vijftig in groten getale ponskaarteninstallaties in
gebruik worden genomen. Verwerking én gebruik
van gestructureerde informatie in één kantoorafde
ling worden dan gescheiden. De gegevensverwer
king geschiedt centraal in een ponskaartencentra
le, die diensten verleent aan diverse gebruikers. De
eerste mlg's ontstaan in de vorm van ponskaarten
bestanden.
Een bezwaar is dat ponskaartenmachines hun
bewerkingen alleen in een bepaalde cyclus kunnen
uitvoeren. Dat betekent dat de uitdraaien alleen op
bepaalde vaste tijdstippen, bijvoorbeeld éénmaal
per week of per maand, voor de gebruikers be
schikbaar komen.
In de jaren zestig worden de ponskaarteninstal
laties geleidelijk aan vervangen door computers.
De ponskaartencentrales worden computercentra.
Die zijn het domein van specialisten: systeemont
werpers, programmeurs en operateurs. De gege
vens worden niet meer opgeslagen in ponskaarten,
maar op magneetbanden, schijven en kernenge
heugens, nieuwe technieken om mlg's te creëren.
De computers werken als het ware tijdloos. Daar
door zijn zij in staat verschillende bewerkingen te
integreren en een veelheid van informatie in onder
ling verband te bezien. Dat maakt het ook voor de
manager en de beleidsmedewerker op een ministe
rie aantrekkelijk een beroep op de computer te
doen om in hun behoefte aan informatie te voor
zien. Men gaat spreken over bestuurlijke informa
tievoorziening.
Aanvankelijk is het een handicap, dat ook compu
terinformatie slechts periodiek wordt afgeleverd en
niet op elk gewenst moment voor directe raadple
ging door de gebruiker beschikbaar is. Daarin
komt verandering in de loop van de jaren zeventig.
De computertechnologie zien we met sprongen
vooruitgaan. De apparaten worden relatief klein en
goedkoop. De gegevens kunnen worden opgesla
gen in massa-geheugens met steeds grotere capaci
teit. Die worden eveneens goedkoper. Er ontstaan
zogenaamde gegevensbanken (data-bases), die di
rect toegankelijk zijn voor de gebruikers, ook als
die zich op grote afstand bevinden. Die toegang is
mogelijk wanneer er via telefoonlijnen (communi
catie-lijnen) een verbinding is gelegd tussen zoge
noemde eindtoestellen (terminals), die we kennen
in de vorm van een toetsenbord met afdrukeenheid
en/of beeldscherm.
Daardoor wordt weer teruggekeerd naar de situ
atie uit de tijd van de boekhoudmachine, toen ge
structureerde informatie direct op kantoren werd
verwerkt en beschikbaar kon worden gesteld. Nu
echter in een vorm die enerzijds veelzijdiger en vol
lediger is, anderzijds meer geselecteerd en ingedikt,
al naar gelang de gebruiker zulks wenst en die ook
de mogelijkheid van direct muteren in zich bergt.
De waarde van MLG's
Opvallend is dat deze gestructureerde informatie
in mlg's nagenoeg niet voor blijvende bewaring
bij de Rijksarchiefdienst in aanmerking is ge
bracht; dit in tegenstelling tot delen van boekhou
dingen die vroeger in boekvorm werden bijgehou
den. In de door de VAN-commissie opgestelde no
titie Archiefzorg en informatietechnologie wordt
daarvoor een verklaring gegeven in die zin dat het
hier vooral gaat om routinematige en frequent te
verrichten handelingen, die gegevens voortbren
gen die vrijwel zonder uitzondering in de papieren
archiefwereld voor vernietiging vatbaar zijn, zoals
salarissystemen, verbruikersadministraties en der
gelijke.
Misschien verklaart dit ook een uitspraak van de
Rijksarchiefdienst van nog niet zo lang geleden, dat
mlg's vanuit het oogpunt van historische en cultu
rele waarde nauwelijks van belang zullen zijn. Is dat
werkelijk waar?
Alvorens die vraag te beantwoorden gaan we eerst
nog even terug naar de computer die de informatie,
al naar gelang de behoefte van de gebruiker, op een
beeldscherm kan presenteren en die de mogelijk
heid biedt daarin rechtstreeks mutaties aan te bren
gen. U begrijpt, dat dit natuurlijk ook grote moge
lijkheden biedt voor het verwerken van ongestruc
tureerde informatie, voor het maken van teksten.
En dat doen we door middel van de tot tekstver
werker ontwikkelde schrijfmachine.
Men zou kunnen denken, dat die tekstverwerker
juist een welkome hulp is voor onze secretaresse en
onze typiste. Dat is inderdaad waar, maar degenen
die het meest profiteren van de tekstverwerker, zijn
[164]
de auteurs die teksten schrijven, die getypt moeten
worden.
Hun grote probleem bij het maken van een tekst
voor een rapport, nota of verslag was in het verle
den de noodzaak om de hele tekst over te moeten
typen wanneer een paar wijzigingen moesten wor
den aangebracht. Nu is dat niet meer nodig. De au
teur behoeft alleen maar de nodige correcties aan te
brengen en de computer zorgt voor een schone
tekst op de diskette, een kleine makkelijk te hante
ren schijf. De auteur behoeft dus niet meer terug
houdend te zijn en de kans vermeerdert dat zijn
rapport of nota alleen maar beter wordt. De effi
ciëntie van het werk is hiermee gediend.
Ik sprak IJ over gegevensbanken, die zich dichtbij
of veraf van Uw werkplek bevinden en waartoe U
toegang kan krijgen door middel van een terminal.
Het zal U duidelijk zijn dat die gegevensbanken
zonder meer kunnen worden uitgebreid met zoge
naamde tekstbanken. Die kunnen zich ook dicht
bij of veraf van Uw werkplek bevinden. Deze ban
ken zijn samengesteld ui t optisch leesbare schijven,
waarop alle vormen van informatie kunnen wor
den opgeborgen, zoals complete pagina's tekst, af
beeldingen en andere informatie. Daardoor kan
ook de ongestructureerde informatie, opgeborgen
in algemene secretarieën en bibliotheken, voor
directe raadpleging ter beschikking van de gebrui
ker komen. Wij moeten ons dan wel verzekerd we
ten van een goed werkend information storage and
retrieval system. Onder goed werkend versta ik dan
zowel technisch goed functionerend als voor de ge
bruiker begrijpelijk en gemakkelijk te hanteren.
Op deze wijze kunnen gestructureerde én onge
structureerde informatie op één werkplek voor on
middellijk gebruik beschikbaar komen. Beide
soorten informatie kunnen ook in onderling ver
band aan bewerkingen worden onderworpen.
Daarbij kan ons van dienst zijn de personal compu
ter- de pc - die meer is dan een terminal om infor
matie toe te voeren, op te slaan of op te vragen en
die meer is dan slechts een tekstverwerker. Met be
hulp van de p c kunnen - mede met gebruik van ge
gevensbanken, waarin naast gegevens ook speciale
programma's zijn opgeslagen - allerlei bewerkingen
worden verricht die ondersteunend zijn voor ma
nager en beleidsmedewerker. Daartoe kunnen wor
den gerekend bepaalde statistische bewerkingen,
grafische voorstellingen of een simulatiemodel om
diverse mogelijkheden van uitkomsten van een be
slissing op hun waarde te kunnen bezien decision
support). Hier zou pas met recht gesporken kunnen
worden van bestuurlijke informatievoorziening. In
de ontwerpsfeer liggen hier ook mogelijkheden van
computer-interventie {computer aided design)De
zogenaamde local area networks bieden mogelijk
heden voor communicatie en gegevensuitwisseling
tussen gebruikers van pc's onderling. Zo ontstaat
de multifunctionele werkplek, weergegeven in
schema 1
Schema H
termina
PC
externe
tekstbanken
plaatselijke
gegevensbanken
ontwerp-
ondersteuning
externe
gegevensbanken
beslissings
ondersteuning
gegevens
verwerking
tekst
verwerking
plaatselijke
tekstbanken
[165]
