Zal dit schema werkelijkheid worden? Voor een
deel is het op sommige plaatsen al werkelijkheid,
maar op vele plaatsen staan we nog aan het begin
van de elektronische communicatie en blijven we
terugvallen op papier en op Tante Post.
Dat gaat zó: de secretaresse typt de brief met de
nodige correcties op de tekstverwerker. De tekst
wordt automatisch afgedrukt. De secretaresse
neemt de brief uit de machine en brengt hem naar
haar baas. De baas tekent en het stuk gaat weer te
rug naar de secretaresse. Zij doet de briefin een en
velop en deponeert die in het bakje uit. De bode
haalt de brief daaruit en brengt hem naar de postka
mer. Daar wordt de brief met andere stukken in een
postzak gedaan. Iemand brengt die zak naar het
postkantoor. Daar wordt de brief gesorteerd op be
stemming, weer in een andere zak gedaan en op de
trein gezet. Op de plaats van bestemming wordt de
zak uitgeladen, in een postauto gelegd, naar het
postkantoor gebracht en gesorteerd op adres, ptt
levert de post daar af en die wordt verzameld in de
postkamer. De bode brengt de bewuste brief naar
de secretaresse van de baas die het aangaat. Zij
opent de envelop en geeft de brief aan haar baas en
die leest hem. Het gehele proces kan zich voltrek
ken binnen 24 uur, mits de spoorwegen niet staken.
Niet erg efficiënt. Inderdaad. Toch is dit nog steeds
het dagelijks proces zowel bij het bedrijfsleven als
bij de overheid. Eenvoudiger zou het zijn wanneer
de eerste secretaresse op een toets zou drukken
waardoor de brief op bijna hetzelfde moment op de
plaats van bestemming zou verschijnen.
Inderdaad, electronic mail. Die zal er mijns in
ziens komen. Misschien eerst voor intern trans
port? Toch is al meer en meer een vorm van elec
tronic mail gemeengoed geworden: de fax, die
over de telefoon een pagina tekst in dertig secon
den overbrengt. Wie had dat tien jaar geleden ge
dacht? Toch zullen we mijns inziens papier niet
kunnen missen. Sommige mensen willen iets al
tijd graag zwart op wit. Maar het zal naar mijn
idee veel minder worden. Daarom moet U dat
schema van de multifunctionele werkplek toch in
gedachten houden, want dat zal over niet al te
lange tijd op vele kantoren de werkelijkheid zijn.
De ontwikkelingen gaan die kant op. Beperkt pa-
piergebruik en elektronische archieven. Daarop
zullen de beheerders van informatie moeten anti
ciperen. Ook de archivarissen behoren tot die be
heerders. Zij mogen hun cliënten in het jaar 2050
niet teleurstellen.
In het schema ziet U gestructureerde en ongestruc
tureerde informatiearchieven - in de vorm van ge
gevens- en tekstbanken - direct ter beschikking van
de gebruiker. Inderdaad een omslag in opslag. Wel
terugkeer naar het brede terrein van informatie
voorziening, geen afscheid van het archief. Want
dat wordt in elektronische vorm een onderdeel van
het informatievoorzieningssysteem.
Hier is al een eerste antwoord gegeven op de
vraag of mlg's vanuit het oogpunt van historische
en culturele waarde van belang zijn. In principe ja
dus.
Planning, wetgeving, financiering
Daarmee is nog geen antwoord gegeven op de
vraag welk deel van de gestructureerde en onge
structureerde informatie, opgeslagen in een met
het informatievoorzieningssysteem geïntegreerd
archief, dient te worden bewaard uit een oogpunt
van cultuurhistorische waarde. Het zal U inmid
dels duidelijk zijn dat het bij gestructureerde infor
matie niet alleen gaat om salaris- en voorraadgege-
vens? Wat dan? Het uitgangspunt zal hier dienen te
zijn het reeds genoemde bekende bezwaarcrite-
rium: 'alleen die informatie die bijdraagt tot de
mogelijkheid om in de toekomst het handelen van
de Rijksoverheid in hoofdlijnen te kunnen recon
strueren, moet permanent bewaard blijven'. Het
lijkt mij goed om daarom nog eens de instrumen
ten te beschouwen, waarmee de overheid handelt,
waarmee zij activiteiten ontplooit om haar doelen
te bereiken, kortom haar beleid vorm te geven. Het
zijn er natuurlijk vele, ik noem er slechts drie - we
praten immers in hoofdlijnen:
planning,
wetgeving
en financiering.
Planning is in feite het ordenen van wat bereikt
moet worden. Ik wil hier slechts spreken over twee
soorten planningen. Ik noem ze de strategische en
[166]
de operationele planning. De strategische plan
ning omvat een systematische en consistente orde
ning van het te voeren beleid, waarin een eindtoe
stand voor ogen staat. Zo'n planning is informatief
en indicatief van karakter, bijvoorbeeld het bereik
baarheidsplan Randstad, het structuurplan verkeer
en vervoer en het nationaal milieubeleidsplan.
Strategische planning zal vaak uitmonden in
operationele planning, die meer normatief is en
bindend voor overheid en burger, bijvoorbeeld
het nieuwe politiebestel, herinrichtingsplannen
voor gemeenten, inrichtings- en beheersplannen
op ruimtelijk gebied, planning van voorzieningen
op sociaal cultureel en medisch gebied.
Wetgeving behelst - kort gezegd - het regelen van
wat bereikt moet worden en vloeit in belangrijke
mate voort uit de planning, die immers ordening
beoogt. Onder wetgeving versta ik in dit verband
zowel de wetten in formele zin als andere algemeen
bindende voorschriften, zoals algemene maatrege
len van bestuur en ministeriële beschikkingen. De
organisatie en voorbereiding van wetgeving ver
schilt van departement tot departement. Bij een
enkel departement is sprake van concentratie in
een centrale juridische afdeling. Bij andere depar
tementen wordt wetgeving voornamelijk voorbe
reid door beleidsdirecties.
Financiering richt zich op het voorzien van geld
voor wat bereikt moet worden en waartoe een be
leid is uitgezet. Via het instrument planning zijn
voor dat beleid de kaders aangegeven en via het in
strument wetgeving kunnen daaraan grenzen zijn
gesteld. De allocatie van de financiële middelen
komt tot stand in de jaarlijkse begrotingen, zelf
ookwetten.
Claims voor de komende jaren vinden we in de
meerjarenramingen. Daarbij kan het gaan om ex
trapolatie van verondersteld ongewijzigd beleid,
maar ook om tot uitdrukking te brengen de finan
ciële gevolgen van nieuwe wetgeving en nieuw te
voeren beleid.
Het handelen met deze instrumenten geschiedt in
een samenspel tussen bewindspersonen en ambte
naren. In beginsel bestaat dat samenspel uit de ele
menten planning, uitvoering en control.
De planning is hier de beleidsvoorbereiding van
een concrete activiteit, waar strategische planning
overgaat in operationele planning. De uitvoering
behelst het daadwerkelijke verwezenlijken van wat
bereikt moet worden. Dit geschiedt op basis van de
planning, binnen het kader van wetten en regels en
met inachtneming van de begroting. Uitvoering
kan ook worden overgedragen aan andere overhe
den of aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke
organen, zoals die op het terrein van de sociale ze
kerheid en de gezondheidszorg.
Control wil ik vertalen als het greep houden op
wat bereikt moet worden: het beheersen van het
bestuurlijke proces. Control dient te geschieden
via rapportages, die worden geconfronteerd met de
planningen en waarmee de uitvoering kan worden
bijgestuurd. Het gaat hier om het toetsen van effec
ten, het bewaken van de efficiency van het proces;
ook of dat zich voltrekt binnen het kader van de
wet en de vastgestelde financiële grenzen.
Beschouwen we de geschetste instrumenten van
het bestuurlijk overheidshandelen, dan constate
ren we naast samenhang eveneens complexiteit. In
schema 2 is getracht het geheel in elkaar te passen.
De daaruit blijkende verbanden wijzen op de
noodzaak van een sterke communicatie tussen di
verse onderdelen.
Een middel om tot communicatie te komen is
informatie. De totstandkoming daarvan voltrekt
zich in de informatievoorzieningssystemen van de
partementen en departementsonderdelen als weer
gegeven in schema 1Zij zijn als het ware verstren
geld met alle activiteiten, die tot het handelen van
de rijksoverheid gerekend kunnen worden.
Naar mijn mening kan dit schema en de toelich
ting erop een bijdrage leveren aan het verdere
denkwerk over de wijze waarop vastgesteld moet
worden welke ongestructureerde en met name ge
structureerde informatie, neergelegd in mlg's,
voor het cultuurhistorisch erfgoed van belang zijn.
Planning, wetgeving en financiering bepalen in be
langrijke mate het handelen van de overheid. Bij
planning en financiering wordt veel gebruik ge
maakt van gestructureerde informatie. Voor toe
komstig historisch onderzoek lijkt het mij waarde
vol te weten hoe in deze tijd daarover is gedacht en
hoe daarmee is gehandeld ten behoeve van het be
sturen.
[167]
