grote hoofdafdeling werkprocessen zijn geanaly
seerd. Deze procesanalyse heeft geleid tot herstruc
turering van de werkprocessen en de inpassing van
de registratuursectie in de eigen administratieve af
deling.
De tweede hoofdactiviteit is instrumentontwik
keling. Daartoe wordt samen met collega-departe
menten onderzoek gedaan naar nieuwe werkme
thoden. Veelbelovend is een onderzoek dat beoogt
een set vragenformulieren te maken waarmee orga
nisatie-eenheden kunnen worden doorgelicht en
op grond waarvan de informatievoorziening verbe
terd kan worden. Onderdelen van deze set zijn in
middels beproefd, en de betrokken lijnmanagers
zijn enthousiast. Wij verwachten daarover dit na
jaar te publiceren.
Tot slot, is de Rekenkamer nu ook zo negatief over
Omslag in opslag: Dat valt reuze mee. In het rapport
Machineleesbare gegevensbestanden1* stelt zij: 'Ten
aanzien van het nieuwe beleid van de staatssecreta
ris van Binnenlandse Zaken merkt de Rekenkamer
op dat zij daarin een aantal aansprekende uitgangs
punten aantreft. Deze uitgangspunten kunnen
perspectieven openen om de problemen op te los
sen die de Rekenkamer in 1988 rond het beheer en
behoud van archieven bij het Rijk gesignaleerd
heeft. ...De Rekenkamer onderschrijft het uit
gangspunt van de staatssecretaris dat elke secreta
ris-generaal verantwoordelijk is om afhankelijk
van de eigen situatie beheersregels voor de infor
matievoorziening binnen het eigen ministerie op te
stellen.' Die zinnen staan weliswaar in een para
graaf waarin de Rekenkamer aangeeft ontevreden
te zijn over de aansturing van het beheer van m lg's,
maar ze suggereren wel een heel andere waardering
dan uit de slotzinnen van Den Teuling spreekt.
NB Ter voorkoming van misverstanden hechten
wij er aan te benadrukken dat deze reactie niet op
persoonlijke titel is geschreven.
Rloten
1 Bastiaan Bommeljé in zijn bespre
king van het boek Dat hebt u mij
niet horen zeggen. Drogredenen
van a tot z in N v.c/Handelsbladvan
27 juni 1992.
2 P. M. H. Waters, 'Project archief
beheer en wat er na komt', in:
Overheidsdocumentatie 1991
227-228.
3 Archiefbeheer en -behoud bij het
Rijkrapport van de Algemene Re
kenkamer, Tweede Kamer, 1987-
1988, 20 665, nrs 1-2.
4 Terloops geeft Den Teuling ook
zijn analyse van de oorzaak van de
ze knelpunten (p. 134): de bezuini
gingsoperaties. 'Het natuurlijke
gevolg van kwaliteitsverlies en ver
minderde dienstverlening op het
centrale niveau is dat elders in het
apparaat steeds grotere wildgroei
aan clandestiene schaduwarchie-
ven ontstaat, een verschijnsel dat
zelfs met een goed werkend cen
traal apparaat voortdurende oplet
tendheid vergt.' De bezuinigings
operaties hebben zeker hun in
vloed gehad, maar wanneer
veranderende omstandigheden
niet leiden tot aangepaste werkme
thoden, zal ook meer geld de gesig
naleerde knelpunten uiteindelijk
niet kunnen voorkomen.
5 Dus niet het wegwerken van 'ten
minste 300 km achterstand in se
lectie', zoals Den Teuling sugge
reert op p. 140.
6 Onder primaire processen worden
hier verstaan: werkprocessen die
het halen van de doelstelling van
een overheidsorgaan dichterbij
brengen en rechtstreeks gericht
zijn op de afnemers van dat over
heidsorgaan. Dit ter onderschei
ding van ondersteunende proces
sen die gericht zijn op apparaat
zorg of dienstverlenend zijn voor
de primaire processen.
7 parac, Informatiesysteem van de
Tweede Kamer. Hierin is onder
meer alle thans geldende Neder
landse wet- en regelgeving full-text
opgeslagen. Eén van de zoekmoge
lijkheden in parac is zoeken op
elk woord.
8 Verhelderend in deze is een artikel
van Th. H. P. M. Thomassen,
'Kennis of macht, de paradox van
een professie; de Vereniging van
Archivarissen in Nederand en de
kwaliteit van de beroepsuitoefe
ning', in de jubileumbundel Re
spectvoorde oude orde, ioojaarvAN
(Hilversum 1991), 193-216. Hij
laat daarin zien hoe beroepsgroe
pen door codificatie van hun pro
cedures status proberen te krijgen
en zo hun belangen trachten veilig
te stellen. Het gevaar van zo'n co
dificatie is verstarring.
9 Gestructureerde informatie: de be
tekenis van de kleinste eenheid
wordt bepaald door de plaats op de
[178]
informatiedrager, bijvoorbeeld ru
brieken op een voorgedrukt formu
lier of velden in een computerge
heugen. Gestructureerde informa
tie kan door een computer worden
geïnterpreteerd.
10 Inhoudelijke gegevens die nodig
zijn om een bepaald werkproces
uit te kunnen voeren. Denk bij
voorbeeld aan alle gegevens die no
dig zijn om te kunnen beoordelen
of iemand recht heeft op huursub
sidie.
11 Beleidsnotitie informatievoorziening
in de openbare sector (bios), Twee
de Kamer, 1987-1988, 20644,nrs
1-2, p. 68. Het wekt verbazing dat
Den Teuling deze definitie slechts
gedeeltelijk weergeeft. Op p. 134,
eerste kolom onderaan, schrijft hij
'Onder "informatievoorziening"
valt deze woordenlijst definitief
door de mand, door dit exclusief te
verklaren met termen als systeem
beheer en informatiebeheer. We
hebben hier dus met cirkeldefinites
te maken.' Wanneer het eerste deel
van de definitie wordt weggelaten
kan het woordje 'omvat' tot mis
verstanden leiden. Met het eerste
deel samen staat hier dat systeem
beheer en informatiebeheer onder
deel uitmaken van de informatie
voorziening en niet dat informatie
voorziening exclusief bestaat uit
systeembeheer en informatiebe
heer.
12 Onder lijnmanager wordt verstaan
de functionaris aan wie de verant
woordelijkheid voor de uitvoering
van toegewezen taken is opgedra
gen. Meestal is zo iemand hoofd
van een organisatie-onderdeel.
13 Bestuurlijke overlegcommissie
voor overheidsautomatisering, rap
port nr. 12: Structuurschetsen voor
de interbestuurlijke informatievoor
ziening,'s-Gravenhage, 1983.
14 Staatscourant 1991, nr. 20.
1 5 Tweede Kamer, vergaderjaar 1989-
1990, 20665, nr- 7, p. 10 en 11.
16 Tweede Kamer, vergaderjaar 1991 -
1992, 22 362, nr 3, p. 6.
17 Zie voor een verslag van de officiële
overhandiging van Omslag in opslag
door de staatssecretaris van Bin
nenlandse Zaken aan de voorzitter
van de Tweede Kamer op 1 novem
ber 1991: L. Kohlenberg, 'Omslag
in Opslag', in: Overheidsdocumen-
tatie\s)s)ï, 314-315.
18 Tweede Kamer, 1991-1992, 22 362,
nr. 3antwoord op vraag 20.
19 Den Teuling, 132.
20 bios, 12.
21 Het betreft hier vooral het geza
menlijk gebruik van basisregistra
ties vanuit verschillende zorggebie
den.
22 bios, 14.
23 De klacht van Den Teuling over de
zijns inziens geringe consistentie
van een groot aantal door hem ge
noemde beleidsnota's wordt gro
tendeels veroorzaakt door het feit
dat hij het onderscheid tussen de
algemene coördinatie van de infor
matievoorziening en de coördina
tie van de documentaire informa
tievoorziening niet heeft onder
kend. Het eerste beleidsterrein
richt zich vooral op het vanuit ver
schillende zorggebieden gebruik
maken van dezelfde gegevens en
gegevensbestanden. Het tweede
betreft de archieven, de bibliothe
ken en het D1 s-programma voor de
electronische uitwisseling van do
cumenten. Omslag in opslaglevert
inderdaad een trendbreuk op in
een deel van het beleid ten aaanzien
van de documentaire informatie
voorziening.
24 Besluit Informatievoorziening
Rijksdienst 1990, artikel 6, lid 1.
25 Zie hiervoor: B. Jonkeren, "Van
omslag tot actie, de nieuwe visie op
archivering in de praktijk', in:
Overheidsdocumentatie 1991,321-
323.
26 Brief van 18 juli 1991, AF91/U183,
dgmp/pm/fz.
27 Ministerie van Financiën, Alge
mene Secretarie, m u Generale
Thesaurie, Vernietingslijst voor het
archief van de directie Financierin
gen, Regeling Bijzondere Financie
ringen 1971, 's-Gravenhage, 1990.
2 8 Machineleesbare gegevensbestanden,
archivering en beheer bij het
rijk,{Tweede Kamer, 1991-1992,
22 362, nrs. 1-2), 33.
[I79]
