Het beheer van beelddocumenten
bij het Algemeen Rijksarchief
De tweede spreker, R.M. Haubordin, adjunct-be
heerder van de afdeling Kaarten en Tekeningen
van het ara, was van mening dat de archivaris be
last is met het beheer van het beeldarchief en geen
kaartbeheerder van een topografisch-historische
atlas moet zijn. In afwijking van de meeste ge
meentearchieven en rijksarchieven zijn de uit de
archieven afkomstige kaarten en prenten bij het
ara niet in een aparte atlas, maar bij een afdeling
Kaarten en Tekeningen ondergebracht.6 De circa
250000 kaarten worden niet anders behandeld
dan de geschreven archivalia. Het betreft immers
beeldmateriaal dat bij de taakuitvoering van een
rijksdienst of een persoon is gevormd. Een wezen
lijk verschil met door aankoop of schenking ver
worven losse tekeningen en kaarten, zoals men die
in atlassen tegenkomt.
Op twee onderdelen doen zich bij het beheer
hiervan nieuwe ontwikkelingen voor, die in ver
band staan met de invoering van de nieuwe Ar
chiefwet. Dan zullen tienduizenden kaarten en
tekeningen van rijksdiensten moeten worden over
genomen. Vanwege de grote vraag zal dit recente
materiaal direct ontsloten moeten worden. Zonder
toepassing van selectie en vernietiging van beeld
materiaal bij de acquisitie zal deze aanwas grote be
heersproblemen met zich meebrengen. Een selec
tie en vernietiging is een noodzaak om redenen van
ruimte- en kostenbesparing en conservering. De
grootte van het beeldmateriaal maakt berging
kostbaarder dan bij archivalia.7
In 1990 werd er voor het eerst, evenals bij ar
chieven gebruikelijk is, door middel van een drie
hoeksoverleg op initiatief van het rijksarchief een
vernietigingslijst voor het ministerie van Verkeer
en Waterstaat opgesteld. Bestektekeningen, revi
sietekeningen en bij rapporten behorende teke
ningen moeten bewaard blijven. Daarnaast zijn er
verschillende soorten tekeningen, die op termijn
voor vernietiging in aanmerking komen. De ver
nietiging volgens lijsten voor rijk, provincie en
gemeente is een vorm van micro-selectie. Micro
verfilming of substitutie is hiervoor een goed al
ternatief. Krachtens de nieuwe Archiefwet mogen
micro's de originelen vervangen, welke laatste dan
vernietigd kunnen worden. In feite een aanpas
sing aan een reeds bestaande praktijk.8
Hoewel wettelijk voorgeschreven wordt het
beeldmateriaal zelden geschoond en van een toe
gang voorzien overgedragen. Niet de afdeling post
en archiefzaken, maar de technici op de tekenka
mers plegen bij rijksdiensten dit materiaal te behe
ren. Zodoende moet de archivaris na overdracht
vaak zelf de inventarisatie van het beeldmateriaal
ter hand nemen. Het kaarten- en tekeningenbe-
heer is in het algemeen slechter geregeld dan het
archiefbeheer.
Voor de ordening wordt het structuur- en her
bestemmingsbeginsel toegepast. Kaarten en teke
ningen worden zo mogelijk per archiefvormer naar
herkomst geordend, dan wel wordt de oude orde
van de administratie hersteld. Desnoods ordent
men volgens taken. Zodoende bestaan er in de
praktijk drie mogelijkheden:
1 de tekeningen en kaarten worden als bijlage bij
dossiers apart of samen beschreven
2 de beelden vormen een apart onderdeel van het
archief en zij n daarom in een apart hoofdstuk in de
inventaris te vinden
3 het archief bestaat enkel uit kaarten en teke
ningen en wordt in een aparte inventaris beschre
ven. 9
De historisch-topografische atlas
van de Gemeentelijke Archief
dienst Amsterdam
Mevrouw drs E. Fleurbaay, conservator van de his
torisch-topografische atlas van het Gemeentear
chief Amsterdam, ging in op de ontsluiting van
beeldmateriaal.10 De Amsterdamse atlas ontstond
midden vorige eeuw toen de gemeentearchivaris
naast archiefstukken ook 'historische objecten' van
de meest uiteenlopende soort beheerde. Er werden
regelmatig ook kaarten aangekocht. Thans omvat
de atlas circa 700 000 documenten, waaronder ook
bouwtekeningen en technische tekeningen en in
de categorie 'overigen' zelfs suikerzakjes. De afde
ling Beeld en Geluid beheert het bewegend mate
riaal.
Belangrijk zijn de door de atlas beheerde do
cumentatiesystemen. Op de studiezaal zijn een vi-
[214]
sueel en een tekstueel documentatiesysteem. Het
visuele bestaat uit verschillende soorten reproduk-
tiefoto's van tekeningen, prenten, foto's en derge
lijke en uit filmdatakaarten, een soort vensterpons
kaarten van de bouwtekeningen en van de karto-
grafische documenten.
Het tekstuele documentatiesysteem bestaat
voornamelijk uit kaartsystemen, gedrukte catalo
gi en met de computer vervaardigde indices. Bei
de systemen dienen in de eerste plaats voor de
ontsluiting van de collecties. De ordening is geba
seerd op de beeldinhoud van het origineel. De be
schrijving van de voorstelling bepaalt de plaats in
het documentatiesysteem. Conform de klassieke
ordeningsprincipes voor een atlas zijn er vier na
dere toegangen op beide systemen, te weten één
op topografie, één op chronologie voor de 'histo
rische' gebeurtenissen, één op personalia en één
op 'zeden en gewoonten' (onderverdeeld in twaalf
hoofd- en een aantal subrubrieken). Het tekstuele
documentatiesysteem heeft ook nog een toegang
op de kunstenaar, de maker van het originele
stuk.
In tegenstelling met vroeger, toen tekeningen
en prenten werden geborgen volgens de volgorde
van beschrijving, wordt dit nu bepaald door de
materiële toestand, de frequentie van het pu-
blieksgebruik en de kosten van de berging in rela
tie tot de waarde van het stuk. Het is de bedoeling
deze systemen te automatiseren, waardoor het
mogelijk wordt met dezelfde gegevens een meer
voudige en diepergaande vorm van ontsluiting te
creëren. Alle mogelijkheden doen de onderzoeker
via een andere invalshoek het zelfde voorwerp
vinden.
Overigens heeft men zich in Amsterdam niet
enkel tot het ontsluiten van de eigen collecties
beperkt. Van veel Amsterdams beeldmateriaal dat
in particulier eigendom of in openbare collecties
in Amsterdam, maar ook in het buitenland wordt
bewaard, zijn gegevens in de documentatiesy
stemen opgenomen. Verschillende atlassen zijn
volledig gefotografeerd en summier beschreven.
Hierin bevinden zich zelfs foto's van op veilin
gen gesignaleerde schilderijen, tekeningen en der
gelijke. De atlas is volgens mevrouw Fleurbaay
dan ook uitgegroeid tot het centrale instituut voor
de iconografie van Amsterdam en zijn geschiedenis.
Technische tekeningen
in archieven van gemeentelijke
diensten
Tenslotte sprak R.J. Wols, hoofd afdeling Archie
ven van het Gemeentearchief Den Haag, over tech
nische tekeningen. Hoewel deze ook vooral beeld
informatie verstrekken, horen ze niet in een atlas
thuis, maar moeten ze als archiefbescheiden wor
den behandeld. Hij poneerde de stelling: 'Een ar
chiefdienst zou er goed aan doen geen enkele tech
nische tekening over te nemen van gemeentelijke
diensten, tenzij in de vorm van microfilm'. Teke
ningen buiten een of ander archiefverband sloot hij
hiervan uit. Een idee dat collega Van Veldhuizen al
in 1985 propageerde.11 Daarin schrok hij nog terug
voor het vernietigen van technische tekeningen na
verfilming, ondanks dat Ketelaar daar al eerder de
weg toe had gebaand12.
De richtlijnen die de directeur van de Haagse
dienst Gemeentewerken in 1979 had uitgevaar
digd voor de bewaring en vernietiging van techni
sche tekeningen, hadden een zelfde strekking. Ori
ginele tekeningen en berekeningen mochten op de
volgende voorwaarden aan de gemeentearchivaris
ter vernietiging worden voorgedragen:
wanneer van de documenten micro's zijn ge
maakt of deze geen waarde meer hebben
wanneer het ontwerp op de tekening niet is
doorgegaan of het gebouwde verloren is gegaan.
De originelen worden bewaard voor de duur van
het bouwwerk. Bestektekeningen, alle bij een
offerte behorende tekeningen en definitieve instal
latietekeningen moeten tien, detailtekeningen van
constructies vijf jaar worden bewaard. Normale
detailtekeningen en variant-tekeningen en derge
lijke kunnen echter direct na voltooiing van het
werk voor vernietiging worden voorgedragen. Dit
impliceert dat het totale tekeningenbestand van
Gemeentewerken mettertijd voor vernietiging in
aanmerking komt. Dit geldt ook voor de bestan
den van andere diensten.
Een archiefdienst hoeft geen microfilms te heb
ben van tekeningen, die de dienst zelf direct of op
termijn voor vernietiging voordraagt. Bij de selec
tie moet echter niet alleen van de administratieve
criteria worden uitgegaan. Voor historici kunnen
[215]
