de maak, die meer op de hedendaagse vraag is afge
stemd (zie hierna).
Toegankelijkheid
Onder de huidige archiefwet zijn archiefstukken in
Denemarken na vijftig jaar openbaar. Stukken die
betrekking hebben op het koninklijk huis, de
staatsveiligheid of privé-personen zijn na tachtig of
honderd jaar openbaar. De rijksarchivaris kan uit
zonderingen op deze regels tot de helft van de tijd
toestaan. Iemand die meer recente stukken wil
raadplegen, moet zich wenden tot de archiefvor
mende instelling, die ze op eigen verantwoordelijk
heid ter inzage kan geven. De aanvragen om inzage
van stukken, nodig voor een algemeen onderzoek
(waarbij individuele personen buiten beschouwing
blijven), worden meestal gehonoreerd.
De rijksarchivaris heeft altijd het recht het ma
nuscript te lezen en aanwijzingen te geven over het
schrappen van de passages die inbreuk kunnen ma
ken op het leven van privé-personen.
Ten aanzien van de openbaarheid van stukken
die nog onder de archiefvormende instellingen be
rusten, heerst een groot gebrek aan uniformiteit.
Zo heeft het minister van Justitie een traditie van
openbaarheid opgebouwd. Archiefvormende in
stellingen die een minder vooruitstrevend beleid
voeren, komen daar makkelijk mee in aanvaring.
Archiefordening
en archiefinspectie
Ook in Denemarken wordt in de registratuur ge
werkt met een decimaal ordeningssysteem. Daar
naast werken de meeste administraties met het
agendastelsel. Administraties die een ander sys
teem willen hanteren, hebben daarvoor de toe
stemming nodig van de rijksarchivaris. De over
heidsdiensten zorgen zelf voor de vernietiging van
stukken met een vernietigingstermijn van tien
jaar. Er worden voorbedrukte formulieren ge
bruikt, waarop kan worden aangegeven hoeveel
archief onder welke instelling berust en wanneer
de overbrenging naar het rijksarchief moet plaats
vinden.
De oude en de nieuwe rijksarchivaris van Dene
marken: rechts Vagn Dybdahl, linksJohan Peter
Noack
Circulaire van de rijksarchivaris, uit 1968. De
circulaire bevat bepalingen over de openbaarheid.
Bekendmaking van het ministerie van Cultuur,
uit 1976. Hierin wordt de verhouding tussen de
rijksarchivaris en de administratie van het rijk gere
geld. Tevens zijn er clausules opgenomen met be
trekking tot deponering en vernietiging.
Dankzij een ruime interpretatie van de ministeriële
instructie van 1896 kunnen alleen met toestem
ming van de rijksarchivaris ordeningsstelsels en or
deningsplannen worden ingevoerd of veranderd.
Voor de archiefvernietiging geldt dezelfde proce
dure. Voorts geeft de rijksarchivaris richtlijnen
voor het beheer van de archieven van de rijksdien
sten en voorschriften voor de deponering van ar
chieven, terwijl hij, binnen de kaders van de wet,
regelingen voor de openbaarheid geeft. Aangezien
Denemarken wat de openbaarheid betreft met een
verouderde wetgeving te kampen heeft, ligt hier
een ruim taakveld. Er is een nieuwe archiefwet in
[182]
Na dertig jaar volgt de overbrenging van archief
stukken naar het rijksarchief of naar het hulpdepot
in Glostrup. De stukken moeten worden aangele
verd in speciale archiefdozen met een hoogte van
tien centimeter. Op elke doos hoort een etiket te
zitten, waarop de inhoud van de doos vermeld
staat. In de doos zelf zit een gedetailleerd formulier,
waarop minimaal zijn aangegeven:
de deponerende instantie
de datum van deponering
de te deponeren reeksen met begin- en eindda
tum en de serie- en registratienummers.
Archief dat het rijksarchief binnenkomt, is dus
geklasseerd, op de juiste wijze opgeborgen en ge
schoond. De betrokken archiefvormende instel
ling is verplicht het archief in blokken van tenmin
ste vijf jaar over te dragen. Als het systeem goed
werkt, betekent het dus dat de ontvanger (het
rijksarchief) niet plotsklaps met (kilo)meters on-
geschoond archief wordt opgezadeld en dat de de
ponerende instelling elke vijf jaar ruimte kan
scheppen in zijn administratie.
Bovendien is door de termijn van vijf jaar de
deponering gekoppeld aan de inspectie. Vanaf de
jaren vijftig kent de archiefinspectie in Denemar
ken een vijfjaarlijks rotatie-systeem. De taak van de
archiefinspecteurs bestaat uit het geven van advie
zen en aanwijzingen.
In de archieven van de gemeenten vindt geen di
recte inspectie plaats. Wel vragen lokale overheden
soms rechtstreeks advies aan het rijksarchief.
Archieven van de gemeenten
De Deense gemeenten vallen onder het ministerie
van Binnenlandse Zaken. De rijksarchivaris heeft
de bevoegdheid om toezicht te houden op de
maatregelen die dit ministerie uitvaardigt over ar
chiefzaken. Samenwerking tussen het rijksarchief
en het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft
geleid tot regelgeving met betrekking tot acqui
sitie en vernietiging. De landsarchieven hebben
een model-registratuur ontwikkeld. Door de de
ponering van een veelheid aan kleine archieven
{amtskommuner (districten), gemeenten, gerechts
hoven, dominees, kerken, seminaries, gymnasia en
tolarchieven) die elk een eigen registratiemethode
hanteerden, ontstond een schreeuwende behoefte
aan een eenvoudige en uniforme manier van regis
treren. Aan het systeem is een trefwoordenregister
gekoppeld, waardoor bezoekers zelfstandig en snel
kunnen zoeken.
Wat de archieven in de gemeenten betreft kent
Denemarken nog een bijzonderheid. Er bestaat
een groot aantal lokale archiefverenigingen lokal-
historiske arkivermet als overkoepeling de Sam-
menslutning af Lokalarkiver (sla). Naast de zorg
voor privé-documenten hebben deze verenigingen
ook het beheer van (delen van) de arch ieven van ge
meenten gekregen. In eerste instantie is hiermee
een leemte gevuld, maar op de lange duur zal deze
methode onvoldoende doeltreffend zij n.
De nieuwe archiefwet legt dan ook sterk de na
druk op vrijwillige samenwerking van alle instel
lingen die bij de vorming van (overheids)archief
betrokken zijn.
Privé-archieven
In Denemarken wordt sinds lange tijd een actieve
acquisitiepolitiek gevoerd ten aanzien van de privé-
archieven. Het bestaan van een speciale afdeling bij
het Rijksarchief voor privé-archieven en het ont
staan van het Economisch archief vanuit een privé-
archief bevestigen dat. De archieven die zich nu
nog in privé-handen bevinden, zijn vaak zeldzaam
en van een grote waarde. Het gevaar van vervreem
ding is dan ook reëel aanwezig. Toch wil men het
eigendomsrecht niet aantasten. Daarom worden
nu de mogelijkheden onderzocht tot het invoeren
van nieuwe regels voor de verkoop van privé-ar
chieven. Het rijk zou bijvoorbeeld het voorkeurs
recht bij koop kunnen krijgen of het recht om stuk
ken te fotokopiëren.
De Moors-Deense archiefkuvestie
Fotokopiëren is in ieder geval de oplossing ge
weest in de zogenaamde Noors-Deense archief
kwestie. De scheiding van Denemarken en Noor
wegen in 1814 bracht de vraag met zich mee waar
[183]
