7 Aspecten van de informatievoorzie
ning In een ver verleden was informatievoor
ziening integraal. Een schoenmaker deed zelf de in
koop, de verkoop, hij hield de boekhouding bij,
hield de wensen van zijn klanten bij, keek wat zijn
concurrenten deden, zorgde dat het produktiepro-
ces goed draaide en stuurde bij als er problemen
waren. Kortom, hij deed alles zelf. Bij de overheid
was dat niet anders.
9 De verantwoordelijkheid voor het
informatiebeheer Taken worden aan een
organisatie-eenheid toegewezen. Voor de uitvoe
ring van die taken worden werkprocessen inge
richt. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering
van de taak ligt bij de lijnmanager van die organi
satie-eenheid.12 Tot zover is alles duidelijk. Infor
matievoorziening vormt echter een onlosmakelijk
deel van het werkproces. Dat is op zich ook niet
gek. De lijnmanager heeft informatievoorziening
nodig voor de bedrijfsvoering van de werkproces
sen en voor de verantwoording van de uitvoering
van de toegewezen taken. Zonder verantwoorde
lijkheid voor de informatievoorziening kan hij/zij
de verantwoordelijkheid voor de toegewezen ta
ken niet volledig dragen. Door de Bestuurlijke
Overlegcommissie voor Overheidsautomatisering
is daarom al in 1983 aangegeven dat de verant
woordelijkheid voor het informatiebeheer moet
worden gedecentraliseerd in overeenstemming
met de decentralisatie van bestuurs- en beheersta
ken, ter uitvoering waarvan de informatie nodig
is. *3
11 Inrichting van de informatievoor
ziening Na het voorgaande zal duidelijk zijn
dat wij maar één zinvolle manier zien voor de in
richting van de informatievoorziening: op basis
van geïnventariseerde informatiebehoeften voor de
werkprocessen. Dat kan dus voor elk werkproces
anders zijn. Alleen zo krijgt de gebruiker optimaal
nut van de voor en door hem opgebouwde bestan
den. Dat neemt niet weg dat bij de opbouw reke
ning moet worden gehouden met de andere belan
gen. Daartoe is er regelgeving.
den. Uiteraard nadat de vertegenwoordigers van
het historische belang hebben aangegeven dat blij
vende bewaring vanuit hun optiek niet noodzake
lijk is.
Als de resultante van de belangen telkens an
ders is, zul je op die dynamiek in moeten spelen
door telkens per werkproces te bekijken welke
vorm van ondersteuning het meest effectief is.
Daarmee laat je uniformiteit los en kies je voor
pluriformiteit.
Door de toenemende arbeidsdeling en com
plexiteit zijn geleidelijk specialismen ontstaan. De
bijhorende beroepsgroepen organiseerden hun
belang.8 Toen de geautomatiseerde informatie
voorzieningzijn intrede deed, waren de geautoma
tiseerde systemen vooral gericht op de informatie
behoeften van die specialisten. U kent die systemen
wel: financiële systemen, personele systemen, post
registratiesystemen en dergelijke. Zoals gezegd zijn
deze systemen primair bedoeld voor de specialis
ten. Ze zijn ook sterk op allocatie van mensen en
middelen gericht. Het nut van die systemen voor
de medewerkers aan de primaire werkprocessen is
vaak gering. De doelstelling bij informatievoor
ziening van deze laatste groep is: hoe krijg ik dit
produkt kwalitatief goed, bijtijds en zo voordelig
mogelijk bij mijn afnemer? Het interesseert zo'n
medewerker of zij n baas geen zier uit wat voor soort
systeem de informatie komt, als hij die informatie
maar krijgt.
Wanneer de primaire werkprocessen het object
zijn van ondersteuning, is een onderscheid tussen
financiële, personele, documentaire informatie of
archief minder relevant. Dat onderscheid is alleen
belangrijk voor de specialisten. Zoals onder stap i
is aangegeven, is onze analyse dat medewerkers aan
de primaire werkprocessen hinder ervaren van de
bestaande procedures omdat andere belangen dan
de bedrijfsvoering centraal stonden bij de specialis
tische dienstverlening. De visie gaat er van uit dat
alleen wanneer bij de informatievoorziening het
belang van de bedrijfsvoering optimaal wordt ge
honoreerd, met de dan betere, want meer volledi
ge, bestanden, ook de andere belangen kunnen
worden bediend.
Door nieuwe ontwikkelingen in de kantoorau
tomatisering wordt integrale informatievoorzie
ning ook weer mogelijk. De verkokerde informa
tievoorziening kan daarmee doorbroken worden.
Bij een aantal ministeries is die beweging (overi
gens onafhankelijk van Omslag in opslag) ook al in
gang gezet. Naar de lijndirecties is de personele, de
financiële en de documentaire functie gedecentra
liseerd. Bij die directies is ook sterk de worsteling
zichtbaar met bestaande informatiesystemen voor
geld, personeel en archief, welke niet goed aanslui
ten op hun behoeften.
8 Begrippen Als het doel van een beleids
visie is gelegen in het verhogen van het nut van
archieven voor de gebruiker, dient de gebruiker
ook centraal in die visie geplaatst te worden. Dat
geldt afgeleid ook bij het opstellen van begrippen.
De doorsnee gebruiker is niet geïnteresseerd in
het subtiele verschil tussen een map en een dos
sier. Dat is wel heel interessant voor de specialis
ten, maar we moeten juist proberen in het belang
van de gebruiker de verkokering te doorbreken.
Voor de klant is archief alleen datgene waarvan de
behandeling is afgesloten en ergens in kasten staat
opgeslagen. De specialisten weten wel dat in be
ginsel zojuist ontvangen elektronische berichten
ook archiefbescheiden zijn, voor de gebruiker is
dat niet duidelijk. Ook het begrip documentai
re informatie wekt verwarring. Volgens de defini
ties bestaat dat uit informatie in tekstvorm, niet
zijnde gestructureerde informatie.? Tot die docu
mentaire informatie hoort dan niet financiële in
formatie, personeelsinformatie en vaak procesin
formatie.10 Documentaire informatie is daarmee
beperkter dan het begrip archiefbescheiden aan
geeft en de uiteindelijke gebruiker nuttig acht.
De voor de specialisten relevante begrippen een
andere betekenis geven die ook voor de gebruiker
[172]
zinvol is, vergroot alleen maar de verwarring.
Als integrale informatievoorziening de toekomst
heeft, laten we de verbijzonderde begrippen dan
voor de specialisten houden en de gebruiker voor
al benaderen met het begrip informatievoorzie
ning. Dat is: 'Het geheel der activiteiten dat er toe
dient een organisatie-eenheid (functionaris, be
drijf, afdeling, departement of de rijksdienst in
haar geheel) de informatie te leveren die nodig is
om de toegewezen taken te vervullen. Informatie
voorziening omvat systeembeheer en informatie
beheer.'11 Dat begrip omvat alle voor de gebrui
ker relevante informatie.
Hiervoor is aangegeven dat vanuit de gebruiker
gezien het archiefbeheer op zal moeten gaan in 'in
formatievoorziening gericht op werkprocessen'.
Het artikel in het kbasa waarin het hoofd van de
algemene secretarie wordt aangewezen als verant
woordelijke voor het archiefbeheer, komt daarmee
op de tocht te staan.
10 Regelgeving Het gevaar kan bestaan dat
een verzoek tot informatieverstrekking vanuit een
ander belang dan bedrijfsvoering niet gehonoreerd
wordt. Bijvoorbeeld omdat de lijnmanager er be
lang bij heeft dat bepaalde informatie niet bekend
wordt. In zo'n geval bestaat er een grond om zo'n
belang te beschermen met behulp van regelgeving.
Vanuit het belang van bedrijfsvoering zal regelge
ving niet nodig zijn. Die informatievoorziening is
immers ingericht op de eigen informatiebehoef
ten. Omdat de informatiebehoeften zo verschillen
is het verstandig de verantwoordelijkheid voor der
gelijke regelgeving neer te leggen bij de vertegen
woordiger van het belang. De toedeling van de
verantwoordelijkheden voor de verschillende deel
gebieden van de informatievoorziening staat be
schreven in het Besluit Informatievoorziening in
de Rijksdienst 1990. '4
12 Is aanvullende regelgeving nodig?
Bij de beantwoording van de schriftelijke vragen
over het eerder genoemde rapport van de Rekenka
mer is aan leden van de Tweede Kamer aangepaste
regelgeving toegezegd. Regelgeving, die gericht is
op de eigen rijksadministratie en uiteraard aan
moet sluiten op de opgestelde beleidsvisie en de
behoeften uit de praktijk. Zoals nu wel duidelijk is,
beschouwen wij als één van de kernpunten van het
nieuwe beleid de aanname dat informatiebehoef
ten per werkproces verschillen en dat daarom de
inrichting van de informatievoorziening, die ge
richt is op een adequate ondersteuning van de
taakuitvoering, per werkproces zal verschillen.
Sterk uniformerende regelgeving als het kb as a
[i73]
