1 De oorzaak van de door de Reken
kamer geschetste knelpunten 3 Als be
langrijkste oorzaak van de door haar gesignaleerde
knelpunten ziet de Rekenkamer dat bij de vorming
van archieven de vigerende regelgeving niet wordt
nageleefd en dat er daarmee slechte ambtelijke dis
cipline heerst. Daarom acht zij adequate regel
geving nodig.4 Vanaf het begin hebben wij beden
kingen gehad bij deze probleemanalyse. Het niet
kunnen afdwingen van het naleven van de regels
heeft naar ons idee vooral te maken met het feit dat
door veel gebruikers van archieven de zin van de re
gelgeving en de voorgeschreven procedures niet ge
voeld wordt, sterker nog, dat men hinder heeft van
de voorgeschreven procedures. Aanscherping van
de regelgeving zoals de Rekenkamer voorstelde
heeft in zo'n geval een averechts effect: de ontdui
king wordt nog groter. Zinvoller vinden wij het om
zicht te krijgen op de informatiebehoeften van ge
bruikers en om op basis van die geïnventariseer
de behoeften de ondersteuning en de bijhorende
werkmethoden vorm te geven. Wanneer gebruikers
gemak ervaren van de ondersteuning, zullen zij zich
als vanzelf aan de procedures gaan houden. Ambte
lijke discipline wordt dan een resultaat van de uit
voering van goed beleid en niet een voorwaarde om
beleid te kunnen effectueren.
2 Doel van de beleidsvisie 'Omslag in
opslag' Doel van de beleidsvisie is: het schep
pen van een kader op basis waarvan methoden en
technieken ontwikkeld kunnen worden die het nut
van archieven voor de gebruikers verhogen en het
ontstaan van nieuwe achterstanden helpen voorko
men.*
3 Object van administratieve onder
steuning Elke organisatie-eenheid van de rijks
overheid heeft een doelstelling. Daarin ligt de be
staansgrond van de organisatie-eenheid. Die doel-
'De mooiste eigenschap van mensen is dat zij het
zelden met elkaar eens zijn. En gelukkig maar, an
ders was het knap saai.'1 Die eigenschap geldt in
ruime mate voor Nederlandse archivarissen. Wel
licht wordt dat beïnvloed door het feit dat theorie
vorming in dit vakgebied weinig populair is, zeker
is dat iedereen overtuigd is van het eigen gelijk. Wij
zijn Arnold den Teuling dan ook dankbaar dat hij
ons een kans biedt om enerzijds een bijdrage te le
veren in een discussie die tot verdere theorievor
ming kan leiden en om anderzijds te bewijzen dat
wij gelijk hebben.
In zijn bespreking van Omslag in opslag belooft
Den Teuling dat hij de beleidsvisie van de staatsse
cretaris van Binnenlandse Zaken op doel en nut
van archiveren zal liquideren. Niets is minder waar.
Hij stipt weliswaar een aantal aspecten van de visie
aan, maar in feite laat hij de visie onbesproken en
daarmee onweerlegd. Wie van de visie kennis wil
nemen, verwijst hij naar een artikel van Waters in
Overheidsdocumentatie2, waarin zijns inziens een
duidelijke samenvatting van een groot deel van
Omslagin opslagzon staan. Volgt u zijn advies voor
al niet op, want een samenvatting van de visie is op
de aangewezen plaats niet te vinden.
Teneinde de discussie te stimuleren, zullen wij u
hier in een twaalftal niet te grote stappen een sa
menvattingvan de beleidsvisie geven.
Daarnaast blijkt dat Den Teuling zeer hoogge
spannen verwachtingen heeft van de coördinatie
door de minister van Binnenlandse Zaken op het
gebied van de (documentaire) informatievoorzie
ning. Die verwachtingen zijn voor een deel niet te
recht. Ook de minister van Binnenlandse Zaken is
nu eenmaal gebonden aan regeringsbeleid ten aan
zien van coördinatie. Om ongefundeerde verwach
tingen te voorkomen geven wij in het tweede deel
van onze reactie een beknopte schets van het beleid
ten aanzien van coördinatie. Tot slot zal een be
perkt aantal uitglijders in zijn bespreking worden
gecorrigeerd welke anders tot verkeerde beeldvor
ming kunnen leiden.
De beleidsvisie uit 'Omslag
in opslag' in twaalf stappen
Daarom hebben wij de vraag naar doel en nut
van administratieve ondersteuning centraal ge
steld.
[170]
stelling resulteert in een aantal toegewezen taken.
Doelstelling en taken vormen samen de politieke
opdracht aan de organisatie-eenheid. De taken
moeten resulteren in produkten en als het goed is,
kan bij toetsing van de produkten worden gecon
stateerd of en in welke mate de doelstelling is ge
haald. Administratieve ondersteuning heeft alleen
maar zin wanneer het een bijdrage levert aan die cy
clus. De primaire werkprocessen6 van de overheid
worden daarmee het centrale object van beschou
wing.
Administratieve ondersteuning is breder dan ar
chiveren alleen. Voor dit begrip is gekozen omdat
allereerst de taken van de algemene secretarieën
breder zijn dan archiveren alleen, ten tweede om
dat zo de activiteiten van afdelings- en directiese
cretariaten worden meegenomen en ten derde om
dat zo ook ondersteuning in bijvoorbeeld de finan
ciële en personele sfeer mee in ogenschouw kan
worden genomen. Zie hiervoor ook stap 7.
4 Technische ontwikkelingen Onze
opdracht was om een beleidsvisie te schrijven voor
de lange termijn. We hebben daarom nadrukkelijk
rekening gehouden met een aantal ontwikkelin
gen. Was bijvoorbeeld tot voor kort een document
een object dat je vast kon houden, in de marge kon
beschrijven en in je tas mee kon nemen, sinds de
snelle opkomst van de kantoorautomatisering is
het karakter van een document aan het veranderen.
Vragen als: wat is een origineel, wat een kopie, hoe
authentiek is een document? zullen opnieuw be
antwoord moeten worden. Een andere ontwikke
ling is dat elektronische berichten steeds vaker uit
andere berichten worden samengesteld. De grens
van wat nu een document is, wordt daarmee steeds
vager. Het vinden van antwoorden op dergelijke
vragen is een noodzaak voor het verzekeren van een
betrouwbare informatieuitwisseling.
Zoals bekend gaan technische ontwikkelingen
heel snel. Wat gisteren modern was is vandaag al
weer verouderd. De nieuw op te stellen visie moet
daarom wel rekening houden met die ontwikkelin
gen, maar er niet meteen door worden achter
haald. Daarom is gekozen voor een opzet die vrij
abstract is, maar daardoor ook meer algemeen
houdbaar.
5 De zin van bewaren Waarom bewaar je
informatie? Het antwoord is een open deur: omdat
iemand daar belang bij heeft. Dat betekent aan de
andere kant ook dat wanneer er geen aantoonbaar
belang is, de zin van bewaren ontbreekt.
Nu kan het aantal belangen erg groot zijn en ook
per werkproces verschillen. Vanuit de aanname dat
belangen beschermd worden door wet- en regelge
ving, hebben wij op zeker moment in parac? ge
zocht naar alle artikelen in de Nederlandse wet- en
regelgeving waarin beheersregels staan met een do
cumentaire strekking. Daartoe werden zoekwoor
den ingevoerd als akte, lijst, overzicht, tabel, af
schrift en dergelijke. Na twee nachten printen had
den we ongeveer een halve meter uitdraai, wat
overeenkwam met 5% van het totale aantal occu
rences. In de Jachtwet bleken belangen te zijn opge
nomen van de landbouw, natuurbescherming en
Justitie. In de Wet op de individuele huursubsidie
troffen wij weer heel andere belangen. Naast deze
'specialistische' belangen per regeling vonden wij
ook een aantal belangen die in meer of mindere
mate bij elk werkproces van de overheid spelen. De
£e/rf«grijkste daarvan zijn bedrijfsvoering, verant
woording en later historisch onderzoek.
6 Het gewicht van belangen Het mak
kelijkst zou zijn wanneer het gewicht van de afzon
derlijke belangen voor alle werkprocessen gelijk
zou zijn. Uniforme regels en werkmethoden zou
den een adequate oplossing zijn. Dat is echter niet
het geval. Afhankelijk van politieke prioriteiten,
het afbreukrisico, de frequentie waarmee werkpro
cessen jaarlijks voorkomen, de commotie die ge
speeld heeft bij de beleidsontwikkeling en uitvoe
ring zal elk belang telkens opnieuw een andere
zwaarte kunnen hebben. Dat is relevant omdat de
zwaarte van een belang de duur en ook in zekere
mate de wijze van bewaren conditioneert. Je zou
kunnen zeggen dat elk belang zijn eigen eisen aan
bewaring stelt. Wanneer die eisen erg van elkaar
verschillen kan dat aanleiding zijn voor een deel
van een bestand aparte bewaring te verzekeren. Dat
kan dan leiden tot bijvoorbeeld het aanleggen van
een serie vergunningen die twintig jaar op micro
film bewaard blijft, terwijl de overige gegevens die
op een schijfeenheid staan na twee jaar gewist wor-
[171]
