Van archief
naar informatievoorziening
Een omslag?
F.G. Kordes
Tijdens de jaarvergadering van de Koninklijke van, op 14 mei jl. in Le
lystad gehouden, hield de oud-president van de Algemene Rekenkamer,
F. G. Kordes, een lezing over archief en informatievoorziening. Aanlei
ding om hem uit te nodigen was het laatste rapport dat onder verant
woordelijkheid van de heer Kordes was uitgebracht, namelijk dat over
de machineleesbare bestanden. Zijn verhaal volgt hier.
In 1988 publiceerde de Algemene Rekenkamer het
rapport Archiefbeheer en behoud bij het Rijk. Daarin
werden enige signalen gegeven over gebrekkig ar
chiefbeheer bij de rijksoverheid. Naar aanleiding
van dit rapport stelden de bewindspersonen van
Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Bin
nenlandse Zaken een aantal activiteiten in het
vooruitzicht, zoals:
herziening van de Archiefwet 1962, alsmede
daarop te baseren regelgeving, die rekening houdt
met technologische ontwikkelingen
het doen van onderzoek naar status, houdbaar
heid, opslag en bewaring van machineleesbare ge-
gevens-bestanden (m lg's)
het ontwikkelen van een beleidsvisie op doel en
nut van documentaire ondersteuning.
Zoals de Rekenkamer altijd doet wanneer ministe
riële toezeggingen worden gedaan, nam zij na ver
loop van tijd de stand van zaken op. Zij was met
name geïnteresseerd in hoeverre er al een beleid
was voor het opslaan, vernietigen en bewaren van
mlg's, waarvoor zij in 1988 een pleidooi had ge
houden. Hoe de stand is, vindt U in het rapport
Machineleesbare gegevens-bestanden, dat mij op
31 oktober 1991 als een van de vele geschenken bij
mijn afscheid als President van de Algemene Re
kenkamer is aangeboden en dat vervolgens op de
normale wijze is gepubliceerd.
Kort geschetst was de stand toen, dat er nog
geen nieuwe Archiefwet is, dus ook nog geen daar
op gebaseerde regelgeving die rekening houdt met
technologische ontwikkelingen, wel uitspraken
zijn gedaan over de bewijs- en rechtskracht van ar
chiefbescheiden en reprodukties daarvan, maar
geen onderzoek is ingesteld naar houdbaarheid,
opslag en bewaring van mlg's.
Daarvoor zouden de resultaten van een gelijk
soortig onderzoek van de International Council on
Archives worden afgewacht.
Tenslotte zijn er wel activiteiten ontplooid om
te komen tot een beleidsvisie op doel en nut van
documentaire ondersteuning.
Het is wel heel toevallig dat een boek over zo'n
beleidsvisie, getiteld Omslag in opslag, één dag na
het verschijnen van het Rekenkamerrapport over
de m lg's, namelijkop 1 november 1991, door Bin
nenlandse Zaken aan de Tweede Kamer is aange
boden. In deze beleidsvisie is een opvallende uit
spraak verwoord, die misschien een aantal van U
het bloed zou kunnen doen stollen. Als dat zo zou
zijn, hopelijk maar heel kort. Die uitspraak komt
[162]
op de bladzijden 82 en 83 van het boek vier maal
voor: afscheid van archief en terugkeer naar infor
matievoorziening. Dit lijkt niet zozeer een omslag
in opslag, maar eerder een omslag in denken: een
inkeer van de verloren zoon die na een verkeerd le
ven het huis van zij n vader weer terugvindt.
De historie van het administreren
Wat moet de Koninklijke Vereniging van Archiva
rissen nu doen met zo'n uitspraak, die mij inspira
tie gaf voor de titel van deze lezing: 'Van archief
naar informatievoorziening. Een omslag?'
De archivaris besteedt vooral aandacht aan
de cultuur-historische waarde van documenten.
Daarom dient vooral die informatie bewaard te
blijven, die bijdraagt tot de mogelijkheid om in de
toekomst het handelen van de rijksoverheid in
hoofdlijnen te kunnen reconstrueren. En waaruit
wordt die informatie verkregen? Sinds jaar en dag
uit de administratie en daar hoort het archief ook
bij. Informatievoorziening en informatieverzor
ging zijn betrekkelijk nieuwe termen, waar je vroe
ger nooit van hoorde. Toen noemden we dat ge
woon administreren: het systematisch verzamelen,
vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens
ten behoeve van het besturen en doen functione
ren van een organisatie en de verantwoording die
daarover moet worden afgelegd.
Tot het domein van de administratie behoren na
tuurlijk niet alleen de brieven, kaarten en tekenin
gen, maar ook de boekhouding: het kasboek, het
voorraadboek, de financiële verantwoording. Die
kunnen ook van cultuur-historische waarde zijn.
En het kan voor historisch onderzoek zeer verve
lend zijn wanneer dit soort zaken in de loop van de
jaren verloren is gegaan.
Zo bleek bij de samenstelling van het boek over
600 jaar Rekenkamergeschiedenis, waaraan de
Rijksarchiefdienst alle medewerking heeft ver
leend, dat er nauwelijks gegevens aanwezig waren
over het functioneren van de Generaliteitsreken
kamer in de tijd van de Republiek.
Laten we nog wat dieper ingaan op de historie
van administreren, van informatievoorziening. Ge
schiedenis zal ongetwijfeld Uw belangstelling heb
ben. Het is nog geen honderd jaar geleden dat bij de
meeste bedrijven en overheidsinstellingen de admi
nistratie volledig met de hand werd gevoerd. Dat
gold zowel voor het cijferwerk als voor het schrijf
werk. En de registratie gebeurde in boeken. Ik
noemde al het kasboek, maar er waren ook verschil
lende brievenboeken. Bij de Koninklijke Marine
waren die tot kort na de Tweede Wereldoorlog nog
in gebruik. Hier lag een taak voor de schrijver, een
dienstvak voor schepelingen, dat anno 1992 niet
meer bestaat.
Een splitsing, een omslag als je het zo wilt noemen,
ontstaat bij het introduceren van informatiedra
gers, ook weer zo'n nieuw woord, anders dan boe
ken. Men gaat kaartsystemen gebruiken, die wor
den bewerkt met de hand of met een schrijfmachi
ne dan wel een boekhoudmachine.
Nu ontstaat ook de term gestructureerde in
formatie, waarin bepaalde soorten gegevens op een
bepaalde manier worden gestructureerd om daar
mee een bepaalde soort informatie te kunnen
construeren. Zo zijn vele jaren lang de boekhou
dingen bij overheid en bedrijfsleven bijgehou
den, alsmede de rekeningcourant-administraties
bij banken en giro.
Een voordeel van deze systemen is, dat ze direct
zijn te raadplegen door de gebruiker. Dit is in min
dere mate het geval met de teksten in brieven, de
ongestructureerde informatie die centraal is opge
slagen bij algemene secretarieën, hoewel die infor
matie veelal is geordend naar gebruiker en onder
werp, waardoor deze secretarieën zich voor hun
klanten dienstbaar opstellen. Mijn persoonlijke er
varing bij de Koninklijke Marine, zelfs bij Binnen
landse Zaken en zeker bij de Rekenkamer is, dat
het archief daar geen doel op zichzelf was, maar in
feite fungeerde als de smeerolie om het bedrijf
goed te laten lopen. Toch bleek de afstand tussen
archief en gebruiker vaak te groot. Misschien dat
daarom zoveel wordt gefotokopieerd en persoon
lijke archiefjes worden gevormd. De overvloedige
aantallen fotokopieerapparaten op de diverse mi
nisteries nodigen daartoe natuurlijk wel uit.
De mogelijkheid van directe raadpleging van ge
structureerde informatie door de gebruiker komt
op vele kantoren tot een einde wanneer in de jaren
[163]
