambtenaren dat zelf
doen, hetgeen een verzwaring van hun taak bete
kende, die door de opeenhoping van stukken in te
kleine ruimten nog moet zijn verergerd. Het be
kende verschijnsel, dat het ambt van indicateur-
houder ten stadhuize niet hoog werd aangeslagen
en het peil van deze functionarissen dientengevol
ge te wensen overliet, heeft er waarschijnlijk ook al
geen goed aan gedaan. Een ander bekend ver
schijnsel, namelijk dat men uit gebrek aan tijd of
doodgewone gemakzucht de opgezochte stukken
na raadpleging niet meer op de goede plaats op
bergt, heeft zich hier ook voorgedaan, met het ge
volg, dat het thans herhaaldelijk voorkomt, dat
stukken uit die jaren onvindbaar zijn. Merkwaardi
gerwijze ben ik daarvan zelf de dupe geworden bij
de voorbereiding van deze lezing, want ik heb de
voorgeschiedenis van de invoering van het dossier
stelsel helaas niet volledig kunnen reconstrueren,
doordat sommige stukken niet meer terug te vin
den waren. Als mijn verhaal dus niet geheel volle
dig is, is dat het gevolg van dezelfde wantoestanden
als waarover dit verhaal gaat - anders gezegd: de ge
schiedschrijving van de wanorde wordt bemoei
lijkt door de wanorde zelf.
Invoering van het dossierstelsel
Wat mij vooral interesseerde was de vraag, uit
welke hoek het plan tot invoering van het dossier
stelsel is gekomen. Deze vraag heb ik op grond
van de mij ten dienste staande stukken niet volle
dig kunnen oplossen. Navraag bij de indertijd
daarbij betrokken personen leverde wel iets op,
maar de voornaamste figuren, die er waarschijn
lijk het fijne van geweten hebben, zijn intussen
van het gemeentelijk toneel verdwenen. In elk ge
val moet de zaak aan het rollen zijn geraakt, toen
door de reeds genoemde ongelukkige omstandig-
[151]
