1 Functiewaardering van alsec-mede
werkers Sinds jaar en dag betaalt het rijk me
dewerkers van algemene secretarieën minder dan
de provincies en gemeenten doen. Dat verschil wil
blijkens verzamelde personeelsadvertenties oplo
pen tot wel twee a drie formatieschalen. Dat is aan
zienlijk. Als onderdeel van het project Archiefbe
heer zijn samen met medewerkers van de directie
Personeelsmanagement van het directoraat-gene-
3 Hoe bevorder je nu dat de theorie
ook in de praktijk kan worden uitge
voerd? Wij zien daartoe twee hoofdactivitei
ten. Allereerst zorgen voor publiciteit en discussie,
geven van voorlichting en stimuleren dat ervarin
gen bij de ministeries ruimer bekend worden ge
maakt. Wij noemden al ervaringen van Buiten
landse Zaken, ook met hun 'nieuw model berich
tenverkeer' en de ervaringen van Financiën met de
nieuwe opzet van vernietigingslijsten. Maar ook
bij andere ministeries zijn interessante ervaringen
opgedaan. Een voorbeeld is Justitie, waar bij een
Correctie van beeldvorming
In deze paragraaf willen wij drie misverstanden
rechtzetten. Allereerst dat Binnenlandse Zaken
niet voldaan heeft aan de toezegging de functie
waardering van de alsec-medewerkers te verbete
ren. Ten tweede dat met de visie 'een onmogelijke
en gevaarlijke praktijk' ten aanzien van selectie en
vernietiging wordt gecreëerd en ten derde dat de
vertaling van Omslag in opslagnzav de praktijk ach
terwege blijft.
Aanbiedingvan 'Omslagin Opslag' door de staats
secretaris van Binnenlandse Zaken aan de voorzitter
van de Tweede Kamer. Foto: Michiel Sablerolle
raai Management en Personeelsbeleid (dgmp) en
leden van de ccasa nieuwe, op de huidige situatie
toegesneden functiebeschrijvingen opgesteld. We
zenlijke verbeteringen in de inschaling leverde dat
inderdaad niet op. De algemene lijn was: wanneer u
hetzelfde werk blijft doen, krijgt u niet meer be
taald. Daar ligt één van de kansen van Omslag in
opslag. Omslag in opslag pleit er voor ander, meer
gedifferentieerd werk te gaan doen en daarbij de
ondersteuning af te stemmen op de primaire werk
processen. Dat zou tot betere salariëring kunnen
leiden. Dat vermoeden is bevestigd door de erva
ringen bij Buitenlandse Zaken (Buiza). Buiza is één
van de voorlopers voor wat betreft vernieuwingen
in de administratieve ondersteuning.2? De ervarin
gen en kennis van Buiza hebben ook belangrijk bij
gedragen aan het opstellen van Omslagin opslag. Bij
Buiza zijn parallel aan de visie nieuwe functies ge
creëerd, voor een behoorlijk deel bestaand uit nieu
we activiteiten. Die functies zijn ook flink hoger ge
waardeerd. Mede op grond van die ervaring heeft
de Permanente Commissie Documentaire Infor
matieverzorging (pcdin) aan de directeur-gene
raal Management en Personeelsbeleid (dgmp), de
heer Pont, gevraagd een bijdrage te leveren aan het
meer flexibel toepassen van de bestaande functie
reeksen, zodat capabel personeel kan worden be
houden en aangetrokken en om zo met goede me
dewerkers experimenten met nieuwe werkwijzen
mogelijk te maken. Omdat de verantwoordelijk
heid voor de functiewaardering naar de ministeries
is gedecentraliseerd, is op basis van een toezegging
van Pont door de directeur Personeelsmanagement
van dgmp een briefin die geest gestuurd aan alle
directeuren Personeelszaken bij de ministeries.16
2 De consequenties van 'Omslag in
opslag' voor selectie en vernietiging
In Omslag in opslag zijn twee zaken vooral van
belang voor selectie en vernietiging. Dat zijn het
streven de informatievoorziening in te richten naar
werkprocessen en ten tweede het denken in be
langen als kader voor keuzes inzake bewaren en
vernietigen. Wanneer de informatievoorziening
ingericht wordt op basis van de werkprocessen,
worden bij die keuze alle relevante aspecten van
informatievoorziening betrokken. Dus financiële
informatie, personele informatie, documentaire
informatie. Selectie voor bewaren en vernietigen
wordt ook veel eenvoudiger. Door vooraf de werk
processen (handelingen) van een organisatie-een
heid te benoemen en aan te geven in wat voor neer
slag die werkprocessen resulteren kunnen goede
vernietigingslijsten worden opgesteld, op basis
waarvan de schoning eenvoudig kan worden uitge
voerd. Een aantal van deze lijsten is door de Rijks
commissie voor de Archieven met enthousiasme
begroet. Sterker nog, de Rijkscommissie vindt dat
voortaan alle nieuw op te stellen lijsten conform
het model Financiën27 zouden moeten worden op
gesteld. Wanneer de werkprocessen zijn geïnventa
riseerd en de neerslag ervan beschreven, komt de
volgende stap: het bepalen of die neerslag voor blij
vende bewaring in aanmerking komt en zo nee, na
welke termijn de bestanden kunnen worden ver
nietigd. Omslag in opslag geeft aan dat zonder be
lang de ratio van bewaren ontbreekt. Onderzocht
moet worden of en welke belangen spelen en ook
hoe lang. Op basis daarvan moet een keuze worden
gemaakt. Zolang het belang van bedrijfsvoering
actueel is, kan van vernietiging geen sprake zijn.
De procedure voor het opstellen van vernietigings
lijsten is bekend. In het driehoeksoverleg komen
drie partijen bij elkaar: een vertegenwoordiger van
de organisatie-eenheid die vooral staat voor het be
lang van de bedrijfsvoering, een vertegenwoordi
ger van de algemene leiding van het ministerie in
de persoon van een medewerker van de algemene
secretarie (deze houdt vooral de samenhang met
andere departementale bestanden in het oog en
kijkt wellicht in de toekomst ook naar het belang
van verantwoording) en een vertegenwoordiger
van de algemene rijksarchivaris die het belang van
het latere historisch onderzoek behartigt. Vervol
gens brengt de Rijkscommissie voor de Archieven
over de conceptlijst advies uit. Als zo'n lijst is vast
gesteld maakt het op zich niet uit wie de vernieti
ging uitvoert, of dat nu centraal of decentraal ge
beurt, of dat nu onder de verantwoordelijkheid
van de algemene secretarie geschiedt of van de lijn
manager. Wij gaan er uiteraard vanuit dat de selec
tie met de nodige zorg wordt uitgevoerd. Met be
hulp van deze procedure zijn alle belangen naar
ons idee afgedekt. Het enige nieuwe is dat wij van
de erfgenamen van de administratie, de vertegen
woordigers van het historisch onderzoek, verlan
gen dat zij hun belang aannemelijk maken. Wan
neer zij dat niet doen, is blijvende en kostbare
bewaring niet te verantwoorden.
[177]
